4. Особливості побудови структури підрозділів бухгалтерського обліку

у великих господарствах

Виробничо-організаційна структура великих господарств -об'єднань, фірм, концернів тощо має значний вплив на бухгалтер­ську службу, її побудову. Розрізняють три форми організаційної по­будови таких господарств: ,

Організаційні регламенти: розробка та використання

До центральної бухгалтерії підприємства входять такі сектори:

• обліку розрахунків із заробітної плати (2 працівники);

• обліку засобів праці та предметів праці (основних засобів, нематеріальних активів, МШП та матеріальних цінностей -З працівники); «

• обліку процесу виробництва (4 працівники);

• обліку готової продукції та її реалізації (2 працівники);

• обліку коштів і розрахункових операцій (3 працівники).

Головний бухгалтер маг двох заступників. Першому заступни­кові підпорядковані сектори обліку розрахунків із заробітної плати, обліку засобів і предметів праці, нематеріальних активів та МШП. Другому заступникові - сектор обліку процесу виробництва і гото­вої продукції та її реалізації. Сектор обліку коштів і розрахункових операцій підпорядкований безпосередньо головному бухгалтерові.

Контрольно-ревізійний підрозділ складається з трьох штатних та шести нештатних працівників.

Організація праці працівників облікових, контрольних й аналітичних служб

На окремому підприємстві (установі, організації або їх структу­рних одиницях) певна частина працівників спеціалізовано зайнята бухгалтерським обліком, контролем та аналізом. Окрім того, певні працівники можуть мати також відношення до оформлення, аналізу та контролю бухгалтерських документів, при цьому ці працівники не відносяться до облікового персоналу. Такими працівниками можуть виступати начальники відділів (підрозділів, цехів тощо), завідуючі складами, виконроби і т.п. Тому в процесі організації праці обліко­вого персоналу необхідно враховувати зазначений момент.

Тобто, в організаційному плані розрізняють при проведенні об­лікових, контрольних та аналітичних робіт розрізняють два види праці:

• працю осіб, які безпосередньо виконують облікові, контро­льні й аналітичні роботи;

• працю тих, хто вдається до обліку, контролю й аналізу згідно зі своїми посадовими обов'язками.

Ринкове спрямування розвитку країни сприяло професійному поділу праці. Відтак збільшуються обсяги робіт, що потребують спе­ціалізованої освіти та спеціальних знань. Фінансовий облік, економі­чний аналіз, підготовка управлінських рішень, фінансовий контроль напряму відносяться до таких робіт.

Більшість економічно розвинутих країн впроваджують програми підвищення добробуту населення через стимулювання росту його продуктивності праці, що в свою чергу напряму пов'язане з ростом ефективності організації самої праці.

Організація праці облікового персоналу суттєво впливає і на ор­ганізацію її оплати. Проте слід зауважити, що організація оплати праці у багатьох сферах діяльності дедалі частіше формується без врахування дії ринкових чинників, виходячи лише з суб'єктивного рішення роботодавців за погодженням з самим працівником: вони фактично не враховують особистий внесок працівника у результати діяльності підприємства (установи, організації"), суб'єктивно визна­чають обсяги виконуваних робіт, при чому сама оплата праці втрачає свою стимулюючу функцію. В процесі виконання праці можуть ви­никати нові дільниці та види робіт, пов'язані із застосуванням пер­сональних комп'ютерів, економіко-магематичних методів, оцінкою результатів роботи тощо, але не завжди це призводить до збільшення заробітної плати самого працівника та поділу додаткової праці.

Отже, в таких умовах виникає суттєва обґрунтована потреба в науковому підґрунті раціональної та ефективної організації праці людей, особливо якщо ця праця пов'язана з прийняттям, переробкою та продукуванням інформації.

Фактично, під обліковим персоналом розуміють сукупність по­стійних працівників підприємства (установи, організації), які отри­мали спеціальну підготовку у сфері фінансового та управлінського обліку, фінансового аналізу, аудиту, мають відповідний кваліфіка­ційний рівень та досвід практичної діяльності.

Організація праці людей становить комплекс заходів різного спрямування для створення сприятливих умов праці, розвиток твор­чих здібностей та суспільної активності працівників під час раціона­льного виконання ними своїх професійних обов'язків з метою мак-симізації продуктивності їх праці. Комплекс заходів складових ор­ганізації праці наведені на рис. 1.

