Информационная работа референта

• систематический сбор и обработка информации по определенной теме или проблеме для периодических референтских докладов как в устной, так и в письменной форме;

• сбор, обработка и анализ информации по специальному запросу руководителя.

Этапы информационной работы референта

1. Формулировка цели работы, т.е. необходимо переформулировать поручение руководителя, чтобы четко представлять смысл и результат своей деятельности.

«Узнайте, куда отправить секретарей для повышения квалификации» – необходимо составить перечень учебных заведений, предлагающих оптимальные программы обучения секретарей по оптимальной цене. Можно уточнить.

2. Составление плана работы, т.е. определение последовательности решаемых вопросов (задачи работы).

• типы существующих учебных заведений;

• продолжительность обучения;

• перечень изучаемых дисциплин;

• содержание учебных программ;

• количество часов, отведенных для каждой дисциплины;

• стоимость учебного часа;

• наличие учебных пособий;…

3. Выявление и составление перечня источников информации, необходимой для достижения поставленной цели.

Наиболее часто используются:

• специализированные издания, имеющий периодический или непериодический характер, в т.ч.: официальные издания органов государственной власти и управления, справочная литература по соответствующему вопросу;

• электронные информационные базы, в т.ч. с доступом через интернет, каталоги и поисковые системы интернета;

• внутренние информационные базы организации;

• источники информации единичного или случайного, в основном используются для получения информации по специальному однократному запросу.

4. Анализ и отбор источников информации.

Анализ – оценка того, насколько данный источник соответствует общим критериям оценки информации (полнота, достоверность, оперативность и т.д.). При отборе источника необходимо по возможности выбирать те, которые содержат первичную, не интерпретированную информацию – первоисточник.

4. Сбор, обработка, анализ информации. Работа проводится в следующих направлениях.

• Фактография, т.е. фиксация фактов без их анализа и обобщения (количественные показатели, статистические данные, конкретные факты);

Часто фактографические данные являются результатом анкетирования объекта исследования. Особое значение имеют разработка и использование унифицированной формы фиксации информации (анкеты, опросного листа). Целесообразно использовать табличную форму:

Объект
Критерии	Данные
Критерий 1
Критерий 2
Критерий 3
…

Критерии, параметры, признаки должны, с одной стороны, достаточно полно и достоверно характеризовать объект, с другой – позволять при необходимости сравнить (сопоставить) объект с другими объектами изучения.

Данные по каждому объекту вносятся в унифицированную форму.

• Обработка текстов письменных источников: тексты письменных источников наряду с полезной информацией содержат избыточную (для решения конкретной задачи).

В основу обработки текстов письменных источников положен принцип «сжатия», т.е. концентрации информации. Информация делится на главную (основные положения, факты, цитаты, статистические данные) и второстепенную (примеры, пояснения, аргументы). В отдельных случаях необходимо помимо результатов обработки необходимо предоставлять полный текст источника.

Ссылка на письменный источник информации включает в себя следующие обязательные элементы библиографического описания:

При оформлении ссылок на печатные издания используют библиографическое описание, расположенное на второй странице издания.

Аннотация – краткое обобщенное описание (характеристика) книги, статьи. Используется, если необходимо представить краткий обзор литературы, изданной по соответствующей теме за определенный период. Рекомендуемый объем – 500 печатных знаков.

Схема аннотации: Библиографическое описание + Содержательная часть:

Практическая работа 1: аннотация статьи.

	Лексические средства	Аннотация
Выходные данные	фамилия и инициалы автора; заглавие – название произведения; издание; выходные данные – место издания, наименование издательства; год издания; фактическое количество страниц, листов.
Основная тема	В книге (статье) рассматриваются вопросы… …излагаются задачи… …дается обзор …даются сведения …особое внимание обращено на… …описан метод… …изложена теория… …книга посвящена проблеме… …автор анализирует (рассказывает, утверждает, предлагает)…
Основные положения	Книга состоит из …разделов …в книге подробно рассмотрены (описаны)… …приведены многочисленные примеры (цифровые данные, расчеты, малоизвестные сведения)… … дано систематическое изложение… …делается попытка…
Адресная направленность	Книга (статья) предназначена для… …представляет интерес для специалистов в области…

Реферат – композиционно организованное, обобщенное изложение содержания источника информации. Подготовка реферата предполагает критическое отношение к тексту источника и изложение позиции референта.

