3.5 Место системы менеджмента знаний в общей системе менеджмента организации
Совершенно очевидным является то, что в любой организации так или иначе присутствуют элементы системы менеджмента знаний (СМЗ). Своеобразным прототипом СМЗ можно рассматривать подсистему обеспечения менеджмента, которая была выделена в рамках попытки проструктурировать систему управления предприятием на основе серии стандартов на системы управления производственным объединением и промышленным предприятием ГОСТ 24525.0-80 … ГОСТ 24525.5-81. [6]
В соответствии с положениями этих стандартов система управления предприятием подразделялась на шесть целевых подсистем, 17 функциональных подсистем и пять подсистем обеспечения управления (правовая, информационная, нормативная, делопроизводство и техническое оснащение). Последняя подсистема в свою очередь и является прообразом создаваемых сегодня СМЗ. Схематично формирование данной системы показано на рисунке 3.2, где четко видно, что подсистема обеспечения управления обслуживает как «вертикальные» подсистемы менеджмента, так и «горизонтальные» целевые подсистемы, такую же логику имеет и СМЗ.
Разумеется, данная структура не отражает всей полноты вопроса и имеет ряд особенностей, однако в чисто методологическом плане позволяет более четко представить место СМЗ в общей системе менеджмента организации.
Рисунок 3.2 – Схема формирования системы менеджмента на основе ГОСТ 24525.0 … ГОСТ 24525.5
Как уже отмечалось выше, в любой организации де-факто присутствуют элементы СМЗ. Главная же проблема заключается в создании действительно эффективной СМЗ, которая позволит любой организации независимо от ее размера, типа и вида деятельности достичь устойчивого успеха в сложной, требовательной и постоянно изменяющейся среде.
СМЗ как и любая система менеджмента является частью общей системы менеджмента организации, однако она имеет ряд отличительных особенностей. СМЗ обслуживает все системы менеджмента и в тоже время формируется на основании функционирования существующих в организации систем менеджмента, что наглядно представлено на рисунке 3.3.
Рисунок 3.3 – Место СМЗ в общей системе менеджмента организации
Как и любой системе СМЗ присущ ряд принципов:
Принцип необходимости и достаточности. Очевидным является критерий совершенствования СМЗ: стремиться к тому, чтобы не было «лишних» знаний, т.е., чтобы все знания становились полезными. В свою очередь, возникают две важные задачи:
а) обеспечение полноты множества знаний;
б) обеспечение неизбыточности множества знаний.
Принцип сосуществования количественной и качественной информации. Как уже отмечалось, ключевым аспектом концепции «менеджмента знаний» является критерий «полноты» знаний (необходимости и достаточности) в отношении исследуемого объекта. Предполагается, что знания (данные) имеют две составляющие: количественную и качественную. В свою очередь, результативность – интегральная оценка состоятельности сложной системы (например, СМК), основанная на полном множестве знаний об объекте оценки. Количественная составляющая данных – это так называемые измеряемые данные.
Качественная составляющая данных – это ничто иное как онтология предметной области. Онтология – это структурированное, детальное описание некоторой предметной области, ее формализованное представление, которое включает словарь терминов и понятий предметной области и логические выражения (связи), описывающие, как они соотносятся друг с другом. Основная задача онтологического подхода – упорядочение знаний за счет их систематизации, создания единой иерархии понятий, унификации терминов и правил интерпретации – отвечает общим целям и принципу системного подхода к менеджменту качества.
Принцип модульного подхода. Модульный подход к формированию эффективной СМЗ предопределен по следующим соображениям:
- организации в целом сильно отличаются по размерам, структуре процессов, характеристикам продукции, поэтому модульный подход обеспечивает реализацию принципов унификации и воспроизводимости системы;
- формирование общей СМЗ организации может начинаться с наиболее проработанных систем менеджмента организации (как правило, таковой в организации является СМК), а принцип модульного подхода, в свою очередь, позволяет в дальнейшем включать в общую СМЗ знания, поступающие из других систем менеджмента;
- уровень квалификации персонала служб, осуществляющих разработку, внедрение и поддержание в рабочем состоянии СМЗ, как правило, недостаточен для исследовательской аналитической работы, поэтому модульный подход обеспечивает адекватный уровень сложности используемых методов и средств за счет разделения общей задачи на подзадачи и использования соответствующих типовых решений;
- в целом большое количество и разнообразие факторов и их источников предполагает для эффективного менеджмента знаний применение принципа стратификации, реализация которого может быть обеспечена исключительно модульным подходом.
Принцип модульного подхода схематически представлен на рисунке 3.4,а.
Комплексность. СМЗ должна охватывать все стороны деятельности организации.
