Agency

Topic 8. Agency

The ship’s agent represents the owner in every port the ship visits. To the owner of an international trading ship, which rarely calls at her “home” port, the appointment of an agent in every foreign port is essential, ensuring that the visit to the port will go smoothly. So, ship’s agent – is a Shipowner’s (Carrier’s) agent either in the port of loading or discharging. He notifies the Shippers and appropriate state authorities about ship’s arrival, arranges for different port formalities and maintenance of the ship, draws up the documents and protects Shipowner’s interests. Agent usually acts according to the terms and conditions of the Agency agreement (Agent’s contract) concluded between his Principal and him.

The agent will ensure that the paperwork is perfect. Main responsibility of an agent is to ensure ship’s service as quickly as possible with minimum expenses. The agent is required detailed knowledge of local conditions. He must be aware of local labour legislation and cost of all services connected with ship’s handling. He must know an amount of remuneration for pilotage and all kinds of charges and dues collected by port authorities and owners of private berths. Knowledge of actual average loading and discharging rate of each kind of goods is essential for the agent.

As soon as an agent has been appointed he asks the shipowner to send him a copy of charter under which the vessel is hired. He studies all terms and conditions concerning discharging, clears up daily discharge rate. Agent needs copies of all Bills of Lading to know nature of goods, Consignee’s name and terms of shipment. He also needs a copy of Cargo Manifest and Cargo Plan.

Remuneration paid to the agent for his services is called agency fee. Amount of this fee is calculated under tariffs in dependence of ship’s tonnage and period of ship’s stay in the port. Shipowner indemnifies all expenses on port charges, ship’s provision and services to the agent.

In general, the Ship agent undertakes to perform the following functions: he protects and promotes the interests of the ship and her Shipowner. He takes all the measures to help the Master discharge and load the ship as soon as possible in order to shorten time of the ship’s stay in the port.

If the cargo is loaded and discharged for the ship’s account, that is, if the cost of these operations is included in the rate of freight, the Agent hires stevedores to do the job.

At the request of the Shipowner the agent collects freight and other payments due to the ship. In such cases the money collected by the agent is immediately remitted to the shipowner.

The Agent performs clearance of the ship, that is, he pays port dues and charges, helps the vessel officers to carry out the necessary formalities and obtains free pratique and permission for the vessel to enter or leave the port.

The Agent undertakes to settle the ship’s disbursements. It means that he settles accounts with shipchandlers, suppliers, repair shops, stevedores and others or, in other words, he pays them money for the goods bought or the services rendered to the ship. Later the shipping company refunds this money to the agents.

One more and a very important function is performed by the agent. He helps the Master arrange receiving and delivering cargo alongside the vessel. He also helps him settle claims arising between the vessel and other persons or organizations.

For servicing the ship the Agent receives from the Shipowners appropriate remuneration. The amount of this remuneration is fixed in special agreement known as agency agreement.

The most important agency organization is FONASBA (the Federation of National Associations of Ship Brokers and Agents). FONASBA was formed in 1969 to speak with authority on behalf of the shipping profession in so far as shipbrokers and agents are concerned, to promote fair and equitable (справедливый) practices in those profession, to co-operate with other international maritime bodies and to consult and advise on any matter of concern to the shipping industry.

Answer the following questions (Agency):

1. What is a ship’s agent?

2. Why is the appointment of an agent in every foreign port essential?

3. What does the agent do?

4. What is agency fee?

5. What is the name of the most important agency organization?

6. What is the main purpose of FONASBA?

Translate the following sentences:

1. Как правило, судовые агенты заключают контракты с судоходными компаниями.

2. По договору, агент обслуживает судно, зафрахтованное судоходной компанией.

3. Агент берет на себя обязательство защитить и поддержать интересы судна и судовладельца.

4. Агент помогает Мастеру выгрузить и загрузить судно как можно быстрей, чтобы съэкономить время пребывания судна в порту.

5. Если груз загружается или выгружается за счет судна, Агент нанимает стивидоров для выполнения этой работы.

6. По просьбе судовладельца агент собирает фрахт и другие оплаты, причитающиеся судну.

7. Агент осуществляет оформление (очистку) судна, а именно все необходимые формальности относительно портовых пошлин и сборов.

8. Агент вправе получить свободную практику и разрешение судна на вход в порт.

9. Агент помогает Мастеру урегулировать все претензии, возникшие между судном и определенными лицами и организациями.

10. За обслуживание судна Агент получает соответствующее вознаграждение.

11. Фирма “Марч Шиппинг, Лтд.» является нашим генеральным агентом в портах восточной Канады.

