Тема 7. Документальное сопровождение деятельности кейтеринговой компании Раздел 1. Базовый набор документальных форм для подготовки и обслуживания выездного мероприятия.

Чтобы избежать проблем со многими потенциальными слабыми звеньями в работе кейтеринг-компании стоит задуматься о том, как сделать тот самый «человеческий фактор» преимуществом в работе, а не слабостью. Эту задачу и решает стандартизация деятельности. В зависимости от масштабов деятельности и размеров компании могут применяться или удобные автоматизированные системы, или простые формы в формате Excel.

Наиболее важными в работе кейтеринга являются два основных этапа: работа с заказчиком на этапе продажи услуг, именно эту работу, а также их взаимодействия с другими подразделениями необходимо стандартизировать в первую очередь. В работе менеджера по продажам услуг в числе самых первых мер необходима стандартизация процедуры приема первичного запроса у заказчика и разработка базовой структуры коммерческого предложения кейтеринг-компании. А также, формирование структуры базы данных клиентов.

Вторым, не менее важным этапом в работе по обслуживанию клиентов кейтеринг компании является этап непосредственной подготовки и проведения обслуживания мероприятия менеджером по проведению мероприятий. В работе менеджера по проведению мероприятий необходимо документально стандартизировать организационную подготовку к обслуживанию. В этой части его работы потребуются стандарт подготовки менеджера для работы на площадке в виде перечня документальных форм:

1. Заказанное клиентом меню для подачи его в виде заявки на производство;

2. Стандартизированная форма заявки в технический отдел на основании формы базы оборудования и текстиля;

3. Список алкогольных, безалкогольных, горячих и прочих напитков (с указанием количества единиц/порций и объема) для подачи его вместе с заявкой в технический отдел;

4. Форма транспортного плана;

5. Структура сопроводительного информационного листа для производства и технического отдела в дополнение к заявкам, адресуемым в эти отделы;

6. Детальный план-график подготовки к мероприятию на площадке;

7. План организации технического помещения;

8. Схема расстановки столов во всех зонах (фуршетной, банкетной) в масштабе;

9. Список оборудования, вывозимого в каждую из зон зала и распределение по ним напитков для последующей сервировки столов;

10. Списки арендуемого у сторонних подрядчиков оборудования;

11. Общий список сервировки блюд (с указанием сервировочных блюд и их количества) и время готовности каждой из позиций;

12. Схема сервировки стола с описанием и регламентом подачи блюд;

13. Перечень вопросов, согласуемых с арендуемыми площадками, на основании которой будет подготовлено «Письмо согласованных условий работы на площадке»;

14. Инструктажи персонала;

15. Списки персонала с указанием места и времени встречи и телефонами, для подготовки которых менеджер будет использовать базу данных привлекаемого персонала;

16. Списки персонала, оборудования, транспорта, предоставляемые для администрации площадки;

17. Файл общения с клиентом на этапе подготовки мероприятия;

18. Копия договора с клиентом, бланк акта о продлении мероприятия в двух экземплярах;

19. Сценарий мероприятия от агентства, в случае привлечения заказчиком агентства по организации мероприятия.

Конечно же, для «обычных» по масштабу для компании мероприятий менеджеры смеют обойтись и несколько сокращенным перечнем документов, а вот для обслуживания маштабных мероприятий будет необходима «полная версия» пакета документов.

В шапке каждой подготовленной формы должна фигурировать краткая информация о мероприятии, для которого данная форма подготовлена, а именно, имя менеджера, ответственного за проведение мероприятия, дата и время проведения мероприятия, название компании-заказчика и количество гостей.

С большинством из, подготовленных к обслуживанию мероприятия, документов работает непосредственно сам менеджер по проведению мероприятий, а часть из них он адресует другим подразделениям компании. Эти формы менеджер традиционно готовит в первую очередь для того, чтоб работа других подразделений компании по данному проекту могла быть начата параллельно с другими его приготовлениями. Так, на производство передается:

• сопроводительный информационный лист;

• заказанное меню;

• план организации технического помещения;

• общий список сервировки блюд.

В технический же отдел, в свою очередь, передаются:

• сопроводительный информационный лист;

• заявка на оборудование и текстиль;

• план организации технического помещения;

• транспортный план (если работа с транспортом возложена также на технический отдел);

• список алкогольных, безалкогольных, горячих и прочих напитков;

• список оборудования, вывозимого во все зоны зала и распределение напитков для последующей сервировки столов;

• список арендуемого у сторонних подрядчиков оборудования.

Помимо документальных форм для сопровождения работы менеджера по продажам и менеджера по проведению мероприятий также необходимо стандартизировать «информационные формы» (формы, в которых кейтеринг-компания хранит используемую в работе информацию):

• база данных клиентов;

• база привлекаемого персонала;

• база данных оборудования и текстиля;

• база данных залов и площадок;

• база данных подрядчиков;

• база блюд (или ассортиментный перечень продукции).

Кроме «информационных форм» кейтеринг-комании, конечно же, сталкиваются с необходимостью использовать в своей работе «документальные формы учета». К этим формам следует отнести формы для оформления прихода, инвентаризации и списания оборудования (склада и производства) и текстиля (включая декор и униформу), оборот текстиля с прачкой, а также форму по учету остатков и списанию продукции, напитков и расходных материалов. Эти формы довольно стандартны и не отличаются какой-либо спецификой в кейтеринге.