Рис. 1. Комплекс складових організації праці

Умови функціонування ринкового середовища виставляють пев­ні вимоги до організації роботи облікового персоналу підприємств (установ, організацій). Зокрема, для працівників сфери обліку, конт­ролю та аналізу такими вимогами можуть вважатися:

• комплексність;

• планомірність;

• фаховість та спеціалізація робіт;

• поглиблення поділу та кооперації праці;

• відповідне обслуговування та своєчасна підготовка робіт;

• чітке керівництво та визначеність відповідної мотивації пра­ці;

• нормування праці;

• науковість;

• сприятливість умов для виявлення здібностей кожного пра­цівника для підвищення продуктивності праці.

Попередньо обрана організаційна структура бухгалтерії впливає на визначення чисельності облікового персоналу. Вона має бути оп­тимальною для реалізації визначеного кола завдань (збереження умови оптимальності витрат від утримання облікового персоналу при максимальній ефективності їх праці).

Зазначені вимоги можуть розглядатися і як окремі, і в комплексі - взаємо проникливі. Так, наукова організація праці завжди включає поділ, кооперування праці, її нормування та стимулювання, органі­зацію робочих місць, їх обслуговування, створення сприятливих умов праці.

Як вже було зазначено, що прийняттю на роботу визначеної кі­лькості людей також передує деталізація кількості працівників пев­ного фахового рівня відповідно до посадових інструкцій (кваліфіка­ційні вимоги, професійні знання та навички): рахівник, обліковець, старший бухгалтер, старший економіст, керівник групи, керівник се­ктора, заступник головного бухгалтера, головний бухгалтер, ауди­тор, внутрішній контролер, ревізор тощо. В табл.1 наведено пере­лік професійних назв робіт працівників бухгалтерського обліку згід­но з Класифікатором професій ДК 003-95.

Професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку згідно з Класифікатором професій ДК 003-95

Код Класифікатора професій ДК 003-95	Професійні назви робіт
1231	Головний бухгалтер
123 І	Заступник головного бухгалтера
1229.7	Начальник відділу (сектору)
1237.2	Начальник бюро
2411.2	Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)
3433	Бухгалтер
2441.2	Економіст з фінансової роботи
2441.2	Економіст з бухгалтерського обліку та ана­лізу господарської діяльності
4212	Інкасатор
4211	Касир

У вдосконаленні організації праці велика роль належить розроб­ці раціональних форм її поділу. Цей поділ напряму залежить від чіт­кості здійснюваного керівництва, рівню технічної озброєності праці, рівню культури й самоорганізації працівника. Обрана форма поділу праці повинна сприяти зниженню трудових і матеріальних витрат, підвищенню її змістовності, усуненню монотонності, зменшенню стомлюваності та стимулюванню зростання продуктивності.

Суть поділу праці в сфері облікової роботи - бухгалтерського обліку, контролю та аналізу - полягає у віднесенні окремих складо­вих обліковою, контрольного й аналітичного процесів (самостійних видів роботи - здійснення спеціалізації) до конкретних виконавців.

Спеціалізація щодо процесу бухгалтерського обліку визначає поділ праці (формування груп, секторів, підгруп, посадові місця) за:

• топологічними ознаками ділянок обліку (облік, контроль і аналіз основних засобів, облік, контроль і аналіз матеріалів, облік, контроль і аналіз оплати праці тощо).

• за видами робіт (за характером роботи або змістом процесу праці: облік, контроль і аналіз виробництва, облік, контроль і аналіз реалізації тощо).

Отже, окремий підрозділ, та виконавець виконують обмежені ча певними ознаками види робіт, які в той самий час створюють опти­мальне навантаження при максимальній продуктивності праці вико­навця.

Оскільки окремі етапи облікового процесу тісно пов'язані між собою, то для забезпечення релевантною обліковою, контрольною і аналітичною інформацією всіх ланок управлінської роботи підпри­ємства існує потреба у встановленні взаємозв'язків між окремими виконавцями та їх групами. Таке поєднання трудової діяльності пра­цівників обліку, контролю й аналізу для досягнення спільної мети називають кооперацією праці.

Кооперування праці значно поширює спектр здійснюваної дія­льності, забезпечують взаємозамінність працівників та суміщення ними функцій.

Кооперація праці працівників бухгалтерського обліку, контролю й аналізу здійснюється на двох організаційних рівнях:

• між окремими працівниками;

• між функціональними підрозділами.

Останнє може бути визначено також у поділі бухгалтерського обліку на два організаційних підрозділи (сектори):

• фінансова бухгалтерія;

• управлінська бухгалтерія (внутрішньогосподарська, вироб-ничо-комерційна).

