ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD. СОЗДАНИЕ НЕСЛОЖНОГО ДОКУМЕНТА

Цель работы – изучение интерфейса MS Word 2007 и основ­ных действий при созданий несложного документа.

Задание

1. Выполнить действия по таблице «Самостоятельная работа». При этом использовать инструкцию «Указания по протоколи­ро­ва­нию лабораторной работы, выполняемой по таблице «Само­стоя­тельная работа»»

2. Файл с протоколом работы представить преподавателю лично. После одобрения лабораторная работа счи­тается выполненной.

Общие сведения

Microsoft Word является одним из популярных текстовых ре­дак­торов. Он содержит так много инструментов для рабо­ты с тек­с­товыми документами, что Word называют еще текстовым про­цес­сором.

С шестой версии интерфейс программы Word не претерпел осо­бых изменений: меню, содержащее все команды для работы с до­кумен­том, и панель инструментов с кнопками, дублирующими наи­более часто используемые команды меню.

С появлением пакета Office 2007 все изменилось. Ряд прог­рамм данного пакета (в том числе и Word) получил новый, так на­зы­ваемый ribbon-интерфейс. Данный интерфейс позволил пол­нос­тью избавиться от меню и панелей инструментов. Эти ком­по­нен­ты заменила лента, которая находится в верхней части окна про­граммы Word.

На ленте расположены различные кнопки, раскрывающиеся спис­ки, флажки и другие элементы управления. На первый взгляд, лента ничем не отличается от панели инструментов, но это не так. Дело в том, что одновременно вы не можете видеть все инструменты, доступные в про­грамме Word. Да они и не по­мес­тятся на ленте. Лента содержит вкладки, которые активи­руют­ся на разных этапах работы, а набор инструментов меняется в за­ви­симости от выбранной вкладки. Ярлыки вкладок рас­положены над лентой.

Например, при выборе вкладки Главная (Home) на ленте ото­бра­жа­ются основные инструменты, используемые для работы с до­кументом. На вкладке Вставка (Insert) расположены инстру­мен­ты для добавления в документ таблиц, иллюстраций, диаг­рамм, колонтитулов, различных объектов и т. д. На вкладке Раз­мет­ка страницы (Page Layout) задаются различные параметры стра­ницы документа: размеры, ориентация, раз­рывы, отступы, фон и т. д. На остальных вкладках также сгруппированы элементы уп­равления по некоторым общим признакам.

На ленте могут отображаться и дополнительные вкладки. Они появ­ляются автоматически при работе с определенными объекта­ми. Напри­мер, при работе с таблицей на ленте открываются вклад­ки Конструктор (Design) и Макет (Layout), позволяющие изме­нить различные свойства таблицы и ее ячеек. Эти вкладки авто­ма­ти­чески скрываются при выходе из таблицы, когда текстовый кур­сор покидает ее пределы в документе.

Элементы управления на ленте собраны в груп­пы. Название груп­пы отображается в нижней части ленты. Например, группа Шрифт (Font) на вкладке Главная содержит элементы управ­ле­ния для изменения параметров шрифта. В группе Буфер обмена (Clipboard) расположены кнопки Вырезать (Cut), Копировать (Сору), Вставить (Paste) (типичные команды для работы с бу­фе­ром в любом Windows-приложении).

Кнопки, расположенные в правых нижних углах некоторых групп, открывают дополнительные панели или диалоговые окна. На­пример, кнопка в правом нижнем углу группы Шрифт откры­вает одноименное диалоговое окно для настройки дополни­тель­ных параметров шрифта, которые нельзя изменить с помощью кно­пок ленты (напри­мер, добавить тень к символам).

Также на ленте имеются так называемые галереи. На вкладке Глав­ная находится галерея Стили (Styles). В ней представлены об­разцы тек­ста, размеченного доступными стилями. Чтобы раз­метить вы­деленный текст стилем, достаточно щелкнуть по под­хо­дя­щему образцу. Галерею можно прокрутить или раскрыть с по­мо­щью кнопок справа от образцов.

