112

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 6

I. Аналитическая часть 9

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 9

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 9

1.1.2 Организационная структура управления предприятием 11

1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия 12

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 19

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 19

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 24

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 28

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 30

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 30

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 38

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации 40

1.4 Обоснование проектных решений 43

1.4.1 Обоснование разработок по информационному обеспечению 43

1.4.2 Обоснование разработок по программному обеспечению 45

II. Проектная часть 50

2.1 Разработка проекта автоматизации 50

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 50

2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 52

2.2 Информационное обеспечение задачи 53

2.2.1 Информационная модель и её описание 53

2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования 54

2.2.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации 56

2.2.4 Характеристика результатной информации 57

2.3. Программное обеспечение задачи 58

2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 58

2.3.2 Характеристика базы данных 61

2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей). 65

2.3.4 Описание программных модулей 66

2.4. Технологическое обеспечение задачи 68

2.4.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации 68

2.4.2 Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 70

2.5. Контрольный пример реализации проекта и его описание 71

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 79

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 80

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 93

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 95

Приложение 97

Введение

В условиях жесткой конкуренции на рынке выигрывают компании, которые имеют лучшую доступность, быструю реакцию на обращения и пожелания потребителей, и способны быстро внедрять новые услуги и продукты.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Чаще всего следствием автоматизации деловых процессов компании выступают:

·  значительное повышение производительности труда и снижение трудозатрат;

·  повышение скорости выполнения задач, связанных с разного рода учетом;

·  снижение количества ошибок в документации, отчетах и т. д.

·  повышение эффективности учета, приводящее к увеличению рентабельности предприятия;

·  удобство осуществления деловых процессов и документооборота.

Каждый из перечисленных выше пунктов — весомый аргумент в пользу того, чтобы обратить внимание на возможность автоматизации бизнес-процессов компании. На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. 

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Естественным образом в комплексе эти пункты становятся надежной основой для успешного и процветающего бизнеса, в какой бы отрасли деятельности ни было задействовано предприятие.

Исходя из вышесказанного, можно смело заключить, что тема данной дипломной работы является особенно актуальной в современных условиях ведения бизнеса, особенно в ожидании окончания мирового финансового кризиса. Ведь в погоне за конкурентоспособностью важно ускорять процесс принятия решений, повышать мобильность в контактах с клиентами, и при этом грамотно и своевременно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов компании с целью достижения большей эффективности работы. Безусловно, автоматизация здесь выступает ключевым звеном.

Но не стоит забывать, что каждая компания индивидуальна. Поэтому максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов в ней можно добиться только при индивидуальном подходе.

Автоматизация документооборота, в конечном итоге, не только существенно облегчает работу сотрудников, сокращает время выполнения монотонных операций, но и позволяет минимизировать влияние ошибок «человеческого фактора». Ведь какой бы высокой квалификации не был специалист, нужно отдать должное техническому прогрессу: машинная память и скорость обработки данных превосходят аналогичные человеческие показатели.

Таким образом, целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы документооборота во ФГУП "НПП ВНИИЭМ".

Поставленная цель предопределила постановку и решение ряда взаимосвязанных задач:

1.  Изучение существующей схемы документооборота ФГУП "НПП ВНИИЭМ" и выявление факторов, способствующих понижению/повышению эффективности работы;

2.  Разработка автоматизированной системы документооборота ФГУП "НПП ВНИИЭМ";

3.  Обоснование экономической эффективности и практической значимости автоматизации документооборота компании.

В процессе решения главной из поставленных задач использовался функционально-модульный (структурный) подход. В ходе решения второстепенных задач применялись системный подход, метод факторного анализа, метод экспертных оценок, методики оценки финансовой эффективности, методы статистики и прогнозирования.

Данная дипломная работа состоит из трех частей.

В первой части отражена аналитическая часть проекта, в которой представлены технико-экономическая характеристика ФГУП "НПП ВНИИЭМ" и существующего на предприятии документооборота; характеристика комплекса задач, требующих решения, и обоснование необходимости автоматизации описанного бизнес-процесса; анализ существующих разработок, обоснование проектных решений и выбор стратегии автоматизации документооборота.

Вторая часть работы содержит непосредственно проектную часть, которая состоит из разработки проекта автоматизации документооборота, информационного и программного обеспечения автоматизации описанного процесса, а также описания контрольного примера реализации проекта.

И, наконец, третья часть дипломной работы представляет собой обоснование экономической эффективности проекта, где описываются выбор методик расчёта, а также представляется математический расчёт показателей экономической эффективности автоматизации документооборота ФГУП "НПП ВНИИЭМ".