1.6. Формування підсумкових даних

Забезпечення умов для аналізу даних, отриманих у таблиці, досягається поданням даних у вигляді проміжних і кінцевих підсумків. Для одержання проміжних підсумків необхідно виконати сортування записів таблиці-документа по полях-ключах, для яких потрібно одержати ці підсумки. У результаті сортування запису з однаковими значеннями обраного поля будуть згруповані.

Визначивши кількість підсумкових рядків таблиці, необхідно встановити поля документа, де проміжні підсумки доцільно обчислити, а також характер самих обчислень. Наприклад, відносно поля угруповання «Вид виконаної роботи» такими полями можуть бути: «ПІБ» (операція – кількість), «Нарахована заробітна плата» (операція – сума), «Соціальна пільга» (операція – сума), «До видачі» (операція – сума) і т.д.

Обчислення підсумків проводиться по команді Итоги меню Данные. Ця команда активізує діалогове вікно «Промежуточные итоги» с трьома спадаючими списками: «При каждом изменении в:», «Операция:» и «Добавить итоги по:» (рис. 12).

Рис. 12. Діалогове вікно «Промежуточные итоги»

У першому полі вибирається поле для угруповання («Вид виконаної роботи»), у другому - функція, що використовується для обчислення підсумків («Сума», «Мінімум», «Кількість» і ін.), а в третьому - одне або кілька полів, у яких формуються підсумки («ПІБ», «Кількість відпрацьованих годин», «Нарахована заробітна плата», «До видачі» і ін.).

Таблиця з підсумковими даними супроводжується кнопками з номерами 1, 2, 3, 4. З їхньою допомогою на екрані відображаються наступні результати розрахунків: тільки загальний підсумок, підсумок по який-небудь групі, а також таблиця із проміжними або кінцевими підсумками. Маніпулюючи кнопками зі знаками «+» або «-», можна виключати (включати) ті або інші групи записів або одержувати нові підсумкові результати (рис. 13).

Поточні проміжні підсумки виключаються за допомогою кнопки «Отменить» або по команді «Убрать все» (см. рис. 12). Початковий стан таблиці відновляється також по команді Данные/Итоги/Убрать все.

Рис. 13. Підсумкові дані

1.7. Селекція записів за допомогою автофільтрації

Для забезпечення умов аналізу даних доцільно використовувати інструмент автоматичної й розширеної фільтрації.

Авто фільтрація починається по команді Данные/Фильтр/Авто-фильтр. При цьому в заголовках полів з'являються кнопки розкриття списків умов фільтрації (рис. 14):

Рис. 14. Таблиця в режимі автофільтра

Селекція записів по критеріях списків полів виконується найпростіше: із списку вибирається один з критеріїв і натискується кнопка Enter. Процес селекції може продовжуватися, якщо задати критерії по інших полях. Таким чином, селекція записів по критеріях із списків полів може носити багатоступінчастий характер. При цьому критерії зв'язуються між собою логічною функцією И.

Функція автофільтру дозволяє створювати особливі критерії за допомогою операцій «Первые 10» і «Условие», які відкривають діалогове вікно «Наложение условия по списку» і «Пользовательский автофильтр». Критерії першого вікна представляються числом найбільших (найменших) значень вибраного поля, а також числовим і процентним обмеженням на число виведених на екран значень. Критерії другого вікна по суті реалізують логічні функції И і ИЛИ.

Наприклад, функція автофільтру застосована до наступних полів:

«Кількість відпрацьованого годинника» з критерієм «Условие» більше або рівно 100 годин (рис. 15).

Рис. 15. Вікно «Пользовательский автофильтр»

«Соціальна пільга» з умовою рівності 0,00 (рис. 16).

Рис. 16. Критерій відбору по полю «Соціальна пільга»