1.8. Селекція записів за допомогою розширеного фільтра
Розширена фільтрація використовується для відбору даних за складними критеріями (можуть застосовуватися обчислюються критерии, що), а також для формування документів з новою структурою. Для її реалізації необхідно виділити сукупністі комірок для формування критеріїв фільтрації (умов відбору) і для розміщення відфільтрованих даних.
Запуск розширеного фільтра виконується по команді Данные/Фильтр/Расширенный фильтр, яка викликає на екран однойменне діалогове вікно (рис. 17).
Рис. 17. Вікно «Расширенный фильтр»
У вікні задаються:
режим обробки (результат скопіювати в інше місце робочого листа або залишити на місці розміщення основної таблиці);
діапазон розміщення основної таблиці;
діапазон блоку критеріїв, де розміщені обрані користувачем умови фільтрації;
діапазон комірок, куди необхідно розмістити результати фільтрації.
Результат фільтрації записів з таблиці «Розрахунково-платіжна відомість» за критеріями діапазону $C$23:$E$26 наведений на рис. 18. Результати фільтрації розміщаються в діапазоні $G$23:$I$55, який не є фіксованим і може бути змінений у будь-якому напрямку.
Рис. 18. Результати розширеної фільтрації
1.9. Подання даних у вигляді зведених таблиць
Компактне розміщення даних з їхньою статистичною обробкою для оперативного аналізу забезпечують зведені таблиці. Вони створюються майстром зведених таблиць, що активізується по команді Данные/Сводная таблица. При цьому відкривається перше діалогове вікно, де визначається джерело даних і вид зведеного об'єкта (рис. 19).
Рис. 19. Вікно «Мастер сводных таблиц и диаграмм шаг 1 из 3»
Як приклад розглядається зведена таблиця, у якій представлене кількісний розподіл категорій платників податків по цехах підприємства на основі дані таблиці «Відомості про працівників підприємства», розміщеної на листі «Працівники». Тому на другому кроці задається абсолютна адреса діапазону даних для зведеної таблиці (рис. 20).
Рис. 20. Вікно «Мастер сводных таблиц и диаграммшаг 2 из 3»
В останнім вікні майстра визначається місце положення зведеної таблиці (рис. 21).
Рис. 21. Вікно «Мастер сводных таблиц и диаграмм шаг 3 из 3»
Після клацання по кнопці «Готово» на екрані відображуються список полів вибраної таблиці і макет звідної таблиці. Слід буксируванням вказати положення потрібних полів в областях макету (рис. 22).
Рис. 22. Вікно «Список полей свободной таблицы»
Після виконання всіх зазначених дій формується зведена таблиця (рис. 23), у якій у наочній формі відображений розподіл категорій платників податків по цехах.
Рис. 23. Зведена таблиця
1.10. Графічне подання табличних даних
Для забезпечення оперативного аналізу табличних даних їх доцільно представити в наочній графічній формі. MS Excel забезпечує створення цілого ряду стандартних і нестандартних типів діаграм, кожна з яких має кілька різновидів.
Діаграми формуються за допомогою майстра діаграм, що автоматизує цей процес, створюючи діаграму за чотири наступні кроки:
Крок 1 – вибір типу й виду діаграми, а також перегляд її зразка.
Крок 2 – зміна або вибір діапазону даних, на основі яких буде побудована діаграма.
Крок 3 – уведення заголовків діаграми й формування її осей і сітки, а також параметрів, пов'язаних із зовнішнім оформленням діаграми.
Крок 4 – вибір варіанта розміщення діаграми: на поточному або окремому листі.
Як приклад розглядається технологія побудови гістограми для аналізу співвідношень між нарахованою заробітною платою, утриманнями й сум до видачі на руки за даними, які отримані в результаті автофільтрації за критерієм – код виконаної роботи РА0004.
Гістограму доцільно побудувати на окремому листі робочої книги.
Після виділення потрібного діапазону комірок варто клацнути на кнопці «Мастер диаграмм» стандартної панелі інструментів і виконати послідовно наступні дії:
у діалоговому вікні «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы» при активній вкладці «Стандартные» зі списку «Тип» вибрати «Гистограмма», а у вікне «Вид» вибрати «Объёмный вариант обычной гистограммы» і клацнуті на кнопці «Далее>»;
Рис. 24. Вікно «Мастер диаграмм» зі вкладкою «Стандартные»
у діалоговому вікні «Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы» при активної вкладці «Диапазон данных» (активна за умовчанню) у полі вводу «Диапазон:» перевірити діапазон комірок, значення яких будуть використовуватися при побудові (рис. 25). Після цього необхідно клацнути на кнопці «Далее>»;
Рис. 25. Вікно «Мастер диаграмм» зі вкладкою «Диапазон данных»
в діалоговому вікні «Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы» (рис. 26) клацнути на вкладці «Заголовки». У поле «Название диаграммы» ввести текст «Основні показники по заробітній платі». В поле «Ось X (категории)» ввести текст «Прізвище І. Б.», а у поле «Ось Z (значений)» - текст «Показники, грн.». Після цього необхідно активізувати вкладку «Легенда», вибрати положення перемикача «Добавить легенду», указати місце її розміщення й клацнути на кнопці «Далее>»;
Рис. 26. Вікно «Параметры диаграммы» зі вкладкою «Заголовки»
в діалоговому вікні «Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы» за допомогою альтернативного перемикача вибрати місце розміщення діаграми: на новому листі робочої книги або на існуючому (рис. 27).
Рис. 27. Вікно «Размещение диаграммы»
Після клацання на кнопці «Готово» діаграма буде побудована і прийме вид, представлений на рис. 28.
Рис. 28. Діаграма нарахувань
За допомогою кругової об'ємної діаграми доцільно відображати дані про структуру заробітної плати працівників у загальному фонді оплати праці.
Діаграму доцільно побудувати на окремому листі робочої книги. Послідовність дій при побудові цієї діаграми аналогічна описаної послідовності побудови гістограми.
Особливості побудови кругової діаграми такі:
на 1-му кроці роботи майстра вибирається тип «Круговая» і вид – об'ємний варіант розрізаної кругової діаграми»;
на 2-му кроці виділяється діапазони комірок, у яких розміщаються категорії, а потім при натиснутої клавіші <Ctrl> – дані;
на 3-му кроці при активній вкладці «Заголовки» у полі «Название диаграммы» необхідно ввести текст «Структура заробітної плати працівників у загальному фонді оплати праці», а при активній вкладці «Подписи данных» у групі альтернативних перемикачів «Подписи значений» установити перемикач у положення «доля»;
на 4-му кроці вибирається місце розміщення діаграми й, якщо при цьому вибирається окремий лист, то йому може бути привласнене ім'я, наприклад, «Кругова діаграма».
Після виконання зазначених дій кругова діаграма прийме вид, зображений на рис. 29. Основні елементи діаграми якщо буде потреба можуть бути відредаговані.
Рис. 29. Кругова діаграма розподілу фонду оплати праці
У випадку необхідності для аналізу даних можуть бути побудовані діаграми й графіки інших видів і типів.