Унификация документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

                       

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Работа по унификации включает:

• разработку, внедрение и ведение УСД;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

УСД представляет собой комплекс взаимоувязанных:

• унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности;

• средств их ведения;

• нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Опишите, в чем состоит эффект от использования в практике управления унифицированных форм документов:

                           

Действующие унифицированные системы документации

№	Краткое наиме­но­ва­ние	Полное наименование	Ответственный за разработку и ведение
1.	УСОРД
2.	УСПУД
3.	УСБД
4.	УСФДБ
5.	УСОСД
6.	УСУОБД
7.	УСДТ
8.	УСДПФ
9.	УСВД

Унифицированные формы документов, составляющие УСД, после их государственной регистрации включаются в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности.

Унификация формы документов предполагает:

• определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

• установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

• унификацию текстов документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой. Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации. Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.