2. Загальна організаційна побудова аналітичного процесу

При проведенні аналітичних робіт необхідно сформулювати мету аналізу, інформаційну базу для проведення аналітичної роботи, послідовність виконання аналітичних робіт, склад і кількість залучених працівників, терміни виконання і встановлення вимог для оформлення аналізу.

При здійсненні аналітичного процесу виконуються окремі види самостійних робіт, кожна з яких поділяється на окремі аналітичні операції. Аналітична операція – це обробка вихідних економічних даних з метою отримання аналітичних показників в зручній формі, які будуть використані зацікавленими користувачами для прийняття відповідних управлінських рішень.

Всі види аналітичних операцій поділяються на:

• механічні;

• переробні;

• творчі.

Фактично всі дії над даними, які певним чином формалізовані є описом аналітичних процедур на основі аналітичних залежностей. До них відносять:

1. класичний метод аналізу;

2. метод економічної статистики;

3. метод математичної статистики;

4. економетричні методи;

5. метод економічної кібернетики і оптимізаційного процесу;

6. метод теоретичного дослідження операцій і прийняття рішень.

Структура аналітичного процесу аналогічна структурі облікового і контрольного процесу. В обліковому процесі виділяють:

1. підготовчий етап;

2. основний етап;

3. завершальний етап.

За аналогією з обліком і контролем об’єктами організації аналітичного процесу є:

1. номенклатури аналітичного процесу;

2. форми відображення аналітичних номенклатур;

3. технологія аналітичного процесу;

4. забезпечення аналітичного процесу.

Аналітична номенклатура – це склад, перелік даних показників щодо об’єктів аналітичного дослідження, які використовуються в аналітичному процесі для підготовки управлінських рішень. До аналітичних номенклатур включають нормативні, планові, фактичні дані і показники. Перелік використаних економічних номенклатур залежить від змісту аналітичного завдання, складності об’єкту аналізу і інших факторів.

Лекція 3

Організація бухгалтерського контролю

(контрольного процесу)

1. Мета і завдання бухгалтерського контролю та його забезпечення

2. Організаційна побудова контрольного процесу

1. Організація проведення внутрішнього, фінансово, бухгалтерського контролю – один із головних обов'язків головного бухгалтера підприємства, відповідно до ст.8 Закону України "Про Бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Такий контроль здійснюється головним бухгалтером особисто, а також через підпорядкованих йому працівників інших структурних підрозділів, в тому числі внутрішніх аудиторів, ревізорів.

Організація та здійснення поточного бухгалтерського контролю залежить від

• обсягу діяльності підприємства;

• складності організованої структури виробничих та територіальних зв'язків.

Одним з важливих обов'язків керівник підприємства є контроль за виконанням відповідних доручень, наказів.

Для цього використовують різні види контролю:

• вибірковий

• суцільний

• та інші.

Керівник облікової служби складає детальний план контролю у якому вказує:

• систематичну перевірку стану справ окремих дільниць;

• терміни виконання контрольних робіт та інше.

Контролерами (виконавцями контрольних функцій) можуть бути, крім головного бухгалтера його заступники, старші і рядові бухгалтери.

План контролю повинен бути тісно пов'язаний із загальним планом облікових, контрольних, аналітичних робіт, з графіками документообороту, посадовими інструкціями.

Внутрішній контроль є одною із основних функцій бухгалтерії і охоплює функції, методи за допомогою яких процеси документування, обліку і калькуляція, а також їх виконання, перевірка і ведення повинні бути скоординовані так, щоб їх виконання, перевірку керівництво підприємства могло покластися на бухгалтерські дані, як достовірний інструмент контролю за збереженням майна, виконанням поставлених завдань.

Метою внутрішньогосподарського контролю є:

• визначення фактичного стану об’єкта на певний момент часу;

• перевірка відповідного фактичного стану установленого законом, нормативами, стандартами та виявлення відхилень;

• прогнозування стану та поведінки об’єкта на певний момент часу;

• визначення причин,ініціаторів або винуватців відхилень;

• забезпечення постійного стану об’єкту контролю під впливом господарських факторів;

• забезпечення законності господарських операцій;

• повнота відображення господарських операцій у поточному обліку;

• доцільність здійснення операцій;

• визначення причинно-наслідкових зв’язків і факторів господарських операцій.

