1.3. Формування головної таблиці

У відповідності зі структурою таблиці (див. рис. 1) в комірку А1 основної таблиці вводиться заголовок таблиці, а в комірку С2 зі списку, що розкривається, уводиться початок звітного періоду, у якому діють основні параметри положень держбюджету.

Для формування «шапки» таблиці вводяться текстові дані в комірки, обумовлені структурою таблиці.

Табельні номери вводяться зі списку, що розкривається, в комірки B4:B19, кількість відпрацьованих годин записуються в комірки D4:D19, вид виконаної роботи (також зі списку, що розкривається) - в комірки E4:E19.

Для уведення формул в обчислюються поля, що, доцільно сконструювати їх для першого працівника (відповідає четвертому рядку структури таблиці на рис. 3.1), а потім скопіювати ці формули в інші рядки таблиці. Конструювання формул може бути виконане в наступній послідовності.

1. Уведення даних у поле «ПІБ» (комірка B4) розрахунково-платіжні відомості доцільно виконати автоматично з використанням даних з довідкової таблиці «Відомості про працівників підприємства» і стандартної функції вертикального перегляду (ВПР) по ключовому полю «Табельний номер», значення якого записане коміркe C4 основної таблиці. Для цього в комірку B4 основні таблиці за допомогою майстра функцій конструюється наступна формула:

=ВПР(B4; Співробітники;2;ЛОЖЬ) & " " & ЛЕВСИМВ(ВПР(B4;Співробітники;3;ЛОЖЬ);1) & ". " & ЛЕВСИМВ(ВПР(B4; Співробітники;4;ЛОЖЬ);1) &".".

У цій формулі першим параметром функції ВПР є адреса комірки C4, у якій утримується значення табельного номера працівника.

Система буде послідовно переглядати вміст першого стовпця довідкової таблиці «Відомості про працівників підприємства». Коли відповідне значення параметра буде знайдено, в коміркі B4 відобразиться ПІБ працівника, записане в третьому стовпці знайденого рядка довідкової таблиці.

Третій стовпець обумовлений значенням третього параметра функції ВПР. Якщо ж у ключовому полі довідкової таблиці значення параметра не буде знайдено, то в комірку виводиться повідомлення «#Н/Д» (Немає даних).

Четвертому параметру функції ВПР необхідно привласнити логічне значення ЛОЖЬ для пошуку в довідковій таблиці конкретного (точного) значення табельного номера.

Для відображення в комірки B4 ініціалів працівника необхідно використовувати функцію ЛЕВСИМВ на підставі дані функції ВПР із кількістю лівих символів – 1, при цьому використавши для склейки амперсант (&).

2. Для визначення нарахувань заробітної плати по тарифі необхідно в комірку F4 увести формулу, у якій ураховуються дані, записані в поля «Табельний номер» (B4), «Кваліфікація» (таблиця «Відомості про працівників підприємства» комірка H3), «Кількість відпрацьованих годин» (D4) і «Вид виконаної роботи» (E4).

За значенням табельного номера працівника в довідковій таблиці «Відомості про працівників підприємства» необхідно визначити його кваліфікацію й використовувати це значення для пошуку значення тарифної ставки в довідковій таблиці «Тарифна сітка». Тоді формула для розрахунку заробітної плати буде містити вкладену функцію ВПР і мати такий вигляд:

=ВПР(E4;Таріф;ВПР(B4; Співробітники;8;ЛОЖЬ);ЛОЖЬ)*D4.

У цій формулі перший множник забезпечує розрахунок нарахованої заробітної плати відповідно до тарифу, а другий - кількість відпрацьованих годин.

3. Для визначення податкової соціальної пільги необхідно в осередок G4 увести формулу:

=ЕСЛИ(F4<=ВПР($G$2; Довідка;4;ЛОЖЬ)* ВПР($G$2; Довідка;5; ЛОЖЬ);ВПР($G$2; Довідка;3;ЛОЖЬ)* ВПР($G$2; Довідка;6;ЛОЖЬ);0).

У цій формулі з урахуванням звітного періоду ($C$2), порівнюється нарахована заробітна плата (F4) з добутком даних таблиці «Довідкова таблиця» Мінімальна заробітна плата ($C$2;Довідка;4; ЛОЖЬ) і Підвищувальний коефіцієнт для розрахунку верхнього порога заробітної плати ($C$2;Довідка;5;ЛОЖЬ). У випадку, якщо умова виконується, то в комірку G4 записується добуток даних таблиці «Довідкова таблиця» Прожитковий мінімум ($C$2;Довідка;3;ЛОЖЬ) і величина відсотка для розрахунку значення соціальної пільги ($C$2;Довідка;6;ЛОЖЬ). У противному випадку записується значення 0.

4. Для обчислення значення податкової соціальної пільги з урахуванням категорії платника податків (комірка H4) необхідно, використовуючи вкладену функцію ВПР як шукане значення, знайти категорію платника податків у таблиці «Відомості про працівників підприємства», а потім величину соціальної пільги у відсотках у довідковій таблиці «Категорія платника податків». Знайдене значення необхідно помножити на величину соціальної пільги (G4).

=ВПР(ВПР(B4; Співробітники;5;ЛОЖЬ);Пільга;2;ЛОЖЬ)*G4.

