9.4. Вывод документов на печать

Выбор принтера и настройка его свойств. В общем случае к компьютеру можно подключать разные принтеры. Для черновой печати можно использовать какой-либо матрич­ный принтер, для получения цветных распечаток – струйный, а для быстрой и качественной печати – лазерный принтер. Принтеры можно подключать поочередно, например, к порту LPT1:, или одновременно, если на компьютере имеется несколько портов для подключения принтеров. Можно также иметь доступ к нескольким принтерам по локальной сети. Но сколь­ко бы ни было принтеров, один из них назначается принтером по умолчанию. Как правило, это тот принтер, который чаще других используется для печати документов.

Каждый принтер имеет свое программное обеспечение (драйверы), которое должно быть установлено на том компьютере, с которым работает принтер. Эта операция называется установкой принтера. При установке можно оставлять стан­дартные имена принтеров или давать им свои имена. В дальнейшем эти имена используются для выбора драйверов того принтера, на котором будет печататься документ. Такой принтер называют текущим. Если не менять настойки, то текущим всегда будет принтер, назначенный принтером по умолчанию.

Выбор принтера (точнее, его драйверов) и настройка свойств этого принтера выполня­ются в окне Печать (рис. 9.8), которое открывается командой ФайлПечать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. Окно Печать можно открыть также из диалогового окна Пара­метры страницы (см. рис. 9.7) или из окна предварительного просмотра (см. рис. 9.6). Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Печать, которая есть и в том, и в другом окне.

Рис. 9.8. Окно Печать

В верхней части окна Печать находится раскрывающийся список Имя, содержащий име­­на всех установленных на данном компьютере принтеров. Выбранный в этом списке принтер становится текущим и его имя отображается в строке раскрывающегося списка. В настоящее время текущим является принтер Epson Stylus COLOR 400 ESC/P 2.

Рядом со списком Имя находится кнопка Свойства, служащая для открытия окна настрой­ки свойств текущего принтера. Там же расположена кнопка Найти принтер, с помо­щью которой открывается окно поиска сетевого принтера по заданным параметрам (имени, месту установки, модели и т.д.). Найденный принтер попадает в список Имя и становится текущим.

Распечатка документов. Распечатать документ можно разными способами. Проще всего – щелкнуть в панели Стандартная на кнопке Печать . При этом не открывается окно Печать (см. рис. 9.8), а сразу начнется печатание при стандартных настройках:

 используются драйверы того принтера, который назначен принтером по умолчанию;

 используются стандартные параметры печати (цвет, разрешение и др.);

 используются стандартные параметры страницы (размер и ориентация бумаги, поля и др.);

 печатаются в одном экземпляре все заполненные (пусть даже частично) страницы активного рабочего листа.

Если же нужно распечатать все листы рабочей книги, несколько листов или только выделенную часть активного рабочего листа, следует открыть диалоговое окно Печать и выполнить там соответствующие настройки. Дополнительные настройки требуются также в тех случаях, когда нужно получить сразу несколько экземпляров распечатки или задать какие-то нестандартные параметры печати. Только после всех этих настроек мо­жно отправить документ на принтер щелчком на кнопке ОК.

Для выбора печатаемых страниц и количества экземпляров документа, в окне Печать (см. рис. 9.8) предусмотрены три группы элементов управления:

 Группа Печатать содержит два переключателя:

 Переключатель Все включен по умолчанию. Это значит, что будут распечатаны все страницы той части рабочей книги, ко­торая задана переключателями из группы Вывести на пе­чать (см. ниже). Если на каких-то страницах определены области печати (см. рис. 9.7), то будут печататься не все страницы, а только эти области.

 Переключатель Страницы с … по … включается в тех случаях, когда нужно распе­чатать несколько страниц той части рабочей книги, ко­торая задана переключателя­ми из группы Вывести на пе­чать. Для задания первой и последней печатаемых страниц используются два поля со счетчиками.

