Глава 9. Печатание документов Excel 243

Глава 9. Печатание документов excel

9.1. Создание колонтитулов

Предварительные настройки. Прежде чем отправить документ на печать, необходимо выполнить ряд настроек, важнейшими из которых являются: выбор размеров бумаги и полей; выбор печатаемых страниц и количества копий; задание качества печати и т.д. В число этих настроек входит также создание колонтитулов и выбор варианта их размещения.

Колонтитулом называется информация, размещенная на верхнем или нижнем поле страницы. Соответственно различают верхний и нижний колон­титулы. В колонтитулы можно включать: номера страниц; названия рабочих листов; имя файла печатаемого документа; фамилию ав­тора; дату и время создания (или распечатки) документа; рисунки и т.д.

Колонтитулы задаются всего один раз, а потом печатаются на каждой странице. Эта информация помогает читателю ориентироваться в документе. Например, если открыть в любом месте данную книгу, то с помощью верхнего колонтитула можно сразу определить, какую главу вы просматриваете.

По умолчанию рабочие листы Excel печатаются без колонтитулов. Если нужно добавить колонтитул, следует выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. При этом откроется окно Параметры страницы с активной вкладкой Колонтитулы (рис. 9.1). На рисунке показана только часть этой вкладки, предназначенная для создания верхнего колонтитула (анало­гич­ная часть для создания нижнего колонтитула вырезана). Изначально верхнее поле пустое, а в раскрывающемся списке Верхний колонтитул выбран вариант (нет).

Рис. 9.1. Фрагмент вкладки создания колонтитулов

Проще всего выбрать подходящий колонтитул в раскрывающемся списке Верхний колон­титул (Нижний колонтитул). При этом выбранный колонтитул отобразится в расположенном выше поле. Если же в списке нужного колонтитула нет, его можно создать. Для это­го следует щелкнуть на кнопке Создать верхний колонтитул (Создать нижний колонтитул). В результате откроется диалоговое окно Верхний колонтитул (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Диалоговое окно Верхний колонтитул

Окно Верхний колонтитул имеет три поля ввода (Слева, В центре и Справа), определяющие положение колонтитула на листе. Место ввода выбирается щелчком в одном из этих полей. Положение текста в пределах выбранного поля задается нажатиями клавиши Пробел или кнопками панели инструментов Форматирование: По левому краю, По правому краю или По центру.

При необходимости текст колонтитула можно отформатировать. Для этого нужно выделить его, а затем щелкнуть на кнопке Шрифт . В результате откроется окно Шрифт, где можно задать размер, начертание и другие параметры шрифта, после чего щелкнуть ОК.

Использование кодов при создании колонтитулов. Описанный выше способ формирования колонтитулов пригоден для отображения только постоянной информации: фа­милии автора, названия организации, даты создания документа и т.д. Во многих же случаях нужно отображать в колонтитуле автоматически обновляемую информацию: текущую дату и время распечатки документа; номера страниц, которые должны автоматически изменяться при редактировании таблиц; имя рабочего листа при любых его переименованиях и т.д. Для создания таких колонтитулов используются коды (например, &[Страница]; &[Дата] и др.).

Коды можно вводить с клавиатуры, но, чтобы облегчить их ввод, в окне Верхний колонти­тул (см. рис. 9.2) предусмотрены кнопки, за каждой из которых закреплен определенный код:

– Номер страницы (код - &[Страница]). При использовании этого кода в колонтитуле будет отображаться порядковый номер каждой страницы.

– Всего страниц (код - &[Страниц]). При использовании этого кода в колонтитуле будет отображаться общее число страниц в печатаемом документе.

– Дата (код - &[Дата]). При использовании этого кода в колонтитуле будет отображаться дата, когда был распечатан документ.

– Время(код - &[Время]). При использовании этого кода в колонтитуле будет отображаться время, когда был распечатан документ.

– Путь и имя файла (код - &[Путь]&[Файл]). При использовании этого кода в колонтитуле будет отображаться имя файла документа и путь доступа к нему.

– Имя файла (код - &[Файл]). При использовании этого кода в колонтитуле бу­дет отображаться имя файла, в котором сохранен данный документ.

– Имя листа (код - &[Лист]). При использовании этого кода в колонтитуле бу­дет отображаться имя текущего рабочего листа.

– Добавить рисунок (код - &[Рисунок]). Если щелкнуть на этой кнопке, откроется окно обзора, в котором можно выбрать рисунок для вставки его в колонтитул.

Чтобы добавить какой-то из этих кодов в одно из трех полей окна Верхний колонтитул, достаточно щелкнуть вначале в этом поле, а затем на нужной кнопке.

Каждый текстовый элемент колонтитула может быть отформатирован. Для этого следует выделить соответствующий код, затем щелкнуть на кнопке Шрифт и выбрать в открывшемся окне нужные параметры форматирования.

Правее кнопок кодов есть кнопка Формат рисунка , которая становится доступной по­сле добавления в колонтитул рисунка. Щелчком на этой кнопке открывается окно настройки, в котором можно задать размер рисунка, его яркость, контрастность и другие параметры.

Коды можно комбинировать с текстом, вводимом с клавиатуры. Так, например, на рис. 9.2 в центральном поле совместно использованы текст "Страница" и код Номер страницы. В результате в колонтитуле отображается слово "Страница", а затем ее номер (см. рис. 9.1).

Когда все настройки в окне Верхний колонтитул сделаны, остается щелкнуть на кнопке OK. В результате это окно закроется, а в окне Параметры страницы, на вкладке Колонтитулы, отобразится соз­дан­ный колонтитул.

Для удаления ненужного колонтитула следует открыть окно Параметры страницы, перейти на вкладку Колонтитулы (см. рис. 9.1) и выбрать в раскрывающемся списке Верхний колон­титул или Нижний колонтитул значение (нет).