Рациональная организация информационного обеспечения деятельности руководителя

1. Выяснить темы, по которым будут систематически осуществляться поиск и представление данных.

2. Уточнить объем, форму, периодичность и сроки представления информации; если представление информации осуществляется в форме устных обзорных докладов, то установить конкретное время доклада.

3. Подготовить и представить на рассмотрение руководителю проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) предписывающих сотрудникам организации в определенный срок представлять определенные сведения, если это необходимо для выполнения информационного задания.

4. Провести изучение и анализ однократных информационных запросов руководителя с целью выявления их ситуационной, тематической и хронологической закономерностей.

5. Обеспечить себе оперативный доступ к необходимым источникам информации: организовать подписку на печатные и электронные издания, сформировать и пополнять собственный справочно-информационный аппарат (каталоги, картотеки, досье и т.п.)

Практическая работа 3: сбор, обработка и анализ информации о состоянии рынка труда.

Образовательное учреждение ХХХ, занимающееся профессиональной переподготовкой кадров, планирует открыть филиалы в четырех регионах. По данным проекта «СтОящие люди» оценить привлекательность различных профессий для жителей региона, представить свои предложения по выбору специальностей подготовки во вновь открываемых филиалах.

Результаты информационной работы изложить в форме информационно-аналитической справки (MS Word), представив в приложении сведения в наглядной табличной и графической форме (MS Excel).

Практическая работа 4: сбор, обработка и анализ информации по запросу руководителя.

А. Провести информационную работу (в парах):

• определить цель работы;

• определить задачи работы;

• найти источники информации (не менее трех источников);

• провести анализ фактов и сделать выводы;

• предложить свои рекомендации по выбору;

• продумать наглядную форму изложения сведений;

• составить информационно-аналитическую справку по проблеме (MS Office);

• подготовить презентацию для сопровождения устного выступления.

Б. Обсудить работу других участников по принципу черно-белого оппонирования:

1. перечислить три наиболее сильные стороны представленной работы;

2. перечислить два момента, требующих доработки;

3. внести свои предложения по усовершенствованию;

4. оценить выступление на основе четырехбалльной шкалы (плохо, слабо, хорошо, отлично) по следующим критериям:

   а) наличие цели; б) четкость задач; в) достоверность источников; г) логическая стройность изложения;

   д) правомерность выводов; е) язык и стиль работы; ж) аккуратность оформления;

5. сделать итоговый вывод о работе.

Основные понятия в сфере стандартизации установлены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»)

Стандарт –                         Различают стандарты международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Стандартизация –                                

Цели стандартизации:                                

Принципы стандартизации:                                    

Документы в области стандартизации, действующие на территории РФ:                                

Функции национального органа Российской Федерации по стандартизации                                    

Правила разработки и утверждения национальных стандартов:                                        

Стандарты организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных организаций, саморегулируемых организаций, объединений юридических лиц могут разрабатываться и утверждаться ими самостоятельно исходя из необходимости применения этих стандартов для целей, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона, для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.

Порядок разработки, утверждения, учета, изменения и отмены стандартов организаций устанавливается ими самостоятельно.

Международные стандарты разрабатываются и принимаются ISO (Международной организации по стандартизации), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК):

• ТК 46 – стандарты в сфере делопроизводства и архивного дела;

• ТК 154 – стандарты на информационные элементы, форму и содержание документов, а также на информацию в области управления, торговли и промышленности;

• ТК 68 – стандарты в области банковского дела

• ТК 171 – в области воспроизведения документов.

В частности, приняты международные стандарты:

• ISO 216-1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В»;

• ISO 2014-1976 «Написание календарных дат в цифровой форме, правила адресования почтовых отправлений»;

• ISO 8439-1990 «Разработка бланков документации. Основные положения»;

• ISO 5127-2001 «Документация и информация. Словарь терминов»;

• ISO 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией»;

• ISO 15836-2003 «Информация и документация. Состав элементов метаданных Дублинского ядра».

Государственные стандарты в области оформления документов:

• стандарты на системы документации –

ГОСТ Р 6.30-2003       

• терминологические стандарты –

ГОСТ Р 51141-98        ГОСТ 7.0-99        ГОСТ 7.69-95       

• общие требования к издательскому оформлению документов –

ГОСТ 7.23-96         ГОСТ 7.5-98        ГОСТ 7.83-2001       

• технологические стандарты, унифицирующие процессы работы с документами –

ГОСТ 7.1-84       

• стандарты на материальные носители информации –

ГОСТ 18510-87Е         ГОСТ 9327-60   

   

• стандарты на средства документирования.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст. Стандарт предназначен для:

               

Основные определения:

Документ -                 Управление документами -             Система управления документами -             Конвертация -         Миграция -                 Метаданные -            

Управление документами в организации включает:

               

Система управления документами создается в организации, чтобы:

           

Регулирующая среда:

               

Политика управления документами:

                   

Ответственность в области управления документами предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами:

               

Основное требование к системам ДОУ

       

Комплексная программа управления документами:

                                           

Характеристики документа:

                                       

Стратегия управления документами:

                                           

Характеристики документных систем:

                               

Методология проектирования и внедрения систем управления документами:

                                                   

Основные процессы управления документами:

                                                                  

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. унифицированная форма документов включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов, их рациональное расположение, предусматривает удобные способы заполнения и составления.