В левом верхнем углу окна программы Word расположена кноп­ка Office. Ее не было ни в одной из предыдущих версий. Дан­ная кнопка заменяет собой меню Файл (File). Она открывает ме­ню, в котором со­держатся команды для операций с файлом до­ку­мента: Создать (New), Открыть (Open), Сохранить (Save), Сохранить как (Save As), Печать (Print) и т. д. Также в меню кноп­ки Office расположена кнопка Параме­тры Word (Word Options), открывающая окно настройки параметров программы.

Справа от кнопки Office расположена панель быстрого доступа. На нее можно поместить любой элемент управления ленты. Набор эле­мен­тов управления на панели быстрого доступа остается неизменным не­за­висимо от того, какая вкладка ленты выбрана. Например, логично по­ме­стить на панель быстрого доступа кнопки для работы с буфером об­ме­на: эти команды используются довольно часто, и вы сможете иметь до­ступ к кнопкам Копировать, Вырезать и Вставить в любой момент, не ­пере­ключаясь на вкладку Главная. Чтобы поместить элемент уп­рав­ления на панель быстрого доступа, следует щелкнуть по соот­веет­ст­вую­щему эле­менту на ленте правой кнопкой мыши и в появившемся кон­текстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого до­сту­па (Add to Quick Access Toolbar). Чтобы удалить элемент управ­ле­ния с панели бы­строго доступа, надо щелкнуть по нему (уже на самой па­нели) правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню вы­брать команду Удалить с панели быстрого доступа (Remove from Qu­i­ck Access Toolbar). Удалить элементы управления с ленты нельзя.

Основную часть окна программы Word занимает область документа, сти­лизованная под чистый лист бумаги. Именно здесь вводится текст, до­бавляются таблицы и иллюстрации. Область документа может мас­шта­бироваться. Для масштабирования служит ползунковый регуля­тор, расположенный в правой нижней части окна программы. Также мас­штаб отображения можно установить в группе Масштаб (Zoom) вклад­ки Вид (View). Следует учитывать, что изменение масштаба до­ку­мен­та в окне программы никак не влияет на размер и масштаб отпеча­тан­ного документа.

Область документа имеет четыре режима отображения.

• По умолчанию включен режим Разметка страницы (Print Layout). В нем документ представлен именно таким, каким он будет выгля­деть после распечатки на бумаге. Страницы документа имеют разры­вы, таким образом, вы видите, где кончается и начинается страница.

• При выборе варианта Режим чтения (Full Screen Reading) документ ото­бражается в виде раскрытой книги. На экране появляются две стра­ницы документа, и «перелистывать» их можно с помощью кно­пок со стрелками в нижней части страниц. В режиме чтения удобно чи­тать документ, а также делать в нем пометки и примечания. Все необходимые инструменты для этого появляются в верхней части окна (лента в режиме чтения скрывается).

• В режиме Веб-документ (Web Layout) удобно работать с HTML-файлами, а также подготавливать файлы для публикации в формате HTML.

• Режим Структура (Outline) позволяет увидеть документ в струк­турном виде. Здесь можно скрыть фрагменты, расположенные меж­ду заголовками определенного уровня, а также быстро перейти к нужной части документа, раскрыв нужный уровень в структурной иерархии.

• В режиме Черновик (Draft) документ отображается в упрощен­ном виде. В частности, например, здесь разрывы страниц заменены пун­ктирной линией. Данный режим удобно использовать при на­боре объемного текста (процессор компьютера загружается го­раздо меньше за счет упрощенной прорисовки документа), а форматиро­вать документ лучше всего в режиме Разметка страницы.

Переключаться между режимами отображения документа мож­но с помощью кнопок, расположенных в нижней части окна про­граммы сле­ва от ползункового регулятора Масштаб. Также вы мо­жете переключить режим отображения документа в группе Ре­жи­мы просмотра (Document Views) вкладки Вид.

