2.2.4 Характеристика результатной информации

В ходе разработки автоматизированного решения ведения документооборота, результатными показателями являются:

Печатные формы зарегистрированных документов;

Шаблоны документов с использованием констант и переменных полей;

Сохраненные формы документов;

Результаты фильтрации по дате регистрации – за день, за месяц, за год;

Результаты фильтрации по заданным полям;

В результате ведения документооборота получаем машинный выходные документы, основанные на шаблонах, ассоциированных с каждым зарегистрированным документом. Документы формируются на основании данных таблиц Список документов, Значения полей, Шаблоны, Константы в шаблоне. Также используются справочники Список форм, Список полей и Константы. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения архивов.

При формировании списков Фильтрации по дате или по определенным полям, используются данные из таблицы Список документов, а также Значения полей. Используются и справочники Список форм и Список полей.

Сформированные формы документов можно сохранить в отдельные файлы для последующего использования. Также можно сохранить и разработанные шаблоны документов.

2.3. Программное обеспечение задачи

2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы на рис. 2.2.

Рисунок №2.2. Дерево функций автоматизированной системы

Взаимодействие пользователя с системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой автоматизированной системы является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 2.2). Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Инструменты пользователь попадает в подменю для настройки системы, в котором определены:

- Импорт формы

- Настройки

- Язык

- Справка

- О программе

Пункт меню Импорт формы предназначен для загрузки в систему уже сохраненных форм документов. Удобный интерфейс позволяет выбрать с диска архив и просмотреть его содержимое.

В выпадающем списке отобразится список всех доступных форм. Также будет отображены поля формы и соответствующие шаблоны документов. Можно выбрать поля, константы и шаблоны для каждой формы. Выйти из меню Импорт форм можно нажав кнопки Выйти внизу страницы.

Пункт меню Настройки позволяет указать рабочие папки программы на диске, в которой будут сохраняться сформированный шаблоны и документы, а также архивы. Также можно указать положению меню – слева или сверху. Выход из меню осуществляется по нажатию кнопки Отменить.

Пункт меню Язык позволяет в выпадающем списке выбрать язык интерфейса – русский или английский.

Пункт меню Справка отображает краткую справку по программе.

Пункт меню О программе содержит информацию о разработчике информационной системы.

Пункт меню Константы открывает форму редактирования справочника Константы.

В этой форме можно добавлять, удалять и редактировать константы. Выход из пункта меню осуществляется переходом в другое меню.

Меню Список форм документов позволяет перемещаться по списку документов, сортируя его по виду используемых форм. При выборе соответствующей формы документов в центре окна открывается список документов, а в правой части окна – Детализация текущего документа.

В списке документов можно добавлять, удалять и редактировать документы текущей формы. Также можно создать копию текущего документа.

Отображаемый список документов можно фильтровать по времени добавления- просматривать документы за день, за месяц и за год. Также можно установить фильтр по списку полей, ассоциированных с формой документа, если для них установлено поле Фильтр. Этот фильтр в вырожденном случае позволяет осуществлять поиск документов по списку, поэтому в качестве полей фильтра рекомендуется указывать именно те поля, по которым требуется поиск.

В окне Детализация отображаются сопоставленные документу поля, и их значения. В этом же окне можно создать шаблон отображения документа в Word,или экспортировать текущую форму документа. Созданный шаблон сохраняется в папке с названием формы документа. Двойной щелчок по любому полю приводит к редактированию текущего документа.

Также в окне Детализация можно вывести печатную форму документа на основе сопоставленных шаблонов. Печатная форма сохраняется также в папке, имеющей название текущей формы документа.

Меню Конструкторы открывает форму для создания Форм документов и сопоставления с ними полей.

В центральной части окна отображается список всех существующих форм документов. В нем можно создавать, удалять и редактировать формы документов.

В правой части окна отображается список полей текущей формы. В нем можно создавать, удалять и редактировать поля формы. Также можно поменять порядок отображения полей в форме, передвигая поля вверх и вниз по списку.

Список полей формы можно фильтровать по дате создания.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу с программой и выйти из приложения.

Приведем сценарий диалога автоматизированной системы документооборота.

Рисунок №2.3. Сценарий диалога автоматизированной системы