5. Организация и технология формирования бюджета предприятия
Одним из проверенных мировой практикой эффективных способов управления предприятием в рыночных условиях является бюджетный метод управления. Этот метод в различных вариантах применяется практически всеми крупными и средними предприятиями, а в последнее время стал популярен и в малом бизнесе.
Применительно к отдельному хозяйствующему субъекту «бюджет» рассматривается как метод учета, позволяющего сравнивать фактические результаты с плановыми (т.е. с прогнозными или плановыми) показателями.
Техника составления бюджета предусматривает 9-11 шагов, последовательность формирования бюджета определяется руководителем предприятия. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования бюджетов из одиннадцати последовательных шагов (см. рис. 2.).
Рис. 2. Формирование бюджета.
Составление бюджета продаж – первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие бюджеты. Для надежности прогноза продаж используют комбинации экспертных и статистических методов:
статистические методы – корреляционно – регрессивный, трендовый и другие виды анализа позволяют сделать прогноз на основе соответствующих тенденций развития, однако не позволяет предвидеть возможные качественные изменения;
метод экспертных оценок – функциональный метод, основанный на экспертных оценках: информация от руководителей отделов, экспертов поступает к директору по маркетингу, который несет ответственность за точность прогноза объема продаж и составление бюджета продаж.
Экспертные оценки разделяют на индивидуальные и коллективные. К индивидуальным экспертным оценкам относят: сценарии, метод «интервью», аналитические докладные записки.
Коллективные экспертные оценки можно назвать комплексными методами прогнозирования, поскольку они включают:
во-первых, подготовку и сбор индивидуальных экспертных оценок;
во-вторых, статистические методы обработки полученных материалов.
Коллективные экспертные оценки включают:
метод «комиссий»;
метод «мозговых атак»;
метод «Дельфи».
К статистическим методам можно отнести:
метод экстраполяции трендов, основан на статистическом наблюдении динамики определенного показателя, определении тенденции (тренда) его развития и продолжении этой тенденции для будущего периода;
метод экспоненциального сглаживания, представляет собой прогноз показателя на будущий период в виде суммы фактического показателя за данный период и прогноза на данный период, взвешенных при помощи специальных коэффициентов.
Система, реализующая управление бюджетом предприятия, включает следующие части: экономическую, организационную, информационную, компьютерную.
Экономическая часть обеспечивающей системы представлена своеобразным хозяйственным механизмом, действующим в рамках предприятия. Этот механизм предполагает:
закрепление за подразделениями предприятия определенного имущества, наделение правами управления этим имуществом, доходами и затратами,
применение специальных методов формирования затрат филиала,
использование методов экономического стимулирования.
Разработка бюджета требует значительного объема нормативной информации - норм расхода, расценок, тарифов и т.п. Для ее получения проводится значительная подготовительная аналитическая работа. В ее процессе осуществляется тщательная инвентаризация доходов и затрат предприятия. Выявляются резервы и потери.
Организационное обеспечение включает модификацию организационной структуры управления предприятием и изменение его документооборота. При этом внедрение системы обычно не требует радикальной перестройки организационной структуры. В этой области минимальные требования сводятся к следующему:
каждому подразделению присваивается статус: "центр дохода", "центр прибыли", "центр затрат" и т.п.,
создается подразделение, эксплуатирующее систему управления бюджетом (расчетно-финансовый центр, казначейство и т.п.),
руководитель этого подразделения наделяется полномочиями заместителя директора предприятия,
схема документооборота предприятия изменяется следующим образом: вводятся новые документы – обязательные для исполнения планы доходов и затрат,
все виды фактических затрат предприятия перед их исполнением сверяются с бюджетом.
Компьютерная часть обеспечения включает:
персональные компьютеры,
универсальную программную среду (при решении этих задач хорошо зарекомендовала себя система Excel),
специализированный программный комплекс, реализующий разработку и исполнение бюджетных документов.
В качестве примеров специализированных программных комплексов можно привести 1С: Предприятие, 1С: Бухгалтерия и др. Большинство из этих комплексов позиционируются их разработчиками как универсальный инструмент, пригодный для применения на любом предприятии.