При формуванні організаційної структури доцільно враховувати систему норм і розрахункових показників (рис. 2), в основу якої по­кладені експертний, дослідно-статистичний та розрахунково-аналітичні методи дослі;ркення затрат робочого часу та оцінки нра-цемісткості роботи

Рис. 2. Структура системи норм та показників

Під нормою слід розуміти науково обгрунтовану величину ви­трат певного виду економічних ресурсів у визначених умовах здійс­нення діяльності (перебігу процесу) з врахуванням особливих фак­торів впливу. На рис. 4.3 наведена класифікація норм у відповідності до їх значень.

Рис.4.3 Класифікація норм у відповідності до їх значень

І. Норми, використовувані для впровадження поділу праці

1. Норма обслуговування - кількість одиниць, об'єктів обліку, які обслуговуються одним (групою) працівників відповідного рівня кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов:

Ноб = 9450/Нч,

де 9450 - місячний фонд робочого часу одного облікового праців­ника, хв.;

Нч - норма часу на один об'єкт обслуговування (одиниця облі­ку), який визначають за формулою:

Нч=Чс.о.(∑Чс.з./ 100)

де Чс.о. - сумарний оперативний час на обслуговування одного об'єкта;

∑Чс.з. - сума часу на підготовчо-завершальні роботи, організа­ційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби у відсотках до оперативного часу (відповідно до типових норм на особистий час відводиться до 9% особистого часу, з них 4,2% - на відпочинок).

В табл. 2, 3 наведена інформація з типових норм обслугову­вання з деяких ділянок обліку.

Таблиця 2

Типові норми обслуговування з розрахунку оплати праці

Обсяг робіт, які здійснюють за допомогою комп’ютерів	Характер виробництва з відрядною сис­темою оплати праці				Інші категорії працівників неза­лежно від харак­теру виробництва
	масове, потокове та великосерійне	серійне	25дрібносерійне та індивідуальне
До 5	250	215	175		310
6-10	275	235	190		340
11-15	300	260	210		370
16-20	330	280	235		400
21-25	360	310	260		430
86-90	1125	1020	920		1120
91 та більше	1230	1120	1025		1200
Таблиця 3 Типові норми обслуговування з табельного обліку
Система табельного обліку		Форма організації
		децентралізована		централізована
Рапортно-відомча		465		590
Жетонна, пропускна, карткова		400		500
Обхідна		325		420

2. Норма часу - це необхідні витрати часу на виконання окремого виду робіт одним працівником (групою) за визначених організаційно-технічних умов. Типові норми часу на здійснення облікових робіт наве­дено в додатку Д.З

3. Норма виробітку - це визначений обсяг облікових, аналітичних та конгрольиих робіт, яку повинен виконати працівник визначеної фахо­вої кваліфікації за одиницю часу (годину, день, місяць) при визначених організаційно-технічних умовах.

Між нормою часу та нормою виробітку є зворотний зв'язок: но­рма виробітку дорівнює одиниці, поділеній на норму часу.

II. Норми визначення чисельності облікового складу

І. Норма чисельності - кількість облікових працівників, яка є необхідною для виконання визначеного обсягу робіт при визначених організаційно-технічних умовах роботи.

Але с певна кількість облікових, контрольних і аналітичних ро­біт які не підлягають нормуванню (наприклад, проведення робіт, які потребують логічних шляхів виконання), окремі роботи важко підля­гають нормуванню (наприклад, інструктаж, аналітичні роботи). Тому необхідну кількість працівників у бухгалтерії визначають непрями­ми методами.

Кількість працівників бухгалтерії найдоцільніше обчислювати за кожним визначеним структурним підрозділом облікового апарату (побудованим або за топологічною ознакою, або за функціональним поділом тощо).

Для встановлення чисельності у кожному структурному підроз­ділі облікового апарату визначають насамперед середньомісячну кі­лькість документів, що підлягають обробці або продукуються пра­цівниками облікового апарату. Для цього облікові документи групу­ють щодо кількісно-якісних характеристик: рядків, колонок, відсотка комп'ютеризації. Далі визначають загальну кількість працівників, необхідну для опрацювання певної кількості документів:

Чо.п. = Д*Нч/9450,

де Д — середньомісячна кількість первинних облікових документів;

Нч - норма часу на один первинний обліковий документ;

9450 - місячний фонд робочого часу одного облікового праців­ника, хв.