Завданнями внутрішнього контролю є:

• перевірка господарських операцій з метою недопущення перевитрат матеріальних і фінансових ресурсів;

• перевірка виконання прийнятих планів, завдань;

• перевірка раціонального використання робочої сили;

• впровадження прогресивних методів праці, технологічних процесів у виробничих підрозділах на підприємстві в цілому;

• забезпечення збереженості товарно-матеріальних цінностей, засобів праці, їх раціонального використання;

• забезпечення інформацією і надання допомоги у прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;

• своєчасне виявлення факторів, обставин, які заважають ефективному веденню виробничого процесу та розробка відповідних корегувальних дій;

Для вирішення основних завдань контролю необхідно відповідне організаційне, технічне, економічне, юридичне і обліково-аналітичне забезпечення контрольної діяльності.

Організаційне забезпечення включає упорядкування здійснення стосунків між підрозділами, службами в питаннях здійснення контролю.

Технічне забезпечення пов’язане з відповідними технічними засобами для обмірювання, підрахунку, зважування та ін. для забезпечення кількісних характеристик об’єкта контролю.

Економічні забезпечення пов’язані із створенням економічного зацікавленості у проведенні контролю.

Юридичне забезпечення включає вибір форм, методів, процедур контролю, які забезпечують відповідну доказовість результатів контролю, однозначність у встановленні винуватців.

Обліково-аналітичне забезпечення включає створення первинного, поточного, зведеного обліку і аналізу.

2. Організація контролю – це впорядкування взаємозв’язків у системі контролю, в межах якої здійснюються конкретні заходи. Тому процес контролю можна розглядати як забезпечення відповідної керованості об’єкта на основі прийнятих рішень для досягнення поставлених цілей.

Організація контролю немає такої жорсткої нормативної регламентації як облік. Разом з тим процес контролю – це сукупність етапів контролю, які повторюються певним чином у просторі і часі.

З точки зору обробки даних, етапи контролю включають:

1.підготовка даних до контролю - організаційний (підготовчий) етап;

2.перевірка даних різними прийомами контролю – основний (поточний) етап;

3.узагальнення результатів контролю – заключний (підсумковий) етап.

На підготовчому етапі виконуються наступні процедури, кожна з яких є сукупністю елементів контрольних операцій:

• вибір об’єктів контролю;

• збір даних;

• визначення і обґрунтування задач контролю.

На основному (поточному) етапі контролю проводиться:

• вивчення об’єкту контролю;

• застосування методів, прийомів контролю;

• попереднє узагальнення результатів.

На заключному етапі проводиться:

• оформлення результатів контролю;

• обговорення і доведення результатів до підрозділів, виконавців;

• розробка заходів щодо усунення виявлених негативних факторів;

• контроль виконання прийнятих рішень.

За аналогією з обліковими і аналітичними процесами об’єктами організації контрольного процесу виступають:

• номенклатури контрольного процесу;

• носії номенклатур контрольного процесу;

• технологія контрольного процесу;

• забезпечення контрольного процесу.

Номенклатури контрольного процесу – склад, перелік даних, що є в законах, нормативних актах, кошторисах, планах, бюджетах і фактично зафіксованих характеристиках господарських процесів, які використані у контрольному процесі для підготовки управлінських рішень. Основними критеріями вибору облікових номенклатур є:

• достовірність;

• об’єктивність;

• економічна доцільність;

• доказовість.

До їх числа входять нормативні, планові, фактичні дані, що отримуються безпосередньо в процесі контролю.

На різних етапах контрольного процесу контрольні номенклатури мають свої особливості формування.

Практика показує, що формування переліку номенклатур підготовчого етапу доцільно здійснювати на основі таких критеріїв:

• відсутність дублювання даних;

• оптимізація структури даних;

• оптимізація процесу виконання операцій з номенклатурами даних.

Склад, зміст та формування матеріальних носіїв, контрольної інформації визначається програмою контролю, причому результати контролю значною мірою залежать від того, які джерела інформації використані у контрольному процесі.

Носіями контрольної інформації виступають контрольно-правові акти, внутрішньогосподарські акти, нормативи, облікові дані.

Фактично номенклатури контрольної інформації та її носії формуються за межами контрольного процесу, з огляду на це виділяють зовнішню та внутрішню контрольну інформацію та її матеріальні носії.

Основними носіями контрольної інформації на будь-якому етапі контрольного процесу є таблиці, у яких з одного боку систематизуються матеріали результатів перевірки, а з іншого – виявляються порушення.

Склад, метод прийомів, що застосовується при проведенні контрольного процесу залежить від форми здійснення контролю та його суб’єктів.

Підсумковим етапом контрольного процесу є оформлення результатів контролю – напряму залежність від мети, об’єктів, форм, методів контролю.

