3. Документация и документооборот

Документ – это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован свершившийся или предстоящий факт хозяйственной деятельности. Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Процесс движения документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив – документооборот. Организация документооборота – обязанность главного бухгалтера. В его же функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота, назначением которого является систематический контроль за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию.

Графики подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверка заключается в установлении правильности их оформления путем проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписей, своевременности и т.д. В документах не допускается неаккуратное оформление, подчистки и незаверенные исправления.

Арифметическая проверка проводится для определения правильности арифметических подсчетов.

Проверка по существу заключается в установлении совершения хозяйственной операции, соответствия их требованиям целесообразности. Документы, в которых обнаружены подделки, не возвращаются, а лица, виновные в их совершении, могут быть привлечены к ответственности.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке, которая включает в себя следующие этапы:

1. Таксировка – оценка натуральных и трудовых измерителей в денежном (стоимостном) выражении, для этого в документе проставляются цены и определяются суммы;

2. Группировка – её проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально ответственных лиц и подразделений, а также отдельно по поступлению и расходованию материальных ценностей и денежных средств с целью подготовки сводных данных для составления бухгалтерских проводок и облегчения дальнейшей учетной работы;

3. Контировка – указание в первичных документах корреспонденции счетов по операциям.

Система управления документооборотом в организации осуществляется следующим образом:

• Разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

• Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных, имеющих отношение к учетной работе;

• Составляется график документооборота;

• Создаются технологии обработки учетной информации;

• Разрабатываются номенклатура (систематизированный перечень дел организации) дел и порядок текущего хранения документов;

• Проводится экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

Главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, их оформление и сдачу в архив. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях.

Документы необходимо систематизировать в дела – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Сроки хранения документов регламентируются:

1. Четыре календарных года деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

2. Не менее пяти лет по требованиям бухгалтерского учета;

3. Невостребованные подлинные личные документы хранятся до 50 лет, а личные дела – до 75 лет.

Для организации работы по уничтожению документов создаются экспертные комиссии совместно с представителями архивного учреждения.

Изъятие первичных документов может производиться только органами дознания, следствия, прокуратуры и судами на основании соответствующего постановления.

При работе с первичными документами возникает необходимость их защиты. Защита информации – актуальная постоянная функция бухгалтерии на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.

Экземплярность. Практически все документы составляются в нескольких экземплярах, что существенно снижает риск утраты информации.

Идентификация. Достигается наличием определенных реквизитов в документе.

Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах не допускается ошибки и исправления.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации, т.е. его реквизиты заносятся в специальный журнал.

Описи документов. При передаче документов от одного пользователя к другому составляется опись документов для каждого пользователя.