Раздел 2. Инструменты управления привлекаемым персоналом.

Для обеспечения эффективной работы с привлекаемым персоналом необходимо регламентировать процедуру внесения нового персонала в базу данных фрилансеров - информация, которую нужно получить от официанта и информация, которую ему следует сообщить. Также, необходим регламент вызова сотрудника на работу, в который следует включить данные о том, в какой день, в какое время и в каком месте мы хотим видеть официанта, какую оплату ему предлагаем, что ему предстоит делать, каково время завершения его работы, что ему необходимо иметь с собой, общие правила работы в компании и существующие ограничения.

По факту привлекаемый персонал невозможно обучать в долгосрочной перспективе, то есть они не могут быть носителями стандартов компании. Такими носителем стандартов могут являться только штатные сотрудники, в частности, менеджеры по проведению мероприятий. И компенсировать недостаточный уровень подготовки и обучения официанта можно лишь благодаря инструктажу и контролю со стороны штатных менеджеров. При большом количествое официантов (более 15), их следует разделить на управляемые группы и для управления каждой из них назначить супервайзера (бригадира, старшего официанта).

Кроме выстроенной системы, чтобы сделать мероприятие, проводимое на большой площади, по-настоящему управляемым, потребуется снабдить ключевых сотрудников рациями.

Помимо всего вышеописанного, для эффективного управления работой персонала следует, планируя пространство, продумать потоки движения персонала. Для лучшего контроля важно чтобы официанты попадали из зала в техническое помещение и обратно только по одной траектории.

В работе с привлекаемым персоналом у кейтеринг-компаний довольно ограниченный арсенал стимулирующих инструментов:

• категорирование персонала в базе данных и привлечение лучших в первую очередь

• черный список и исключение злостных нарушителей

• две различные ставки для новичков и продвинутых официантов

• оплата экстра функций, например, для супервайзеров

• де-премируя одного официанта за плохую работу, менеджер получает возможность премировать другого официанта, который демонстрировал исключительный сервис.

Раздел 3. Инструктаж, питание привлекаемого персонала.

Также, очень важно фрилансеров подробно проинструктировать на каждом из этапов их работы. Инструктаж для персонала оптимально проводить в три этапа. В ходе первичного инструктажа официанты разделяются на рабочие группы, каждая из которых закрепляется за супервайзером. Первичный общий инструктаж важно провести как можно раньше, а именно сразу после того, как весь персонал прибыл для работы. Ведь пока персонал не закрепили за супервайзерами все они в прямом подчинении у менеджера, а если их много, то управление ими остается очень неэффективным. Кроме того, пока персонал не инструктирован о правилах работы, он работает без правил и управлять им в этой ситуации просто невозможно. В первичном инструктаже для официантов озвучиваются базовые правила работы и даются инструкции о том, что и как надо делать только на этапе подготовке мероприятия. Вторичный инструктаж проводится в конце этапа подготовки перед приходом гостей. Здесь повторно озвучиваются базовые правила работы и регламент самого мероприятия, как и когда подаются блюда и напитки, что необходимо учитывать при обслуживании гостей. После этого, в заключение подготовки мероприятия стоит провести и индивидуальный инструктаж, который может осуществляться каждым супервайзером для официантов своей группы, непосредственно в зоне их работы. Опять же, можно в очередной раз повторить базовые правила обслуживания и озвучить индивидуальные обязанности каждого сотрудника. Текст каждого инструктажа должен быть у менеджера и супервайзеров в письменном виде.

Также, важно продумать организацию питания персонала. На совсем небольших мероприятия, когда обслуживание длится 1,5-2 часа возможно и получится вообще не планировать питание персонала. Но на любом продолжительном мероприятии часто не получается ограничиться питанием персонала только на этапе подготовки мероприятия, и нередко потребуется организовать питание персонала непосредственно в процессе обслуживания гостей. Для эффективной организации питания персонала нужно предусмотреть несколько простых деталей:

• одному из работающих на обслуживании этого мероприятия поваров вменить в дополнительные обязанности контроль за процессом питания персонала;

• изолировать место питания персонала от маршрутов передвижения самих официантов;

• оптимально спланировать время для организации питания персонала;

• определить, сколько официантов могут питаться одновременно.

Для переодевания же персонала стоит выделить отдельную запираемую комнату. Таким образом, компаниям, в том числе, удается избегать случаев воровства среди персонала.