5. Для визначення податкової соціальної пільги з обліком дітей до 18 років, доцільно використовувати наступну формулу:

=ЕСЛИ(ИЛИ(ВПР(B4; Співробітники;5;ЛОЖЬ)="6.1.2.а"; ВПР(B4; Співробітники;5;ЛОЖЬ)="6.1.2.в"); H4*1,5*ВПР(B4; Співробітники;6;ЛОЖЬ);H4).

У цій формулі враховуються дві категорії платників податків:

1) категорія платника податків 6.1.2.а (самотня мати або батько розраховуючи на кожну дитину до 18 років);

2) категорія платника податків 6.1.2.в (має трьох або більше дітей у віці до 18 років розраховуючи на кожну таку дитину).

Результати аналізу приналежності платника податків до однієї із цих категорій поєднуються логічним оператором ИЛИ (при цьому категорію платника визначається із застосуванням функції ВПР із таблиці «Відомості про працівників підприємства»).

Для визначення величини соціальної пільги з урахуванням категорії платника податків використовується функція ЕСЛИ.

У випадку, коли логічна умова ИСТИНА, те її вихідна величина множиться на 150 % і на кількість дітей до 18 років (визначається по функції ВПР із таблиці «Відомості про працівників підприємства»). У противному випадку привласнюється значення комірки H4 (Соціальна пільга з урахуванням категорії платника податків).

6. Податок з доходу (комірка J4) розраховується по формулі:

=(F4-I4-K4-L4-M4)*ВПР($G$2; Довідка;2;ЛОЖЬ),

де перший множник - нарахована заробітна плата за винятком всіх утримань у бюджет, а другий - ставка прибуткового податку, знайдена по функції ВПР із таблиці «Довідкова таблиця».

7. Відрахування в пенсійний фонд (комірка K4) залежать від нарахованої заробітної плати (комірка F4): якщо нарахована величина менше 150 гривень, то відраховують 1% від її, інакше – 2%. Тому в комірку K4 необхідно ввести наступне вираження:

=ЕСЛИ(F4<150;F4*0,01;F4*0,02).

8. Відрахування на випадок безробіття становлять 0,5% від нарахованої заробітної плати (комірка F4).

Тому в комірку L4 поля «Відрахування на випадок безробіття» необхідно ввести наступну формулу:

=F4*0,005.

9. Фонд соцстраху також залежить від нарахованої заробітної плати (комірка F4): якщо вона менше прожиткового мінімуму, то відраховується 0,5% від нарахованої суми, інакше - 1 %. Тому в комірку M4 необхідно ввести наступне вираження:

=ЕСЛИ(F4<=ВПР($C$2; Довідка;3;ЛОЖЬ);

ВПР($C$2; Довідка;4;ЛОЖЬ)*0,005;F4*0,01).

10. Сукупність утримань (комірка N4) визначається сумою всіх видів відрахувань і розраховується по формулі:

=СУММ(J4:M4).

11. Сума до видачі (комірка O4) визначається різницею вмісту полів «Нарахована заробітна плата» (комірка F4) і «Усього утримане» (комірка N4):

= F4-N4.

Уведені формули в комірки четвертого рядка таблиці необхідно скопіювати у відповідних стовпцях в комірки інших рядків розрахунково-платіжної відомості (у розглянутому випадку рядки 5:19).

Для додання таблиці професійного виду необхідно виконати форматування основних елементів таблиці.

Установлення потрібної ширини стовпців таблиці може бути зроблено системою автоматично. Для цього необхідно буксируванням покажчика миші по заголовках стовпців виділити діапазон від А до О, а потім виконати команду Столбец меню Формат, а потім команду Автоподбор ширины.

Форматування комірки A1, що містить заголовок таблиці, можна зробити в такий спосіб:

клацанням на комірки зробити її активної;

на панелі інструментів форматування розкрити комбінований список розмірів шрифту натисканням лівою клавішею миші на кнопці розкриття списку й вибрати розмір, рівним 14 пунктам;

на панелі інструментів форматування клацанням на кнопці встановити напівжирний шрифт;

розмістити заголовок по центрі таблиці, виконавши виділення діапазону комірок A1:О1 і клацнувши на кнопці («Об'єднати й помістити в центрі») панелі інструментів форматування.

Напівжирним шрифтом доцільно відобразити назви колонок «шапки» таблиці, а також дані в підсумковому рядку таблиці. Для цього виділяються діапазони комірок А3:О3 і В20:О20, а потім виробляється клацання на відповідній кнопці панелі інструментів форматування.

Після виконання всіх перерахованих дій розрахунково-платіжна відомість прийме вид, представлений на рис. 3.3.

Для контролю правильності уведення формул, які використовуються в обчислюються полях таблиці, їхнього перегляду й редагування необхідно перейти в режим відображення формул командою Параметры меню Сервис. У діалоговому вікні, що з'явиться, варто зробити активної вкладку «Вид» і поставити прапорець на перемикач «Формулы». При виводі на друк цієї таблиці для ідентифікації відносних і абсолютних адрес, застосовуваних у формулах, необхідно відображати заголовки рядків і стовпців. Цей режим установлюється командою Параметры страницы меню Файл. При активній вкладці «Лист» варто активізувати перемикач «Заголовки строк и столбцов». Після виконання цих дій розрахунково-платіжна відомість у вигляді технологічного документа прийме вид, представлений на рис. 4.

Рис. 3. Розрахунково-платіжна відомість

Рис. 4. Технологічна таблиця з відображенням формул