9.2. Настройка параметров страницы

Выбор размера бумаги и ориентации страниц. Для задания параметров страни­цы в меню Файл предусмотрена команда Параметры стра­ницы. При выборе этой команды открывается одноименное диалоговое окно, имеющее четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы, Лист (вкладка Колонтиту­лы показана на рис. 9.1). Размер бумаги и ориентация страниц выбираются на вкладке Страница (рис. 9.3).

Рис. 9.3. Вкладка Страница

По умолчанию задан размер бумаги A4. Если нужно, в раскрывающемся списке Размер бумаги можно выбрать другой формат: A5, A6, и т.д.

Ориентация текста на странице по умолчанию задана обычной (Книжная). Чтобы развернуть текст на 90 градусов, нужно включить переключатель Альбомная. При этом ориентация листов при заправке их в принтер не изменяется, а меняется лишь способ вывода информации.

Информация, заданная в поле Номер первой страницы, определяет начало отсчета страниц. Если в нем задано Авто, нумерация страниц документа начнется с номера 1. Чтобы начать отсчет страниц с какого-то другого номера, нужно ввести в поле соответствующее число.

Вопросы масштабирования распечатки и настройки качества печати рассмотрены ниже в соответствующих разделах.

Настройка полей страниц и колонтитулов. Для настройки размера полей страниц и колонтитулов в окне Параметры страницы предусмотрена вкладка Поля (рис. 9.4). На этой вкладке представлены размеры полей (в сантиметрах), заданные по умолчанию. Все поля отсчитываются от края бумаги, как это показано стрелками на рис. 9.6 для верхнего по­ля страницы и поля верхнего колонтитула.

Рис. 9.4. Вкладка Поля

Настройка размера полей страниц и колонтитулов выполняется в соответствующих полях со счет­чиками (при этом на схеме страницы появляется черная линия, показывающая, какое поле в данный момент настраивается). Щелчки на стрелках регулятора счетчика изменяют размер поля на 0.5 см. Нужные размеры полей можно вводить также с клавиатуры.

В нижней части вкладки Поле находится группа флажков Центрировать на странице. Если установлен флажок Горизонтально, информация будет выравниваться в горизонтальном направлении по центру страницы, как это показано на рис. 9.4. Флажок Вертикально устанавливается для выравнивания информации по центру страницы в вертикальном направлении.

Автоматическая и ручная разбивка на страницы. При стандартной настройке Excel режим автоматической разбивки документа на страницы не задан¹. Но он автоматически устанавливается при первом же выборе команды ФайлПредварительный просмотр. В результате весь рабочий лист разделится штриховыми линиями на страницы.

Пользователь может вставить свои горизонтальные и вертикальные разрывы страниц. При этом, конеч­но, нельзя уве­личить заданные программой размеры страницы, так как они определены форматом используемого для печати листа. Можно лишь уменьшить область рабочего листа, печатаемую на отдельной странице.

Для вставки вертикального разрыва нужно выделить столбец, с которого дол­жна начинаться новая страница, и выбрать команду ВставкаРазрыв страницы. При этом появится новая вертикальная пунктирная линия, а старые границы сместятся от нее вправо, сохраняя заданную ширину страниц. Для уда­ления вставленного разрыва нужно выделить тот же стол­бец и выбрать команду ВставкаУбрать разрыв страницы. Переместившиеся вправо границы при этом вернутся на свое старое место.

Для вставки горизонтального разрыва нужно выделить строку, с которой дол­­жна начинаться новая страница, и выбрать команду ВставкаРазрыв страницы. При этом появится новая горизонтальная пунктирная линия, а старые границы сместятся от нее вниз, сохраняя заданную высоту страниц. Для уда­ления вставленного разрыва нужно выделить ту же строку и выбрать команду ВставкаУбрать разрыв страницы. Переместившиеся вниз границы при этом вернутся на свое старое место.

Можно вставить одновременно и вертикальный, и горизонтальный разрывы страниц. Для этого нужно выделить ячейку, которая будет находиться в левом верхнем углу новой страницы, и выбрать команду ВставкаРазрыв страницы.

Для удаления всех вставленных вручную разрывов страниц следует выделить весь рабочий лист (щелчком на кнопке выделения таблицы, находящейся на пересечении полос с номерами строк и именами столбцов), а затем выбрать команду ВставкаСброс разрыв страниц.

Режим разметки страниц. При работе с большим документом иногда труд­но оценить, насколько удачно он разделен на страницы. Чтобы быстро получить общее представле­ние о таком документе, можно использовать режим разметки страниц.

Для перехода в режим разметки нужно выбрать команду ВидРазметка страницы или щелкнуть в панели инструментов на кнопке Разметка страницы . В результате до­ку­мент отобразится в уменьшенном масштабе с разбивкой на страницы, как это показано, на­пример, на рис. 9.5. Для выхода из режима разметки нужно выбрать команду ВидОбычный или щелкнуть в панели инструментов на кнопке Обычный режим .

Рис. 9.5. Вид таблицы в режиме разметки страниц

Разделители страниц, которые устанавливает программа Excel, имеют вид синих штриховых линий. На рис. 9.5 такая вертикальная линия делит документ на две страницы.

В режиме разметки можно выполнять ручную разбивку документа на страницы так же, как это было описано выше для обычного режима. Кроме того, положение границ в данном случае можно изменять посредством их буксировки. В момент захвата границы указатель мыши обретает вид двунаправленной стрелки ( или ). Разделители страниц, установленные вручную, в отличие от разделителей Excel, имеют вид сплошных синих линий.