Типовая модель информационного реферата (объем 200‑400 слов):

Ввод­ная часть	В статье «…», опубликованной в журнале «…» №… за …год, рассматриваются вопросы (проблемы, пути, методы)… Автор статьи – ведущий ученый (крупный специалист в области…) Статья называется (носит название, озаглавлена)
Тема статьи, общая харак­теристика	Тема статьи (статья на тему, статья посвящена теме, проблеме, вопросу) … Статья представляет собой обобщение (изложение, обзор, анализ, описание)… Автор рассматривает… В статье идет речь (рассматривается, говорится, дается оценка, анализ, обобщается, представлена точка зрения)… Сущность проблемы сводится к… (заключается в…, состоит в…) Задача, по мнению автора, заключается в том, чтобы…
Композиция статьи	Статья делится на … части (состоит из … частей), начинается с…, заканчивается… Во введении формулируется (дается определение)… В начале статьи определяются (излагаются) цели (задачи)… Далее дается общая характеристика проблемы (глав, частей, исследования, статьи)… В статье автор ставит (освещает, затрагивает, останавливается, касается) следующие проблемы… В основной части излагается (приводится) аргументация в пользу (против)…, дается обобщение (научное описание, анализ) … В статье также затронуты такие вопросы, как …
Аргументация основных положений	Автор приводит (ссылается на) примеры (факты, цифры, данные), подтверждающие (иллюстрирующие) его положения. В статье приводится (дается)… Свои рассуждения автор иллюстрирует конкретными фактами и примерами, приводит рисунки, фотографии, таблицы… Автор приводит пример того, как… (цитаты из …, факты, цифры, данные, иллюстрирующие это положение).
Заключение, выводы автора	Автор приходит к (подводит нас к ) выводу о том, что … (заключению…), делает вывод… (подводит итог). В заключение автор говорит (утверждает), что… В конце статьи подводятся итоги… В заключение говорится, что… Сущность вышеизложенного сводится к… В целом (в основном) следует, что… Из этих данных следует, что… Анализ выполненных исследований свидетельствует… На основании полученных данных автор приходит к выводу… Обобщая сказанное…
Выводы и оценки референта	В итоге можно (необходимо, хотелось бы) сказать (подчеркнуть, отметить)… Таким образом, в статье нашло отражение (убедительно доказано, получили исчерпывающее освещение)… Оценивая работу в целом, можно утверждать… Безусловной заслугой автора является… Заслуга автора состоит (заключается) в… Основная ценность работы состоит (заключается) в… Автор справедливо указывает (убедительно доказывает, правильно подходит)… Можно согласиться с автором, что… Следует признать достоинства такого подхода к рассмотрению… Достоинством (недостатком) работы является… К достоинствам (недостаткам) работы относятся… С теоретической (практической) точки зрения важно (существенно)… Вызывают возражения (сомнения)… Нельзя (не) согласиться… Существенным недостатком работы можно считать… Автор не раскрывает содержания (игнорирует общеизвестные факты, не подтверждает сказанное примерами) … Дискуссионно (сомнительно, спорно), что…

Практическая работа 2: информационный реферат статьи.

• Обработка, обобщение (анализ) полученной информации. Используются методы:

• расчетов – суммирование данных, выведение средних показателей, пропорциональных зависимостей;

• сравнения (сопоставления) – если необходимо сопоставить сведения о нескольких объектах; данные за несколько периодов; данные нескольких источников; выводы, позиции, мнения нескольких авторов; сопоставление позволяет сделать выводы об общих закономерностях, типизировать отдельные признаки, выявлять уникальные критерии.

• Выбор и создание формы представления информации. Выбор формы определяется поставленной руководителем задачей.

