Сохранение документа

Сразу после создания документа рекомендуется сохранить его в виде фай­ла на жестком диске или ином носителе. В дальнейшем вам оста­нет­ся только сохранять все изменения в данном документе.

Следует учитывать, что программа Word версии 2007 по умолча­нию сохраняет документы в формате, отличном от предыдущих версий.

Файлы, сохраненные в формате Word 2007, не могут быть от­кры­ты в предыдущих версиях Word без установки специальных программ-конвертеров. Однако разработчики предусмотрели воз­мож­ность сохра­нения документов в формате предыдущих версий Word, а также в фай­лах других форматов.

Чтобы сохранить документ, выполните следующие действия.

1. Щелкните по кнопке Office и в появившемся меню выберите ко­ман­ду Сохранить как. Появится диалоговое окно Сохра­нение докумен­та (Save As).

2. В левом списке открывшегося диалогового окна выберите пап­ку, в которой должен быть сохранен документ.

3. В поле Имя файла (File name) введите имя сохраняемого фай­ла. Ста­райтесь давать файлам понятные имена, чтобы потом мож­но было быстро найти нужный документ, например «От­чет за май 2009».

4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as type) выбе­ри­те фор­мат сохраняемого файла:

• Документ Word (Word Document). Документ будет сохра­нен в фор­мате Word 2007. В дальнейшем этот файл можно будет открыть в программе Word 2007 и, по всей видимо­сти, в последующих версиях. В более ранних версиях Word дан­ный файл открыть будет нельзя (за исключением слу­чаев с использованием специальных конвер­теров);

• Документ Word 97-2003 (Word 97-2003 Document). Доку­мент будет сохранен в формате Word предыдущих версий (97, 2000, ХР, 2003). Его можно будет открыть в любой из указанных версий программы Word, в том числе и в вер­сии 2007. Стоит учесть, что некоторые объ­екты, в частно­сти объекты SmartArt, после преобразования доку­мента в формат предыдущих версий Word станут недоступными для редактирования;

• Шаблон Word (Word Template) и Шаблон Word 97-2003 (Word 97-2003 Template). Документ сохраняется в ви­де шаблона в формате версии 2007 или предыдущих вер­сий. То есть вы можете создать за­готовку документа, сохранить ее как шаблон, а затем использовать для созда­ния документов такого же типа;

• Текст в формате RTF (Rich Text Format). Документ бу­дет сохранен в формате RTF, и его можно будет открыть практически в любом текстовом редакторе, даже не под­дер­живающем работу с файлами Word, например в Word­Pad. При конвертации до­кумента в формат RTF некоторые его элементы могут быть утеряны. Текст и его форматиро­вание, таблицы и иллюстрации будут сохра­нены;

• Обычный текст (Plain Text). Документ сохраняется в виде нефор­матированного текста. Таблицы, иллюстрации и дру­гие внедренные объекты не сохраняются.

5. Щелкните по кнопке Сохранить. Документ будет сохранен в указан­ной папке в выбранном вами формате.

Предусмотрен ряд дополнительных форматов, в которых вы мо­жете сохранить документ, но на практике они редко исполь­зуются.

Итак, вы сохранили документ в определенном формате под ука­зан­ным именем. Все дальнейшие сохранения можно произво­дить с помо­щью кнопки Сохранить (с изображением дискеты на па­нели быстрого доступа) или сочетания клавиш Shift+F12. Диа­логовое окно Сохране­ние документа уже не будет открываться, а до­кумент будет «молча» со­храняться под ранее указанным име­нем в той же папке. Иными словами, в него будут вноситься все из­менения, которые вы выполнили с момен­та последнего сохра­нения.

В процессе работы рекомендуется периодически сохранять из­мене­ния в документе. Интервал сохранения определите для себя са­мостоятельно. Дело в том, что пользователи, владеющие техни­кой скоростного набора текста, могут всего за несколько минут на­печатать достаточно большой объем текста. Если вдруг прои­зойдет отключение электро­энергии, компьютер выключится, и текст, набранный с момента последнего сохранения, будет уте­рян. Придется набирать его заново

Чтобы не отвлекаться в процессе набора текста на сохранение до­кумента, можно настроить режим автоматического сохра­не­ния:

1. Щелкните по кнопке Office и в открывшемся меню выберите оп­цию Параметры Word. На экране появится одноименное окно;

2. В окне Параметры Word выберите категорию настроек Со­хра­нение (Save). Категория выбирается в списке, распо­ложенном в левой ча­сти окна.

3. В правой части окна Параметры Word установите флажок Ав­то­сохранение каждые (Save AutoRecover information every).

4. В поле со счетчиком установите интервал автоматического со­хра­не­ния (в минутах). Щелкните по кнопке ОК, чтобы при­ме­нить изменения и закрыть окно Параметры Word.

Теперь вы можете не щелкать по кнопке Сохранить и не ис­поль­зо­вать клавиатурное сочетание Shift+F12. Документ будет ав­томатически сохраняться через заданное количество минут. Но пер­вое сохранение с указанием имени документа, целевой папки и формата файла следует выполнить вручную. Иначе программа не будет знать, куда и в каком виде «автосохранять» документ.