Интегрированность – не следует создавать изолированную СМЗ, поскольку все процедуры, относящиеся к менеджменту должны быть составными частями общей системы руководства и управления организацией.
Последовательность – различные характеристики, применяемые для менеджмента знаний, должны быть совместимы и увязаны с другими характеристиками, применяемыми для менеджмента в различных областях деятельности организации.
Адресность СМЗ – цели, задачи и стратегия должны быть доведены до всех сотрудников организации и поняты ими.
Быстрая адаптация системы менеджмента знаний СМЗ к изменяющимся информационным потребностям. Адаптация СМЗ осуществляется на основе обратной связи пользователей к системе в результате формулирования ими новых требований и разрезов анализа, а также информирования о пробелах, неверности и запаздывании знаний.
Сегодня система менеджмента качества (СМК) проявляется как наиболее полно разработанная подсистема организации, получившая мировое признание благодаря стандартам ISO серии 9000. В связи с этим именно эта подсистема может стать концептуальной основой (ядром) СМЗ организации. Исходя из этого организация может приступать к формированию СМЗ в рамках СМК (рисунок 3.4,б).
Рисунок 3.4 – Формирование общей СМЗ организации
Идеологически СМЗ в рамках СМК призвана реализовать один из важнейших принципов менеджмента качества «принятие решений, основанное на фактах». Связь между СМК и СМЗ представлена на рисунке 3.5.
Рисунок 3.5 – Связь СМК и СМЗ
Существующее положение в области научно-методического обеспечения результативного функционирования систем менеджмента обозначил отсутствие доступной, адаптированной под реальные условия функционирования промышленных предприятий комплексной научно обоснованной методологии построения и совершенствования менеджмента знаний, которая базировалась бы на фундаментальных принципах классического менеджмента, с одной стороны, и современных информационных технологиях, с другой.
Наиболее перспективной основой для такой методологии, может послужить подход, называемый организационным проектированием, заключающемся в проектировании оптимальной, сбалансированной бизнес - структуры организации и процесса ее преобразования в соответствии с поставленными целями с использованием системного подхода.
Сином Ю. проанализированы подходы организационного проектирования, применяемые для создания и развития организаций, эффективных с точки зрения поставленных целей, которые можно разделить на три относительно самостоятельных категории: гуманистический, эмпирический, инженерный. [6]
Гуманистический подход предполагает, что организация представляет собой социальный организм. В качестве методологической базы используются социология и психология. Основным объектом и субъектом преобразований выступает личность. Развитие организации осуществляется за счет организации взаимоотношений между сотрудниками и мотивации каждого сотрудника.
Эмпирический подход предполагает использование прецедентного опыта успешного руководства в соответствующей предметной области, применения типовых организационных и функциональных структур, типовых методов подбора персонала и т. п.. В качестве методологической базы используются концепция целостности бизнес-деятельности, основанная на системе профессиональной практики и профессионального образования.
Развитие организации осуществляется за счет накопления и передачи опыта, реализуемого в виде типовых решений в типовых ситуациях. Эмпирический подход рассматривает организацию как некоторый аналог успешных предприятий, поэтому вполне оправдано его наиболее широкое распространение.
Инженерный подход к развитию организаций эволюционировал от методов создания сложных технических систем.
Установлено, что все целенаправленные системы развиваются по однотипным закономерностям и поэтому опыт разработки и совершенствования технических объектов может быть перенесен в область организационного конструирования.
Методологической основой инженерного подхода является теория систем, системный анализ, системотехника и т.п. Развитие организации осуществляется за счет развития структуры бизнес-процессов и соответствующей структуры информационных потоков организации. Специфической чертой инженерного подхода является формализация и регламентация деятельности.
Очевидно, что системность в процессе создания и развития сложных организационных систем реализуется разумным сочетанием гуманитарных, эмпирических и инженерных подходов.
Комплексный анализ подходов организационного проектирования сложных систем, классического менеджмента, идеологии стандартов ISO серии 9000 и других НД и ТНПА в области менеджмента знаний, показал, что инженерную (организационно- техническую) составляющую менеджмента знаний представляет экспертная система на основе онтологии (онтологической модели предметной области)
Несмотря на все вышесказанное, на практике внедрение СМЗ связано со значительными трудностями, которые вызваны недостаточной разработкой научной базы менеджмента знаний. Причем, как отмечалось выше, научный интерес проявляется как в области качества, так и в области информационных технологий, но, тем не менее, ощущается недостаток методических и программных разработок, позволяющих организациям на практике внедрять системы менеджмента знаний. В том числе существуют разночтения понятий «знания», «менеджмент знаний» и «система менеджмента знаний». Поэтому в данном дипломном проекте целесообразно определить и систематизировать базовые теоретические положения новой области менеджмента организации – менеджмента знаний.