При работе в режиме Разметка страницы для правильного по­зи­ционирования текста и объектов в документе удобно ис­поль­зо­вать ли­нейки. По умолчанию они скрыты. Чтобы отобразить ли­нейки, следует перейти на вкладку Вид и установить флажок Линейка (Ruler). Слева и сверху от области документа появятся ли­нейки. В русскоязычной вер­сии программы Word линейки ис­поль­зуют метрические единицы изме­рения, то есть санти­мет­ры.

Наконец, в нижней части окна программы Word находится стро­ка состояния. Строка состояния содержит уже упомянутые кнопки для выбора режима отображения, ползунковый регулятор для изменения масштаба, а также некоторую статистическую ин­фор­мацию о доку­менте.

Создание нового документа

Новый документ на основе пустого шаблона создается автоматиче­ски при запуске программы Word. Но часто приходится создавать но­вые документы в уже запущенной программе (в Word, как и в боль­шинс­тве других программ, можно одновременно работать с несколь­кими доку­ментами).

Создадим новый документ.

1. Щелкните по кнопке Office. На экране появится меню кнопки.

1. В появившемся меню выберите команду Создать. Откроется диало­говое окно Создание документа (New Document).

2. В поле Пустые и последние (Blank and recent) выделите шаб­лон Новый документ.

3. Щелкните по кнопке Создать (Create). Будет создан новый до­ку­мент.

Чтобы перейти в окно другого документа, созданного или откры­то­го в программе Word, следует на вкладке Вид щелкнуть по кнопке Перейти в другое окно (Switch Windows) и в появившемся меню кнопки вы­брать название нужного документа (в данном случае это название соот­ветствующего файла).

Создание документа из шаблона

В программе Word есть множество готовых шаблонов, которые мож­но использовать для подготовки документов самого разного наз­начения. Эти шаблоны уже содержат текстовые блоки и эле­мен­ты оформления, размеченные определенными стилями. Вам остается только заменить текст в блоках своим.

Создадим документ на основе шаблона Изысканное письмо (Oriel Letter).

1. Щелкните по кнопке Office и в появившемся меню выберите ко­ман­ду Создать. На экране появится диалоговое окно Создание доку­мента.

2. В списке Шаблоны (Templates) открывшегося окна выделите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates). В ос­нов­ном поле диалогового окна Создание документа появятся образцы установ­ленных шаблонов.

3. Найдите и выделите образец шаблона Изысканное письмо. Уве­личенная копия образца отобразится в правой части диа­логового окна.

4. Щелкните по кнопке Создать (Create). На основе выбранного ша­блона будет создан документ.

В созданном документе уже содержатся текстовые блоки, в ко­то­рые надо ввести собственный текст. Некоторые блоки снаб­же­ны удобными управляющими элементами. Например, если щелк­нуть по блоку Выбе­рите дату (Pick the date), а затем по кнопке спра­ва со стрелкой вниз, появится календарь, в котором доста­точ­но выделить нужную дату. Текст Выберите дату будет автома­ти­че­ски заменен указанной вами датой.

Как видите, документ на основе шаблона Изысканное пись­мо со­ставлен по всём правилам оформления письма. В соответ­ствующие текстовые блоки предлагается ввести имя получателя, наз­вание органи­зации, адрес, приветствие. Ниже вводится основ­ной текст письма. В пра­вой его части имеется цветной элемент оформ­ления с вертикальными текстовыми блоками, в которые вво­дятся название организации, адрес отправителя и другие сведения. Как ви­дите, создать стильно оформлен­ный документ достаточно просто – ну­жно лишь выбрать подходящий шаблон.

П Р И М Е Ч А Н И Е . Дополнительные шаблоны оформления докумен­тов можно скачать в Интернете. Для этого в списке Шаблоны диалого­во­го окна Соз­дание документа надо выбрать необходимую категорию шаб­ло­нов в группе Microsoft Office Online. Программа Word подключится к сер­веру загрузки Microsoft, и в диалоговом окне отобразятся образ­цы до­ступ­ных для загрузки шаблонов.