12. Агент обязуется обслуживать все суда Мурманского морского пароходства.

13. Согласно договору Ваша фирма обязана была приложить все усилия к защите и поддержке наших интересов.

14. Мы просим вас подыскать грузы для нашего судна.

15. Фрахт и прочие расходы, причитающие нам за перевозку груза, просим взыскать с грузополучателей.

16. Можете ли вы произвести очистку этого судна от формальностей и полностью обслужить его?

17. На таймшите должны быть подписи представителей грузополучателя, агента и капитана.

18. Вы должны принять участие в передаче нашего судна по тайм-чартеру.

19. Согласно договору вы обязаны содействовать нам в использовании залогового права на груз.

20. Просило ли судоходство назначить субагента в этом порту для обслуживания нашего судна?

21. Вознаграждение субагента входит в агентское вознаграждение.

22. Агент должен был обеспечить нас копиями действующих тарифов и правил.

Match the following!

to service a ship to complete (to compile/to draw up) to represent smb. to call at port to appoint an agent essential to notify smb. appropriate Port Authorities to arrange for…. ship’s maintenance to protect as quickly as possible expenses to be aware of…. labour legislation ship’s handling remuneration charges and dues private berth average loading rate to clear up daily discharge rate nature of goods agency fee to indemnify to take all measures to shorten time to remit money to perform clearance a ship to carry out to obtain free pratigue permission to settle ship’s disbursements to render services to refund to settle claims so far as to exercise a lien to make every effort To collect freight To promote interests To save time Due to the shipowner To be entitled to ….

настолько, насколько оказывать услуги применить залоговое право сборы и пошлины сократить время выяснять частный причал оплатить издержки по обслуживанию осуществлять очистку судна (от пошлин) средняя норма погрузки агентское вознаграждение соответствующий трудовое законодательство назначить агента компенсировать дневная норма выгрузки получить свободную практику осуществлять приложить все усилия урегулировать претензии как можно быстрее возмещать расходы разрешение принять все меры представлять кого-либо извещать кого-либо характер груза обслуживать судно обслуживание судна поддерживать интересы быть осведомленным в чем-либо вознаграждение (компенсация) быть вправе защищать причитающийся судовладельцу обработка судна обязательный сэкономить время оформлять (документы) организовать что-либо (договориться) заходить в порт расходы портовые власти собрать фрахт перечислить деньги

Агентское соглашение n ____

об обслуживании в порту морских судов или других судов

 

г. __________                                      "___"__________ _____ г.

 

    __________________________________________________________, именуем__ в

дальнейшем "Принципал", в лице _______________________________, действующ__

                                     (должность, Ф.И.О.)

 

на основании ____________________________________________, с одной стороны,

и _________________________________________________, именуем__ в дальнейшем

"Агент", в лице ___________________________________________, действующ__ на

                            (должность, Ф.И.О.)

 

основании __________________________, с другой стороны, совместно именуемые

"Стороны", заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

 

                           1. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

 

    1.1. В соответствии  с  условиями настоящего соглашения Агент обязуется

за вознаграждение совершать  по  поручению  Принципала  юридические  и иные

действия от имени  и  за счет Принципала, связанные с обслуживанием в порту

__________________ (далее - "порт") морских судов "______________________",

 (название порта)

 

"___________________________" или других судов, находящихся в тайм-чартере,

а также ином владении и пользовании Принципала (далее - "суда").

    1.2. По сделкам,  совершенным  Агентом  в  ходе  исполнения  настоящего

соглашения, права и обязанности возникают непосредственно у Принципала.

 

2. Права и обязанности агента

 

2.1. Обеспечение и защита интересов Принципала, представительство Принципала перед официальными портовыми и другими властями в государственных институтах, таможенных, санитарных и иммиграционных органах, коммерческих предприятиях и иных организациях при работе с ними.

2.2. Предоставление Принципалу полной и своевременной информации по всем вопросам, относящимся к данному соглашению, и любому отдельному запросу Принципала и его представителей.

2.3. Организация, подготовка и решение всех вопросов, относящихся к обязанностям судовых агентов, четкое и своевременное исполнение инструкций и требований Принципала, его представителей:

2.3.1. Организация всех видов обслуживания в отношении Принципала, его судов, пассажиров и экипажей судов как до прихода судов, на момент прихода, в течение времени нахождения судна в порту, так и после отхода.

2.3.2. Информирование Принципала по его запросам о местонахождении судов с указанием ожидаемых и уточненных дат прихода/отхода, времени постановки к причалу, начала/завершения грузовых операций.

