Деловая документация

Деловая документация предполагает коммерческую переписку. Бизнес документы и письма характеризуются высоким уровнем стандартизации. Они предполагают заполнение готовой формы и использование стереотипных фраз, поскольку ясность и краткость очень важны. Более того, не предполагается многословия, а также ничего, что бы выдало субъективные эмоции. Чаще всего деловые письма довольно коротки и составляют с среднем 8-10 строк.

Деловые письма отличают строгие правила составления:

1) верхняя часть (шапка) письма сообщает адрес адресанта (отправителя) и дату – в верхнем правом углу;

2) затем ниже, в левом углу пишется имя и адрес адресата (получателя);

3) затем следует вежливая форма приветствия (Dear Sir(s), Dear Madam, Gentlemen – when addressing more than one individual, Dear Mr. Smith (Mrs. Brown) if the person addressed to is known; a personal name is practically never used in the direct address of a business letter; in correspondence with strangers, it is usual to change from Dear Sir to Dear Mr. Smith – after the first one or two letters have been exchanged);

4) за непосредственно текстом следует вежливая фраза прощания (complimentary clause) (Yours faithfully, Yours truly, We remain your obedient servants, Respectfully (never used by a person of equal position) – for all business letters. Yours sincerely – for letters to acquaintances);

5) завершается письмо подписью адресанта.

Основная часть письма должна быть краткой и по делу, без лишней информации или объяснений, написанная короткими предложениями.

Используется множество стандартных фраз:

- для подтверждения получения письма (документа): We have received your letter of …, We thank you for your letter dated …, In reply to your letter of …, We acknowledge the receipt of …, We duly received your letter …;

- для выражения просьбы: Please, inform us …, We shall (should) be oblige if you …, We shall (should) appreciate it if you …, We (would) ask you to …;

- для ссылки на письмо: With reference to your letter of …, Referring to …, We refer to …;

- для выражения извинений: We regret that …, Unfortunately, we …, We beg to …, We offer our sincere apologies for …;

- для выражения благодарности: We acknowledge with thanks …, We thank you …, We appreciate …

Также в деловой документации присутствует множество специальных терминов и сокращений (inst. ‘instant’ «of the current month»; advance payment, insurance, wholesale).

Юридическая документация

Юриспруденция охватывает множество документов: от составления законодательных актов до заключения соглашений между людьми (передача собственности, составление завещания и т.д.), каждый из которых связан с наложением и обязательств и предоставлением прав. Подстиль юридической документации мене других предназначен для общения, поскольку составляется специалистами для специалистов.

- Этот подстиль отличает высокая степень шаблонности, отсутствие неформальности и спонтанности, частые ссылки на другие документы и законы.

- Длинные строки длятся от поля до поля страницы, практически без интервалов и пунктуации во избежание удалений и добавлений со стороны мошенников.

- Предложения очень длинные, и целый документ может состоять из одного предложения.

- Для подстиля характерно использование заглавных букв вместо пунктуации; использование терминов, архаизмов, заимствований; использование только полных предложений в форме утверждений.