На підставі даних про чисельність працівників підприємства за відрядною і погодинною системами оплати праці та норм обслугову­вання, чисельність бухгалтерів для виконання робіт з обліку омлаїи праці визначають:

Чопл.пр.=Чв/Нн.о1 + Чп/Нн.о2

де Чв,Чп - чисельність працівників відповідно з відрядною і пого­динною системами оплати праці;

Нн.о1,Нн.о2 - норма обслуговування працівників відповідно з від­рядною і погодинною системами оплати праці.

Чисельність працівників, які потрібні для виконання табельного обліку, визначають за такою формулою:

Чт.о=Чт/Нн.о3

де Чт - чисельність працівників, охоплених табельним обліком, осіб,

Нн.о3 - норма обслуговування працюючих одним табельником, осіб.

В процесі планування загальної чисельності працівників обліко­вою аиараіу потреба в них визначається у двох показниках: явочна и облікова чисельності.

Явочна чисельність - це кількість облікових працівників, які фа­ктично виконали визначений обсяг робіт за визначений період часу (без урахування облікових працівників, що знаходились в чергових відпустках, відпустках по догляду за дитиною, по хворобі та ін.).

Облікова чисельність - це кількість облікових працівників, які потрібні для виконання всього комплексу робіт.

Під час прямого розрахунку визначають явочну чисельність. Облікову чисельність розраховують наступним чином:

Чо=Чя*Ко.ч,

де Чя - явочна чисельність облікових працівників;

Ко.ч - коефіцієнт облікової чисельності, який визначається за фо­рмулою:

Ко.ч=Фн/Фн-Ан.д

де Фн - номінальний річний фонд робочого часу;

Ан.д - кількість неробочих днів одного працюючого за рік, що ви­значається:

Ан.д = В + Х* Р-Д+М,

де В - кількість днів відпустки;

X- кількість днів хвороби (за звітними даними за минулий рік);

Р - кількість днів відпустки у зв'язку з пологами та вагітністю (за даними минулого року);

Д- кількість днів, витрачених на виконання державних доручень за законом;

М - кількість днів, що в минулому році були надані матерям для годування немовлят (за звітними даними у минулому році).

Загальна штатна чисельність працівників бухгалтерії (оптима­льна кількість працівників бухгалтерської служби) визначається за формулою.

Чшт=(Тз/Фк)*Кн,

де Тз - загальна трудомісткість робіт, виконуваних бухгалтерією;

Фк - корисний фонд робочого часу одного працівника за рік;

Кн - плановий коефіцієнт невиходів працівників (в зв'язку з від-

пусгкою. пологами, хворобою і т.д.), який визначають за формулою-

Кн = 1+(Чн.пл/100),

де Чн.пл - частка запланованих невиходів працівників облікового персоналу.

Загальна працемісткість праці облікових працівників визнача-сться шляхом сумування затрат часу на відповідний напрямок облі­кових робіт, для якого встановлені відповідні норми, з врахуванням часу, витраченого на виконання разових або не охоплених нормати­вами робіт:

Тз=∑Зч*Кт,

де Зч - затрати часу на відповідний напрямок облікових робіт, для якого встановлені відповідні норми;

Кт - коефіцієнт трудомісткості разових або не охоплених нор­мативами робіт.

Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерсько­го обліку, затверджені Наказом Міністерства праці та соціальної по­літики України від 26 вересня 2003 р. № 269 містять норми часу на виконання робіт із бухгалтерського обліку та нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку установ, організацій, підпри­ємств .

У нормах часу наведено види виконуваних робіт, які передба­чаються документами (стандартами) із бухгалтерського обліку та звітності. Норми часу встановлено на виконання робіт одним вико­навцем, наведено в годинах та оформлено як нормативні карти.

Норми часу розроблено на всі види бухгалтерського обліку згід­но Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зо­бов'язань і господарських операцій підприємств і організацій. Оди­ниці виміру обсягу робіт наведено в нормативних картах (один ба­ланс, одна відомість, одна позиція і т. ін.).

Норми часу враховують час на підготовчо-завершувальні робо­ти, обслуговування робочого місця, відпочинок, включаючи фізкуль­турні паузи і особисті потреби. Він становить 10 відсотків від опера­тивного часу.

Норми часу на виконання бухгалтерського обліку визначаються з урахуванням інших факторів, шляхом застосування поправочних коефіцієнтів:

Кя - коефіцієнт, який враховує якість документації, з якого працює бухгалтер:

Кд.р. - коефіцієнт, який враховує необхідність перевірки розра­хунків під час виконання робіт з бухгалтерського обліку і прийма­ється рівним 1,1.

Нормативи чисельності розроблено залежно від трудомісткості типового складу виконуваних робіт та розраховано залежно від фак­торів, що мають найбільший вплив на їх величину.