Основные формы представления информации в практике работы референта:

• устная информация используется в том случае, когда данные необходимы руководителю «для сведения», он не планирует их в дальнейшем обобщать, анализировать или использовать в качестве доказательства;

• выписка – копия части текста документа, изготавливается с помощью современных копировальных средств; в копии необходимо

• выделить (подчеркнуть) главную информацию и оформить ссылку на ее источник;

• если выписка представляет собой копию организационно-распорядительного документа, необходимо оформить отметку о заверении копии;

• сводная таблица наиболее часто используется для представления информации, т.к. содержит только необходимую информацию, упрощает сопоставление данных, позволяет сократить время принятия решения;

Критерии	Учеб­ное заведе­ние А	Учеб­ное заведе­ние В	Учеб­ное заведе­ние С	Учеб­ное заведе­ние D	Учеб­ное заведе­ние Е
Делопроизводство, академ.ч	20	24	28	24	32
Секретарское дело, академ.ч		20	16
Оргтехника, академ.ч		4	4	4	4
Компьютерная подготовка, академ.ч	20	40	56	80	40
Машинопись, академ.ч	40	20	52	40	32
Русский язык и основы редактирования, академ.ч		4	4		8
Основы кадрового документирования, академ.ч		4		8
Основы бухгалтерского учета, академ.ч		4	4	4	20
Психология делового общения, академ.ч	16	12	12	12	20
Деловой этикет, академ.ч	8	20	4	4
Имидж деловой женщины, академ.ч	8	20	4	4
Основы правовых знаний, академ.ч		4
Менеджмент, академ.ч.	20
Маркетинг, академ.ч.					40
Всего, академ.ч
Стоимость академ.ч, руб.	25	50	45	40	70
Учебные пособия	+	+	+	+	+
Количество занятий в неделю	3	3	5	3

Проанализировав данную таблицу, можно рассчитать суммарные и средние значения, установить типовой набор дисциплин, найти среднее количество учебных часов по дисциплине, выявить особые предложения.

• тематический реферат включает в себя глубокий анализ источников и синтез полученной информации. Рекомендуемый объем тематического реферата – от 500 до 1000 слов.

Этапы тематического реферирования:

1. Выбор темы, обусловленный заданием руководителя.

2. Библиографический поиск.

3. Обработка текстов источников и анализ информации. Основные приемы работы с текстами: просмотровое чтение, конспектирование, выписки, составление тезисов и др.

4. Выбор способа сопоставления данных разных источников (хронологически, описательно, аналитически).

5. Составление плана (тезисов) реферата и определение его структуры.

6. Составление реферата. Особое внимание необходимо обратить на аргументирование каждого тезиса в собственных формулировках, приведение необходимых доводов, цитат, статистических данных, фактов, доказывающих правильность тезиса.

7. Составление списка литературы с группировкой по алфавитному, систематическому либо хронологическому признаку.

• аналитическая справка (обзор) обеспечивает доказательность информации, поэтому используется в основном для представления информации в сторонние организации: поставщикам, потребителям, партнерам и т.д. Содержание справки описывает этапы информационные работы и фиксирует данные, полученные в результате информационного поиска.

Информационно-аналитическая справка включает в себя следующие разделы:

1. цель и задачи работы;

2. обзор источников информации, критерии и обоснование их отбора;

3. основное содержание: факты, показатели, статистические данные и т.д., излагаются в обобщенном виде в соответствии с порядком решения задач работы;

4. выводы и предложения: выводы должны соответствовать целям работы, а предложения (если необходимо) – включать в себя рекомендации по ее практическому применению;

5. приложения – материалы, которые разъясняют или дополняют основное содержание: таблицы, схемы, диаграммы, графики и т.п.

6. список источников и литературы, которые использовались при подготовке работы.

