14.2. Использование готовых шаблонов
Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки любых типичных документов, например, таких как:
счета, заказы или любые стандартные формы на бланках;
планы и отчеты;
объявления, брошюры, препринты;
деловые письма и факсы.
Например, применение шаблонов для подготовки отчетов гарантирует, что все отчеты будут иметь единый формат и вид. Включение в Автотекст таких элементов, как название фирмы и фамилии руководителей, позволит избежать опечаток в деловых письмах. Форматирование в шаблоне может быть предопределено заранее, а от пользователя требуется только заполнять поля, причем дата, время и другие данные могут быть вставлены автоматически.
Задание 1. Создание документа на основе установленного шаблона Word.
Нажмите на кнопку Office, выберите команду Создать.
В списке шаблонов выберите группу Установленные шаблоны (рис.14.2).
Рис.14.2. Создание документа на основе Установленного шаблона Word
Выберите шаблон под названием Стандартный факс.
Проверьте, что внизу справа диалогового окна Создание документа выбрана селекторная кнопка Создать документ
Выполните команду Создать.
Заполните все необходимые поля, установите нужные флажки и введите текст.
Сохраните документ в папке Файлы для проверки с именем Факс1.
При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office Online.
Задание 2. Создание документа на основе готового шаблона Word, расположенного на сайте Microsoft Office Online.
Нажмите на кнопку Office, выберите команду Создать.
В списке шаблонов выберите группу Microsoft Office Online (рис.14.3).
Выберите любой шаблон.
Выполните команду Загрузить.
Заполните необходимые поля и сохраните в своей личной папке с соответствующим именем.
Рис.14.3. Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office Online
14.3. Создание пользовательских шаблонов
Хотя в комплект поставки Word включено много встроенных шаблонов, могут понадобится документы, для которых ни один из этих шаблонов не подходит. Можно создать совершенно новый шаблон на основе существующего шаблона либо на основе существующего документа.
Задание 3. Создание нового шаблона на основе существующего документа.
Создайте новый документ на основе шаблона Normal.dotx. Это будет бланк приказа.
В первой строке введите текст: «ПРИКАЗ».
Установите следующие параметры:
размер шрифта – 20 пт;
начертание – Полужирный;
выравнивание абзаца – По центру;
интервал после абзаца – 24 пт.
Во второй строке установите размер шрифта – 14 пт, интервал после абзаца – 30 пт и введите текст «Санкт-Петербург».
Затем выберите табулятор По правому краю и установите его на линейке в позицию – 16 см.
Нажмите на клавишу Tab. При этом курсор мыши будет установлен в конце строки.
Перейдите на вкладку Вставка и выберите команду Дата и время
в группе команд Текст
(рис.14.4).
Рис.14.4. Группа команд Текст на вкладке Вставка
Появится диалоговое окно Дата и время, показанное на рис.14.5.
Рис.14.5. Диалоговое окно Дата и время
Выберите формат, содержащий и дату, и время с указанием часов и минут.
В третьей строке установите следующий формат:
размер шрифта – 12 пт;
начертание – обычный;
выравнивание абзаца – по ширине;
интервал перед абзацем и после абзаца – 0 пт;
отступ первой строки – 1 см;
междустрочный интервал – полуторный.
В четвертой строке установите два табулятора, выравнивающие текст по левому краю в позиции 1 и 12 см.
С помощью клавиши Tab переместитесь в первую позицию и введите текст «Директор ООО «Курьер», затем во второй позиции – «Иванов И.И.».
Примерный вид бланка приказа представлен на рис.14.6.
-
Приказ
Санкт-Петербург 07.12.2009 13:03
Директор ООО «Курьер» Иванов И.И.
Рис.14.6. Шаблон бланка приказа
Сохраните документ как шаблон:
откройте список команд, нажав на кнопку Office;
выполните команду Сохранить как, затем из выпадающего списка выберите команду Шаблон Word;
в появившемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Имя файла: введите имя документа – «Приказ»;
затем в поле Тип файла выберите – Шаблон Word (*.dotx). Фрагмент диалогового окна Сохранение документа показан на рис.14.7;
Рис.14.7. Фрагмент диалогового окна Сохранение документа
проверьте, что открыта папка Шаблоны;
выполните команду Сохранить.
Задание 4. Создание нового шаблона на основе шаблона Normal.dot.
Нажмите кнопку Office, выберите команду Создать.
В списке шаблонов выберите группу Мои шаблоны… Появится диалоговое окно Создать (рис.14.8).
Рис.14.8. Диалоговое окно Создать
3. Выберите шаблон Новый документ.
4. Проверьте, что
внизу справа диалогового окна Создать
в поле Создать
выбрана селекторная кнопка шаблон
.
5. Нажмите кнопку ОК.
6. Создайте верхний колонтитул с названием предприятия, отделив его от основной части бланка линией любого типа снизу.
7. Создайте нижний колонтитул с адресом и телефоном предприятия, отделив его от основной части бланка линией любого типа сверху.
8. В основной части бланка слева вверху вставьте фирменный знак предприятия, а справа вверху оставьте свободное место для возможного заполнения.
9. Установите шрифт – Verdana, размер – 12 пт, начертание – обычный, отступ первой строки – 1 см.
Примерный вид шаблона бланка предприятия показан на рис.14.9.
Рис.14.9. Примерный вид шаблона бланка предприятия
10. Сохраните шаблон с именем Бланк предприятия в папке Шаблоны и закройте его.
11. Теперь на основе шаблона Бланк предприятия создайте новый документ и сохраните его в папке Файлы для проверки с именем Упражнение 12.docx.
При создании большого количества шаблонов в папке Шаблоны можно создать несколько папок для сохранения собственных шаблонов, например, это могут быть папки: Письма, Приказы и т.п. Папки можно создать с использованием традиционных средств Microsoft Windows. В этом случае при сохранении шаблона в диалоговом окне Сохранение документа следует сначала открыть соответствующую папку и только затем сохранить шаблон. Папку можно создать и непосредственно в окне Сохранение документа. Для этого следует нажать кнопку Новая папка, ввести имя создаваемой папки и перейти в нее.
После создания новых папок в окне Создать появятся новые соответствующие вкладки (см. рис.14.8). Для создания документа необходимо сначала перейти на соответствующую вкладку.