 Группа Вывести на печать содержит три переключателя:

 Переключатель Выделенный диапазон включается для распечатки выделенной час­ти активного рабочего листа. Если выделены несмежные диапазоны, каждый из них будет печататься на отдельной странице. При выделении большого диапазона, занимающего несколько страниц, можно распечатать все эти страницы или только часть из них. В последнем случае нужно включить в группе Печатать переключатель Страницы с … по …, а потом задать первую и последнюю страницу.

 Переключатель Выделенные листы включен по умолчанию. Это значит, что будут напечатаны данные со всех выделенных рабочих листов. В зависимости от настроек в группе Печатать, будут печататься все страницы выделенных рабочих листов или только заданная часть этих страниц. Если группа рабочих листов не выделялась, будут распечатаны только данные активного рабочего листа.

 Переключатель Всю книгу включается для распечатки данных со всех листов рабочей книги (листы, не содержащие данных, игнорируются). Число печатаемых страниц определяется количеством данных на рабочих листах. С помощью переключателя Страницы с … по … можно ограничить число печатаемых страниц.

 Группа Копии содержит одно поле со счетчиком и флажок:

 Поле со счетчиком предназначено для задания количества экземпляров документа, которые нужно напечатать. По умолчанию печатается один экземпляр.

 Флажок Разобрать по копиям используется при печатании двух или более экземпляров многостраничного документа. Если этот флажок установлен, экземпля­ры документа будут печататься поочередно (первый экземпляр, потом второй и т.д.). А если флажок снят, распечатаются вначале первые страницы всех экземпля­ров, потом вторые³ и т.д. При такой настройке документ печатается быстрее, но потом нужно раскладывать страницы по экземплярам.

Когда все необходимые настройки в окне Печать сделаны, нужно убедиться, что принтер включен и бумага вставлена, после чего щелкнуть на кнопке ОК. В результате вся заданная информация вначале будет скопирована на жесткий диск, а потом напечатана. Пользователь при этом может продолжать работу, не дожидаясь окончания печати.

Кроме обычной печати, существует возможность печатания документа в файл. Такая необходимость может возникнуть, например, если ваш компьютер не оснащен принтером и созданный документ нужно будет распечатать на другом компьютере, где не установлен Excel.

Перед печатью в файл нужно установить программное обеспечение того принтера, на ко­то­ром будет печататься документ, и сделать этот принтер текущим (выбрать его в списке Имя). Затем нужно установить флажок Печать в файл и щелкнуть в окне Печать на кнопке ОК. При этом откроется окно Печать в файл, где следует задать имя файла (расширение можно не задавать) и щелкнуть на кнопке ОК. В результате в системной папке Мои документы появится файл с заданным именем. В этом файле будет сохранен созданный документ и все настройки для его печати.

После этого нужно скопировать созданный файл на дискету и перенести его на компьютер, оснащенный принтером. Для распечатки документа из файла нужно сделать следующее:

1. В главном меню Windows XP открыть папку Стандартные и щелкнуть в ней на ярлыке Командная строка. В результате откроется одноименное окно MS-DOS.

2. Подготовить принтер к работе и набрать команду вывода содержимого файла на печать. Если, например, документ был сохранен в файле Налог и распечатывается с дискеты, то команда копирования его на принтер будет иметь вид:

COPY /b A:\Налог PRN

Здесь параметр /b указывает, что файл должен обрабатываться не как текстовый, а как дво­ичный; а PRN – стандартное имя принтера, используемое в командах MS-DOS.

3. Нажать клавишу Enter. В результате документ будет распечатан.

1 В окне Параметры на вкладке Вид (см. Приложение 2, рис. П2.1) снят флажок Авторазбиение на страницы.

2 Отменяется задание области печати командой ФайлОбласть печатиУбрать.

3 Рядом с флажком изображены пронумерованные странички. При снятии и установке флажка на их примере показывается, как будут печататься копии многостраничного документа.