Основні форми і носії відображення підсумкового контролю можуть бути відображені так:

• описові (акти, оцінки);

• безтекстові (рисунки, схеми, таблиці);

Схема меморіальної форми обліку

Журнально-ордерна форма

Перелік контрольних номенклатур з оплати праці

№ п/п	Контрольні номенклатури (для чого одержуються)	Вимірники		Методика одержання	Примітки
		натуральні	вартісні
1.	ПІБ Ідентифікація особи	+	–	з особової картки
2.	Посада Визначення посадового окладу	+	–	з особової картки
3.	Посадовий оклад	–	+	штатний розклад

Лекція 5

Організація інформаційного, технічного забезпечення обліку, контролю, аналізу

1. Основи організаційного проектування.

2. Організація інформаційного забезпечення обліку.

1. Суттю та метою організаційного проектування є забезпечення ефективного функціонування інформаційної системи обліку, її взаємодії з іншими системами, які використовуються в управлінні підприємством на основі сучасної комп’ютерної техніки.

Всі різновиди інформаційних систем, незалежно від сфери застосування, включають наступні компоненти:

1.функціональні (блоки, завдання, алгоритми);

2.пособи обробки даних (програмне забезпечення, правове, технічне);

3.організаційні компоненти (відповідна організаційна структура, персонал)

Під функціональним компонентом розуміють – систему функцій управління – комплекс взаємозв’язаних і взаємозалежних у просторі і часі робіт, необхідних для досягнення поставлених цілей.

Способи обробки даних призначені для інформаційного обслуговування фахівців різних служб.

Під організаційним компонентом розуміють – сукупність методів, засобів, що удосконалюють організаційну структуру управління і управлінські функції.

До основних прийомів створення автоматизованої інформаційної системи БОКА відносяться:

• універсальність – система повинна вказувати як окремі завдання так і стандартні процедури обробки даних;

• системний підхід;

• економічна доцільність – переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на її створення;

• моделювання;

• гнучкість;

• сумісність;

• контроль – система повинна включати створення паралельного інформаційного потоку, що використовується для забезпечення достовірності даних;

• забезпечення захисту і безпеки даних системи.

Життєвий цикл автоматизованої інформаційної системи обліку поділяється на такі стадії:

• дослідження та обґрунтування, створення автоматизованої інформаційної системи обліку;

• технічні завдання;

• ескізний проект;

• технічний проект;

• розробка технічної документації;

• впровадження в дію;

• промислова експлуатація.

Разом з тим здійснюється певний комплекс робіт з адаптації типового програмного продукту до специфіки конкретного підприємства. Цей процес буде включати певні роботи характерні для кожного з вище перелічених етапів.

[При першому встановлення 1С: Підприємство здійснюється його конфігурація]

2. Інформаційне забезпечення – сукупність вхідних даних, системи бази даних, їх обробки та отримання вихідної інформації. Основним об’єктом обліку є облікова інформація, при цьому на різних стадіях.

У зв’язку з цим на певній стадії облікова інформація є метою облікового процесу, результатом вирішення певних облікових завдань і разом з тим цю інформацію використовують для розв’язання інших облікових завдань. Тому на наступній стадії облікова інформація виступає як інформаційне забезпечення.

В Україні поширені певні інтегровані фінансово-функціональні облікові системи. До універсальних систем відносяться: 1С:Підприємство; Парус; БЕСТ; Флагман; Турбо-бухгалтер. До систем орієнтованих на торгівлю відносять Каскад, Доміно, Комсофт, Комтекс.

Якщо підприємство відноситься до підприємств виробничого профілю, то використовуються інтегровані інформаційні системи управління – Галактика, SAP –R3.

Ці інформаційні системи відносяться до систем, які дозволяють з’єднати на першій інформаційній базі інформаційні підсистеми управління виробництвом, фінансуванням, збутом, постачання, обліком.

Впроваджуючи інформаційну облікову систему підприємство повинно оцінити ефективність автоматизації БОКА. До загальних показників ефективності БОКА відносяться – річна економія, річний економічний ефект, коефіцієнт економії, термін окупності. Величину річної економії визначається сумою економії отриманої за рахунок удосконалення управління та економії за рахунок зменшення витрат на обробку облікової інформації.

Річний економічний ефект від впровадження облікових процесів:

Е_р = Р_ц.ц. + Р_о.р. ;

Е = Е_н * К_р, де;

Е_н – нормативний коефіцієнт,

К_р, - одноразові витрати.

С_ок – К_витрат / Е_еф.