СПРАВКА

О повышении квалификации секретарей

В связи с необходимостью повышения квалификации секретарей ЗАО «Прогресс» было проведено изучение рынка образовательных услуг. Цель работы: выявление учебного заведения, предлагающего оптимальные программы обучения секретарей по оптимальной цене. Объектами изучения являлись учебные центры и курсы, предлагающие услуги по дополнительному образованию. Основными задачами работы являлись составление перечня соответствующих учебных заведений и сопоставление следующих данных:

• продолжительность обучения;

• перечень изучаемых дисциплин;

• количество часов, отведенных для изучения каждой дисциплины;

• наличия дополнительных учебных программ;

• стоимость учебного часа;

• наличие учебных пособий.

В качестве источников информации использовались журналы «Где учиться?», «Куда пойти учиться» за сентябрь 2004 г. как специализированные издания данного сегмента рынка, предлагающие наиболее полную и достоверную информацию. Данные печатных изданий дополнялись информацией из Internet и сведениями, полученными в ходе опроса контактных служб учебных заведений.

В ходе изучения рынка образовательных услуг установлено:

1. Обучение профессии «Секретарь-референт» предлагают более 30 учебных курсов и центров, 10 из них являются специализированными учебными заведениями, остальные – многопрофильные. При отборе учебного заведения необходимо руководствоваться систематичностью упоминаний о нем в периодических изданиях соответствующего профиля.

2. Установлен типовой набор дисциплин, предлагаемых в учебной программе каждого цента, а именно: делопроизводство, компьютерная подготовка, машинопись и психология делового общения. Большая часть учебных заведений (80%) включила в свои программы преподавание основ бухгалтерского учета, делового этикета и имиджа деловой женщины. Другие учебные центры (20%) предлагают обучение секретарскому делу, русскому языку и основам редактирования, кадровому делопроизводству. Отдельные учебные заведения включили в свои программы изучение основ правовых знаний (учебное заведение В), маркетинга (учебное заведение Е) и менеджмент (учебное заведение А).

3. В среднем отводится на изучение делопроизводства 25.6 академ.ч., секретарского дела – 18, компьютерной подготовки – 49.2, машинописи – 36.8, русского языка и основ редактирования – 5.3, основ бухучета – 4, психологии делового общения и имиджа деловой женщины – по 5.3 академ.ч. При этом учебное заведение Е выделяет 20 академ.ч. на изучение основ бухгалтерского учета, а учебное заведение А – 20 академ.ч. на изучение этикета и имиджа.

4. Содержание учебных программ типизировано следующим образом:

Дисциплина	Изучаемые темы
Делопроизводство	Составление и оформление документов; регистрация, систематизация; хранение, контроль исполнения
Секретарское дело	Организация совещаний, переговоров, приема посетителей, обеспечение и фильтрация телефонных контактов, планирование и организация рабочего дня руководителя
Оргтехника	Копировальные устройства, факсимильные аппараты, сканеры, принтеры, модемы
Компьютерная подготовка	MS Windows, MS Word, MS Excel

При этом учебное заведение С включило в программу изучения делопроизводства автоматизацию организации документооборота, а в курс компьютерной подготовки – MS Outlook и обзор систем электронного документооборота.

5. Оптимальную стоимость обучения можно выявить, сопоставив стоимость 1 академического часа каждого учебного заведения со средним показателем стоимости 1 академического часа. Средняя стоимость академ.ч – 45 руб. Учебное заведение А установило цену 1 академ.ч – 25 руб., учебное заведение В – 50 руб.

6. Каждое учебное заведение включило в цену учебного курса стоимость пособий. При этом учебные центры С и В предлагают учебные пособия, подготовленные преподавателями учебного заведения.

7. Продолжительность обучения варьируется в диапазоне 2‑4 месяца, чтоб обусловлено разным количеством занятий в неделю при среднем показателе 3.

Сопоставление данных об учебных заведениях показало, что в большей степени соответствует критериям отбора учебное заведение С, поскольку предлагает:

• необходимый и достаточный перечень дисциплин;

• углубленное изучение специальных дисциплин;

• квалифицированных преподавателей (авторов учебных пособий);

• среднюю стоимость обучения.

Приложение:	1. Сводная таблица данных об обучении профессии «Секретарь-референт» на 1л. в 1 экз.
	2. Список литературы на 1 л. в 1 экз.
Референт	А.А. Алексеева