Разработка Альбома унифицированных форм документов

При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

Этапы разработки Альбома форм документов

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля.

При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.

Для того чтобы обеспечить правильное применение унифицированных форм документов, включенных в Альбом форм, целесообразно разработать инструкцию по применению форм документов. В инструкцию целесообразно включить положения, касающиеся правил заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме, положения о характере информации, вносимой в форму, о количестве экземпляров создаваемых документов, порядке их удостоверения (визирования, подписания, утверждения, удостоверения печатью), местонахождении различных экземпляров документа и др.

Альбом форм документов утверждается руководителем организации и является обязательным для работников организации. Для работы в структурных подразделениях используется электронный вариант Альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов, при этом должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

Опишите, какие преимущества дает организации составление Табеля и Альбома форм документов:

                                                   

Запишите 2-3 различных определения понятия «классификация» (с указанием источника):

                                                   

Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные понятия).

Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Цель классификации – определить такое место объекта в системе, которое указывает на его свойства. Классификация является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации.

Функции классификации: