Разработка Табеля форм документов

Этап 1. Сбор и анализ материала. Цели этапа: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

Изучается документация организации и в первую очередь:

• документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;

• организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;

• распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;

• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

• документация организации как минимум за последний год ее существования.

Образец

Карта обследования формы документа

Документ     Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу     ^{(наименование документа)}   Файл     Приказ-прием   Функция управления     Управление персоналом   Решаемая задача     Подбор персонала   Код по ОКУД     02811518    Код внутренний     нет   Униф. форма №     Т-1 Утверждена пост. Госкомстата от 06.04.2001 № 26     ^{(кем, когда)}   Подразделение-составитель     Отдел персонала   Лицо, ответственное за подготовку     Специалист 1-й категории   Периодичность подготовки     по мере необходимости   Визы: 1.     Руководитель подразделения, в которое поступает работник     ^{(должность, подразделение)}   2.     Руководитель отдела персонала   3.     Юрист   4.     Зам. генерального директора, курирующего подразделение     Ознакомительная виза работника   Внешнее согласование     Нет     ^{(наименование организации)}       Подписи     Нет     ^{(должности лиц, подписывающих документ)}       Утверждение: правовым актом     нет     должностным лицом     нет     ^{(вид документа)    (должность)}   Печать гербовая     нет     иная     нет   Место регистрации     Отдел персонала     Кол-во экз.     3   Адресат     Внутренний документ   Место хранения     1-й экз. – дело, 2-й экз. – личное дело, 3-й экз. – бухгалтерия     ^{(подлинника, копии)}  

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. В карте обследования формы документа фиксируются следующие сведения:

• полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

• функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Этап 2. Выбор формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, и др. Если разработка Табеля преследует более широкие цели – регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.