Своевременное информирование Принципала без дополнительных затрат для него о правилах, обычаях, действующих в порту, тарифах за переработку, хранение грузов и предоставление иной информации по вопросам, относящимся к обязанностям Агента.

2.3.3. Организация и предоставление катеров, автотранспорта для доставки экипажа к борту судна, репатриация, включая бронирование мест в гостинице, приобретение авиа- и ж/д билетов для экипажей судов Принципала.

2.3.4. Информирование Принципала о предполагаемой сумме затрат по судозаходу с учетом полученной информации от капитанов судов.

2.4. Букирование грузов, канвасинг и организация грузовых операций:

2.4.1. Организация, координация и контроль за всеми грузовыми операциями на судах Принципала, включая организацию загрузки и разгрузки, размещение на складах, если иное не предусмотрено договором перевозки, с приложением усилий к максимально возможному сокращению стояночного времени судов Принципала и уменьшением затрат Принципала, защитой его интересов.

Организация и проведение сверхурочных, рейдовых грузовых работ по заявке Принципала.

2.4.2. Извещение грузополучателей по их запросам о позиции судна.

2.4.3. Букирование груза и регулярное информирование Принципала о характере забукированного груза, его количестве с определением сроков подачи по каждому конкретному судну.

2.4.4. Организация получения грузов грузополучателями или их представителями.

2.4.5. Организация счета и проверки груза, погруженного или выгруженного, в соответствии с местной практикой и требованиями капитана.

2.4.6. Подготовка и оформление коносаментов, грузовых манифестов и иных документов на груз.

2.5. Участие в спорах:

2.5.1. Реализация залогового права на груз от имени Принципала.

2.5.2. Участие в досудебном урегулировании споров, возникающих между Принципалом и третьими лицами, в соответствии с инструкциями Принципала.

2.5.3. При необходимости участия представителей Агента в судебном рассмотрении споров между Принципалом и третьими лицами Принципал в каждом случае выдает необходимую доверенность на имя представителя Агента для представления интересов Принципала в суде с указанием объема предоставляемых прав.

2.5.4. Агент по указанию Принципала собирает необходимые документы для рассмотрения спора в суде.

2.5.5. Оказание содействия представителям Принципала и капитанам судов в найме адвокатов для разрешения споров в отношении членов экипажей судов в порту, оформления претензий по грузу.

2.6. Обслуживание судов Принципала в порту:

2.6.1. Организация причала, обеспечение захода судна в порт и постановка к причалу, включая организацию лоцманов, буксиров, выполнения швартовочных/отшвартовочных операций, посещения судна представителями таможенных, санитарных, иммиграционных и других государственных органов в соответствии с местными правилами и обычаями.

2.6.2. Организация проведения сюрвейерских осмотров, докования судна по требованию Принципала.

2.6.3. Вручение нотиса о готовности грузовладельцу или грузополучателю, а также всем заинтересованным Сторонам для принятия и подписания.

2.6.4. Получение грузовых документов от капитана или предварительно отправленных из порта погрузки.

2.6.5. Подготовка необходимых документов и оформление прихода/отхода судна в/из порт(а).

2.6.6. Привлечение стивидорных, тальманских компаний для осуществления грузовых работ.

2.6.7. Организация, координация и контроль за ходом выполнения грузовых работ, счет груза.

2.6.8. Подготовка дисбурсментского счета не позднее чем через 14 дней после выхода судна из порта и предъявление его к оплате Принципалу.

2.6.9. Организация снабжения судов Принципала топливом, пресной водой, продуктами, техсредствами, наличными деньгами по запросу Принципала или его уполномоченного представителя; при необходимости организация медицинского обеспечения экипажа и пассажиров.

2.6.10. Оказание помощи членам экипажей судов Принципала, оставленным на берегу для госпитализации или по другим причинам, связанным с эксплуатацией судна.

2.6.11. Вручение и организация отправки судовой почты и почты экипажа.

2.6.12. Своевременное информирование Принципала о различного рода происшествиях на судах.

2.7. Сбор фрахта:

2.7.1. Выставляет счета за перевозку груза на судах грузоотправителям и грузополучателям от имени Принципала.

2.7.2. Выписывает коносаменты и иные документы, связанные с морской перевозкой грузов, от имени Принципала.

2.7.3. Организует сбор фрахта в валюте Российской Федерации.

2.7.4. Осуществляет конвертацию и/или перевод собранной суммы фрахта по указанию менеджера Принципала - _______________________.

2.7.5. Хранит документы и счета по судозаходам в течение двух лет и выдает копию соответствующего документа по первому требованию Принципала.