2.Організація носіїв облікової інформації

Після визначення ОН переходять до вибору їх носіїв. Першим суттєвим моментом оцінки носія інформації є визначення його структури. Найменшою структурною одиницею носія ОН є реквізит.

Реквізит поділяється на два види:

- реквізити ознаки (якісна характеристика обєктів обліку – господарських фактів, явищ);

- реквізити основи (кількісна характеристика обєкта обліку).

Сукупність реквізитів основи та кількох реквізитів ознак формує економічний показник. В свою чергу, один або декілька економічних показників утворюють носій ОН - документ.

Бухгалтерський документ – документ, який містить інформацію про господарські операції, явища, факти і є юридичним документом їх здійснення.

Документообіг є умовно кажучи «кровоносною системою» інформації про діяльність підприємства, від чогозалежить не тільки швидкість виконання розпорядження але й одержання позитивного фінансового результату.

Відповідальність за недостовірну інформацію у первинних документах несуть ті особи, що їх підписали.

З метою систематизації бухгалтерської документації бухгалтерські документи можна класифікувати за ознаками:

1. за обсягом відображуваної інформації:

– первинні;

– зведені;

– розпорядчі;

– виконавчі;

– документи бухгалтерського оформлення;

– комбіновані;

2) за місцем складання:

– зовнішні;

– внутрішні;

3) за способом використання:

– разові;

– накопичувальні;

4. за способом виготовлення:

– заповнюються ручним способом;

– заповнюються механічним способом.

Слід відзначити що сам процес організації носіїв облікової інформації потребує врахування особливостей формування доказів в бухгалтерському процесі, а саме кожен господарський факт повинен бути зафіксований на носії як доказ – документ, після чого відбувається нагромадження поданої інформації в облікових реєстрах, дані з реєстрів продукують показники фінансової звітності. таким чином основним способом доказовості облікової інформації на етапі первинного обліку є документи, на етапі поточного обліку – реєстри, на заключному етапі –фінансовe, управлінськe, аналітичнe, контрольнe звітність.

1. Організація руху носіїв облікових номенклатур (он). Документообіг

Третім обєктом організації облікового процесу є рух носіїв облікових оменклатур. Організація руху носіїв сприяє забезпеченню нормальному руху облікових процесів.

На етапі поточного обліку окрім самих ОН поточного обліку, носіїв облікової інформації додається ще один оюєкт організації – документооборот – рух облікових документів.

Оскільки в обліковому процесі бере участь велика виконавців, працівників, то це потребує продуманої системи їх дій у процесі створення облікової інформації, обліку документів. Ці дії мають бути організовані як в просторі, так і в часі.

Документообігом називають рух документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

В обліковому процесі можуть переміщатися не тільки первинні документи, а й облікові реєстри й форми звітності. Таким чином основним етапом документообігу є:

1) складання і оформлення документів;

2) прийняття документів бухгалтерією;

3) рух документів по відділах, підрозділах, робочих місцях підприємства до бухгалтерії, їх обробка і використання для бухгалтерських записів;

4) передача документів на обробку засобами обчислювальної техніки і повернення їх назад (при ручнову веденні обліку);

5) передача документів до архіву в бухгалтерії;

6) збереження або знищення документів.

Порядок документообігу залежить від особливості діяльності підприємства, характеру господарських операцій, масштабу діяльності підприємства, складу його організаційної структури і структури облікового апарату. Такий порядок документообігу розробляє бухгалтерська служба і затверджує керівник підприємства у наказі «Про організацію бухгалтерського обліку і облікову політику на підприємстві».

Для кожного документа розраховується схема документообігу – документограма або оперограма. Складається графік руху документів, який також затверджує керівник підприємства. Графік руху документів складається у табличній формі. У даному графіку потрібно зазанчати строки оформлення документа або їх одержання, час перебування документів у різних підрозділах, крайні строки передачі документів для їх обробки до бухгалтерської служби. Графік має вигляд схеми або переліку робіт зі створеними документами, їх перевірки, що створюється кожним підрозділом підприємства із зазначенням їх взаємозвязку і терміну виконання робіт.

В документограмі зазначаються по-вертикалі види робіт, по-горизонталі – службові особи, структурний підрозділ тощо.

Зведені графіки документообігу діляться за етапами облікового процесу, за процедурами, за топологічними ознаками тощо.

Раціональна організація руху носіїв ОН передбачає встановлення мінімального відрізка часу на їх створення,передача до виконання і т. д.

Рух документів залежить від формування показників, форми обліку, типу програмного забезпечення.

Заключним етапом у процесі рух документів є їх єберігання на підприємстві. Ці документи мають зберігатися на підприємстві в бухгалтерії в чітко визначені терміни. У великих підприємствах створюють прміжні архіви. Документація поточного року зберігається не більше одного року. Після здачі звітності така документація передається в архів підприємства. Відповідальною за стан зберігання та цілісность документів є особа уповноважена головним бухгалтером або керівником підприємствіа.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися у сейфі, спеціальному приміщенні.

На підприємстві для впорядкування роботи з документами розроблена номенклатура справ – систематизований перелік найменших справ, створених у діловодстві підприємства, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків. Є три види номенклатури справ:

1. типова – встановлена для підприємств одної галузі;

2. примірна;

3. індивідуальна.