15.2. Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами, ячейки которых отлично подходят для размещения информационных полей. Такие возможности таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку введенных данных, обновление зависимых полей (например полей города и области при вводе почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итоговой суммы в бланке заказа). Для упрощения заполнения к полям формы обычно добавляют подсказки.

Разработчик формы создает ее образец. Так как предполагается многократное использование, то необходимо создать форму, которая будет храниться в виде шаблона. Для использования формы создается новый документ на основе этого шаблона. При этом никаких изменений в шаблон не вносится и он может использоваться повторно.

Итак, разработка электронной формы состоит из трех этапов:

• создание шаблона и разработка ее структуры;

• добавление полей в шаблон формы;

• защита формы.

После завершения создания формы и установки защиты пользователи могут только вводить текст или выбирать значения из списка. Остальная часть документа для них недоступна.

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести на этапе создания формы.

Все этапы создания заполняемой формы последовательно описаны в следующих параграфах.

15.3. Создание шаблона формы

Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word, поэтому для его создания используется стандартная последовательность действий.

Задание 1. Создание нового шаблона на основе пользовательского шаблона Справка_1.dotx, расположенного в разделе Мои шаблоны…

1. Выполните команду Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите категорию Мои шаблоны…

3. Откройте вкладку Справки.

4. Выберите шаблон Справка_1.dotx.

5. В поле Создать диалогового окна Создать выберите селекторную кнопку шаблон.

6. Нажмите на кнопку ОК.

7. Выделите весь текст и преобразуйте его в таблицу с одним столбцом и 15 строками, как показано на рис.15.1.

Рис.15.1. Разработанная структура шаблона формы

8. Удалите обрамление таблицы, оставив нижнюю границу только у трех ячеек (см. рис.15.1).

15.4. Вставка полей в форму

Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word. Применение специальных полей в документе формы значительно ускоряет и облегчает процесс заполнения формы.

В форме можно использовать следующие виды полей:

• текстовое поле, т.е. поле для ввода данных;

• поле со списком для выбора вариантов из предлагаемого списка значений;

• флажок для указания ответов типа Да или Нет.

При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Если она нажата, то поля формы отображаются в виде затененных прямоугольников. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

Любое поле можно вставить, используя группу команд Элементы управления (рис.15.2), расположенную на вкладке Разработчик.

Рис.15.2. Группа Элементы управления вкладки Разработчик

Каждое вставленное поле имеет свойства, которые можно настраивать. Для этого в группе Элементы управления (см. рис.15.2) есть команда Свойства . С помощью этой команды можно установить необходимые параметры для любого поля.