В режиме разметки страниц команды добавления и удаления разрывов можно выбирать прямо в контекстном меню рабочего листа. При этом, когда удаляется разрыв, то есть увеличивается количество информации, печатаемой на одной странице, Excel может автоматически уменьшить масштаб распечатки до такого уровня, при котором вся эта информация поместится на одной странице. Вопросы масштабирования распечатки рассмотрены ниже.

Масштабирование распечатки. Есть несколько способов масштабирова­ния распе­чатки для увеличения или уменьшения количества данных, помещающихся на одной странице. Об автоматическом уменьшении масштаба при удалении разрывов страниц в режиме разметки было сказано выше. Теперь рассмотрим способы масштабирования в окне Параметры страницы на вкладке Страница (см. рис. 9.3). Задать масштаб здесь можно двумя способами:

 В группе Масштаб включить переключатель Установить и в поле со счетчиком задать нужный процент. Если, например, задать 80%, то на каждой странице поместится на 20% больше данных, что приведет к соответствующему уменьшению числа страниц документа.

 В группе Масштаб включить переключатель Разместить не более чем на, после чего в полях со счетчиком задать нужное количество страниц по высоте и по ширине, на которых будет распечатана область рабочего листа, занятая данными. При этом выполнится автоматический подбор масштаба, так же, как при удалении разрывов страниц в режиме раз­метки. Например, если документ имеет малую высоту, но занимает по ширине две с половиной страницы, можно задать: Разместить не более чем на 2 стр. в ширину и 1 стр. в высоту. При этом масштаб уменьшится настолько, чтобы все данные по ширине поместились на двух страницах.

Чтобы заданные настройки вступили в силу, нужно щелкнуть в окне Параметры страницы на кнопке ОК. При этом окно настройки закроется.

В заключение отметим, что масштабирование распечатки не имеет ничего общего с мас­штабом отображения документа, который можно задать в меню Вид или на панели инструментов Стандартная.

Предварительный просмотр документа. Когда все настройки параметров стра­ницы выполнены, перед отправкой документа на печать имеет смысл предварительно просмот­реть его в электронном виде, чтобы в случае ошибок избежать ненужной траты времени, тонера и бумаги.

Для просмотра документа нужно щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Предварительный просмотр , выбрать команду ФайлПредвари­тельный просмотр или щелкнуть кнопку Просмотр на любой вкладке диалогового окна Параметры страницы. В итоге откроется окно предварительного просмотра, фрагмент которого показан на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Фрагмент окна предварительного просмотра документа

Изначально в окне предварительного просмотра отображается первая страница документа с черными прямоугольниками размерных маркеров, а над ней – панель инструментов с кнопками Далее, Назад, Масштаб и т.д. В строке состояния при этом выводится информация Предварительный просмотр: страница 1 из ….

Щелкая на кнопке Далее (Назад), можно просмотреть все страницы в том виде, в каком они будут напечатаны (с колонтитулами, центрированием данных и т.д.). При этом номер те­ку­щей страницы в строке состояния будет соответствующим образом изменяться. Если весь доку­мент помещается на одной странице, кнопки Далее и Назад недоступны, так как листать нечего.

Размерные маркеры (см. рис. 9.6) предназначены для изменения размера полей и ширины столбцов. В момент захвата маркера для буксировки указатель мыши превращается в двунаправленную стрелку ( или ). Во время буксировки маркера в строке состояния отображается размер соответствующего поля или ширина столбца.

Увеличение ширины столбцов может потребоваться в тех случаях, когда их ширина на печатной странице оказывается недостаточной (признаком этого является ото­бражение длинных чисел в виде #######). Размер полей также иногда приходится корректировать, например, для размещения колонтитула посредине поля страницы.

Для управления отображением размерных маркеров на панели инструментов предусмотре­на кнопка Поля. Щелкая на ней, можно попеременно включать и отключать маркеры. Остальные кнопки панели инструментов (см. рис. 9.6) имеют следующее назначение:

Масштаб – изменяет масштаб отображения страницы. Щелкая на этой кнопке, можно переходить из полностраничного режима просмотра в режим увеличения, и обратно. Тот же результат дают щелчки в любом месте печатной страницы. Когда указатель мыши имеет вид лупы, щелчок увеличивает масштаб до 100%. Повторный щелчок, когда указатель мыши имеет вид стрелки, восстанавливает полностраничный режим просмотра.

Печать – открывает диалоговое окно Печать, где можно выбрать печатаемые страницы и отправки их на принтер. Использование этого окна рассмотрено ниже, в п. 9.4.

Страница – открывает диалоговое окно Параметры страницы (см. рис. 9.3), назначение которого рассмотрено выше.

Разметка страницы – обеспечивает переход в рассмотренный выше режим разметки страниц. Для выхода из этого режима нужно выбрать команду ВидОбычный.

Закрыть – закрывает окно предварительного просмотра и обеспечивает переход на рабо­чий лист в обычном режиме. Такой же результат дает нажатие клавиши Esc. Все выполненные настройки при этом сохраняются.

Справка – открывает окно справочной системы с информацией о режиме предварительно­го просмотра документа. Правила работа с такими окнами рассмотрены в Главе 1, п. 1.4.