
Глава 9. Печатание документов Excel 243
Глава 9. Печатание документов excel
9.1. Создание колонтитулов
Предварительные настройки. Прежде чем отправить документ на печать, необходимо выполнить ряд настроек, важнейшими из которых являются: выбор размеров бумаги и полей; выбор печатаемых страниц и количества копий; задание качества печати и т.д. В число этих настроек входит также создание колонтитулов и выбор варианта их размещения.
Колонтитулом называется информация, размещенная на верхнем или нижнем поле страницы. Соответственно различают верхний и нижний колонтитулы. В колонтитулы можно включать: номера страниц; названия рабочих листов; имя файла печатаемого документа; фамилию автора; дату и время создания (или распечатки) документа; рисунки и т.д.
Колонтитулы задаются всего один раз, а потом печатаются на каждой странице. Эта информация помогает читателю ориентироваться в документе. Например, если открыть в любом месте данную книгу, то с помощью верхнего колонтитула можно сразу определить, какую главу вы просматриваете.
По умолчанию рабочие листы Excel печатаются без колонтитулов. Если нужно добавить колонтитул, следует выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. При этом откроется окно Параметры страницы с активной вкладкой Колонтитулы (рис. 9.1). На рисунке показана только часть этой вкладки, предназначенная для создания верхнего колонтитула (аналогичная часть для создания нижнего колонтитула вырезана). Изначально верхнее поле пустое, а в раскрывающемся списке Верхний колонтитул выбран вариант (нет).
Рис. 9.1. Фрагмент вкладки создания колонтитулов
Проще всего выбрать подходящий колонтитул в раскрывающемся списке Верхний колонтитул (Нижний колонтитул). При этом выбранный колонтитул отобразится в расположенном выше поле. Если же в списке нужного колонтитула нет, его можно создать. Для этого следует щелкнуть на кнопке Создать верхний колонтитул (Создать нижний колонтитул). В результате откроется диалоговое окно Верхний колонтитул (рис. 9.2).
Рис. 9.2. Диалоговое окно Верхний колонтитул
Окно Верхний колонтитул имеет три поля ввода (Слева, В центре и Справа), определяющие положение колонтитула на листе. Место ввода выбирается щелчком в одном из этих полей. Положение текста в пределах выбранного поля задается нажатиями клавиши Пробел или кнопками панели инструментов Форматирование: По левому краю, По правому краю или По центру.
При необходимости текст колонтитула
можно отформатировать. Для этого нужно
выделить его, а затем щелкнуть на кнопке
Шрифт
.
В результате откроется окно Шрифт,
где можно задать размер, начертание и
другие параметры шрифта, после чего
щелкнуть ОК.
Использование кодов при создании колонтитулов. Описанный выше способ формирования колонтитулов пригоден для отображения только постоянной информации: фамилии автора, названия организации, даты создания документа и т.д. Во многих же случаях нужно отображать в колонтитуле автоматически обновляемую информацию: текущую дату и время распечатки документа; номера страниц, которые должны автоматически изменяться при редактировании таблиц; имя рабочего листа при любых его переименованиях и т.д. Для создания таких колонтитулов используются коды (например, &[Страница]; &[Дата] и др.).
Коды можно вводить с клавиатуры, но, чтобы облегчить их ввод, в окне Верхний колонтитул (см. рис. 9.2) предусмотрены кнопки, за каждой из которых закреплен определенный код:
– Номер страницы (код - &[Страница]).
При использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться порядковый номер
каждой страницы.
– Всего страниц (код - &[Страниц]).
При использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться общее число страниц
в печатаемом документе.
– Дата (код - &[Дата]). При
использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться дата, когда был
распечатан документ.
– Время(код - &[Время]). При
использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться время, когда был
распечатан документ.
– Путь и имя файла (код - &[Путь]&[Файл]).
При использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться имя файла документа
и путь доступа к нему.
– Имя файла (код - &[Файл]). При
использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться имя файла, в
котором сохранен данный документ.
– Имя листа (код - &[Лист]). При
использовании этого кода в колонтитуле
будет отображаться имя текущего
рабочего листа.
– Добавить рисунок (код - &[Рисунок]).
Если щелкнуть на этой кнопке, откроется
окно обзора, в котором можно выбрать
рисунок для вставки его в колонтитул.
Чтобы добавить какой-то из этих кодов в одно из трех полей окна Верхний колонтитул, достаточно щелкнуть вначале в этом поле, а затем на нужной кнопке.
Каждый текстовый элемент колонтитула может быть отформатирован. Для этого следует выделить соответствующий код, затем щелкнуть на кнопке Шрифт и выбрать в открывшемся окне нужные параметры форматирования.
Правее кнопок кодов есть кнопка Формат
рисунка
,
которая становится
доступной после добавления в
колонтитул рисунка. Щелчком на этой
кнопке открывается окно настройки, в
котором можно задать размер рисунка,
его яркость, контрастность и другие
параметры.
Коды можно комбинировать с текстом, вводимом с клавиатуры. Так, например, на рис. 9.2 в центральном поле совместно использованы текст "Страница" и код Номер страницы. В результате в колонтитуле отображается слово "Страница", а затем ее номер (см. рис. 9.1).
Когда все настройки в окне Верхний колонтитул сделаны, остается щелкнуть на кнопке OK. В результате это окно закроется, а в окне Параметры страницы, на вкладке Колонтитулы, отобразится созданный колонтитул.
Для удаления ненужного колонтитула следует открыть окно Параметры страницы, перейти на вкладку Колонтитулы (см. рис. 9.1) и выбрать в раскрывающемся списке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул значение (нет).