Основные классификаторы документов организации

	Номенклатура дел	Табель форм документов
Признаки классификации
Распределение документов на верхних ступенях классификации
Распределение документов на нижних ступенях классификации

Методы кодирования

Код (индекс) – система условных обозначений, присваиваемых объектам и классификационным группировкам.

Кодирование (индексирование) – присвоение кодов (индексов) объектам классификации и классификационным группировкам.

Знаки, составляющие индекс или код, называются их алфавитом. Алфавит может включать буквы, цифры, знаки пунктуации и их комбинации.

Характеристики кода:

• алфавит – знаки, используемые для образования кода;

• основание кода – число знаков в алфавите кода;

• длина кода.

Индекс или код является идентификаторами объекта классификации или классификационной группировки. Его назначение состоит в однозначном обозначении объектов классификации. Это формализованное имя объекта, которое обеспечивает возможность точного определения объекта классификации. Поэтому разработчики классификационных схем стремятся сделать индексы или коды мнемоничными, то есть такими, чтобы по внешнему виду, алфавиту кода пользователь уже мог определить объект и узнать возможно больше информации о характере объекта классификации, для которого использован этот код.

Кодирование – это процесс преобразования одного алфавита сообщения в другой алфавит. Кодирование документа – это процесс преобразования документа на естественном языке в язык кода. Основное назначение кодирования состоит в приспособлении информационного сообщения к каналу связи. Поэтому кодирование документов и документной информации направлено на приспособления документам к возможностям его обработки с помощью средств вычислительной техники. С помощью кодирования информации обеспечивается возможность ее представления в компактной форме, ускоряется запись данных в первичных документах и в документах на машинных носителях и последующая обработка этих данных. Кодирование документной информации обеспечивает ее защиту от несанкционированного доступа.

Кодирование информации прошло длительный путь развития со времен появления письменности до широкого внедрения современных информационных технологий. Первоначально кодирование документной информации осуществлялось в виде криптографии (тайнописи) – системы приемов изменения сообщения на естественного языке, используемой с целью сделать это сообщение понятным лишь ограниченному кругу лиц, знающих эту систему..

Научно-техническая революция сопровождалась появлением различных видов кодов, которые не только защищали информацию от несанкционированного доступа, но и приспосабливали передаваемое сообщение к каналу связи и техническому устройству передачи и обработки информации.

Приведите примеры систем кодирования:

                   

Назначение кодов техинко-экономической и социальной информации:

1. однозначное обозначение объектов классификации;

2. передача в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов.

Требования к методам кодирования технико-экономической и социальной информации:

• метод должен предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;

• обеспечение по возможности минимальной длины кода;

• обеспечение достаточного резерва незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;

• ориентация на автоматизированную обработку информации.

Методы кодирования
регистрационные (носят самостоятельный характер)		классификационные (основаны на предварительной классификации объектов)
порядковый	серийно-порядковый	последовательный	параллельный
Суть метода
Кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера.	Кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натурального ряда) за объектами с одинаковыми признаками. В середине или конце каждой серии предусматривается определенное количество кодов для резерва.	Код классификационной группировки и/или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. Код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.	Код группировки и/или объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. Признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Возможны два варианта записи кодов объектов. 1. Каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включатся в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять, если объекты характеризуются неодинаковым набором и числом признаков. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки. 2. Для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кода объекта.
Порядковый	Серийно-порядковый	Последовательный		Параллельный
Преимущества
Недостатки
Применение
Чаще применяется в сочетании с другими методами кодирования.	Целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.	Целесообразно применять, если набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.		Подходит в тех случаях, когда набор признаков классификации часто меняется. Целесообразно использовать его для кодирования однородных объектов, иначе емкость классификатора используется не полностью.

В классификационных методах даже при глубокой классификации объектов код несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в регистрационных код идентифицирует объект, но не несет информацию о его свойствах. Поэтому чаще всего классификаторы сочетают обе разновидности методов.