Організаційна побудова бухгалтерської служби і організація праці працівників облікових, контрольних служб

1. Загальні положення про організацію обліку і побудову служб

2. Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії

3. Типи організаційних структур

4. Особливості побудови структури підрозділів бухгалтерського обліку у великих господарствах

1. Загальні положення про організацію обліку і побудову служб

Організація бухгалтерського обліку як функція управління підприємством вимагає визначення:

1. структурного підрозділу, який реалізує ці функції;

2. визначення завдань цього підрозділу;

3. визначення структури цього підрозділу;

4. регламентації роботи облікового персоналу;

5. технології цих процесів із застосуванням відповідних програмних комплексів.

Зазначені аспекти обліку, контролю і аналізу забезпечують функції управління . Основні вимоги, що ставляться власником підприємства до побудови бухгалтерської служби є такими:

1. узгодження між підрозділами підприємства і виконавцями щодо інформаційного обміну;

2. координація інформаційного обміну між бухгалтерією і зовнішнім середовищем;

3. оперативність реалізації завдань і достатня швидкість і вчасність їх виконання;

4. підвищення якості інформації;

5. оптимізація кількості облікових операцій, уникнення дублювання;

6. економія на штатах.

Для забезпечення ведення обліку підприємства самостійно обирають форми його організації. При організації обліку підприємству необхідно:

1. визначити свою облікову політику;

2. обрати форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів, порядку та способів узагальнення інформації в них;

3. розроблення системи і форми звітності.

Форми організації побудови структури бухгалтерії. Форми залежать від таких умовних якостей:

• види діяльності;

• обсяги діяльності;

• особливості технологічних процесів;

• загальна чисельність працівників;

• кількість структурних підрозділів та їх територіальне розташування;

• кількість філій, дочірних підприємств;

• рівень автономії обліку, контролю, аналізу.

Якщо для малих підприємств характерна наявність або головного бухгалтера або невеликої кількості облікових працівників, то для великих підприємств може бути обрана або центральна або децентральна форма.

2. Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії

Умови розподілу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями визначають структуру бухгалтерії. Основними умовами можуть бути:

• види діяльності;

• обсяг діяльності;

• особливості технологічних процесів;

• загальна чисельність працівників;

• кількість структурних підрозділів та їх теоретичне розташування;

• кількість філій;

• рівень автоматизації облікового, контрольного та аналітичних процесів.

Централізована форма побудови апарату облікової служби відзначається здійсненням в повному обсязі всього облікового процесу при єдиному адмініструванні цього процесу головним бухгалтером підприємства (установи, організації). Така форма побудови апарату бухгалтерської служби характерна для однорідних підприємств з невеликим обсягом облікових та контрольно-аналітичних робіт, бюджетних установ та організацій. Зокрема, прикладом централізованої бухгалтерії може слугувати бухгалтерська служба мережі торгівельних центрів, мага­зинів, об'єднаних однією торгівельною маркою без створення окре­мого бухгалтерського підрозділу із закінченим обліковим циклом.

Децентралізована форма побудови апарату облікової служби є характерною для підприємств, на яких бухгалтерія є самостійним структурним підрозділом та для підприємств з розгалуженою ін­фраструктурою (холдинг, корпорація, об'єднання тощо). При цій формі побудова апарату облікової служби саме структурних підроз­ділів (філій) відзначається здійсненням в повному обсязі всього об­лікового процесу при єдиному адмініструванні цього процесу голо­вним бухгалтером цього підрозділу (філії). Головне (материнське) підприємство проводить узагальнення даних та формування загаль­ного пакету звітності діяльності підприємства (установи, організа­ції) з врахуванням поданої інформації від структурних підрозділів (філій),

Отже, як було зазначено вище, для забезпечення ефективного функціонування обраної форми організаційної побудови бухгалтер­ської служби, з врахуванням впливу наведених факторів, власнику (власникам) або уповноваженому органу (посадовій особі) необхід­но також провести тестування обраної форми організаційної побу­дови бухгалтерії на відповідність певним вимогам (таблиця 3.1).

В апараті облікової служби, як правило, створюють самостійні підрозділи у вигляді груп, секторів, відділів тощо. У цих підрозді­лах роботу організовують за певним принципами поділу праці, які мають або визначений поділ за ділянками обліку, або у відповідності до етапів здійснюваного процесу обліку:

• оперативно-виробничим (внутрішньогосподарським, управ­лінським);

• функціональним.

Оперативно-виробничому принципу організації розподілу об­лікової праці відповідають створені структурні підрозділи за топо­логічною ознакою: каса, відділ обліку матеріалів, відділ обліку роз­рахунків по оплаті праці, відділ обліку основних засобів та незаве­ршеного будівництва тощо.

За функціональним принципом поділу облікової праці вважа­ються сформованими ті структурні підрозділи, в яких відділи (гру­пи, сектори) створені за ознакою однорідності роботи - оцінка та

прийом документів, проведення таксування, формування звітності тощо.

У великих господарствах (об'єднаннях, корпораціях, холдин­гах, асоціаціях та ін.) самостійними підрозділами бухгалтерської служби можуть бути:

• управління (або департамент) методології обліку, контролю та аналізу;

• контрольно-ревізійна група (управління);

• група (управління) економічного аналізу;

• група (управління) фінансової звітності тощо.

Таблиця 1