17. Проверка порядка расчетов с работниками при увольнении

Цель аудита расчетов по оплате труда - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов по оплате труда, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчета с работниками при увольнении.

Необходимо знать, по какой причине увольняется сотрудник. Ведь от этого зависит, нужно ли выплачивать ему пособие. Например, если человек увольняется по сокращению штата, то выплатить ему выходное пособие нужно. Размер пособия равен среднемесячному заработку. А вот при увольнении по собственному желанию, такое пособие не начисляют.

Основания, по которым можно прервать трудовой договор, перечислены в статье 77 Трудового кодекса РФ. Наиболее распространенное основание - желание самого работника. Не меньше чем за две недели до даты увольнения он должен написать заявление. Так сказано в статье 80 Трудового кодекса РФ.

В Трудовом кодексе указаны случаи, в которых администрация предприятия может уволить сотрудника. Основные из них перечислены в статье 81 Кодекса. Например, сокращается штат организации. Или, скажем, сотрудник грубо нарушил трудовые обязанности - пришел на работу в нетрезвом состоянии.

Обратите внимание: в этой же статье сказано, что нельзя уволить человека, пока он находится в отпуске или на больничном.

Организация, увольняя работника, обязана с ним рассчитаться. Увольняемому работнику должны быть выплачены:

заработная плата за время, фактически отработанное в месяце увольнения;

компенсация за неиспользованный отпуск (если работник имел право на оплачиваемый отпуск, но в отпуске не был).

Кроме того, в некоторых случаях увольняемым работникам выплачиваются:

выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка;

выходное пособие в размере месячного среднего заработка;

средняя заработная плата за период трудоустройства на новое место работы.

Выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается, если увольнение связано с тем, что (ст. 178 ТК РФ):

работник не соответствует занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы;

работник призван на военную службу или направлен на альтернативную гражданскую службу;

на работе восстановлен работник, ранее выполнявший эту работу;

работник отказался от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность.

Выходное пособие в размере среднего заработка выплачивается, если увольнение связано с тем, что:

трудовой договор не по вине работника был заключен с нарушениями и это исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ);

организация ликвидируется либо производится сокращение численности или штата работников (ст. 178 ТК РФ).

Кроме того, если работник был уволен из-за ликвидации организации либо сокращения численности или штата, за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

В исключительных случаях (по решению органа службы занятости) средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в службу занятости и не был трудоустроен.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Как известно, за полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней. А как быть если человек увольняется, однако еще не отгулял положенный ему отпуск? В таком случае ему полагается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Причем если сотрудник не отгулял отпуск за несколько лет, то компенсация ему выплачивается за все эти годы. Это гарантирует сотруднику статья 127 Трудового кодекса РФ.

Как же рассчитать компенсацию? Сначала надо определить количество дней отпуска, за которые она будет начислена. Если работнику полагались дополнительные отпуска, то к общей продолжительности основного отпуска за несколько лет, надо прибавить дни дополнительных отпусков. Часто бывает так, что сотрудник не отработал год полностью. Поэтому прежде нужно посчитать, сколько дней отпуска ему причитается за тот период, который он проработал. Делается это так: продолжительность отпуска делят на 12 месяцев. Результат умножают на количество месяцев, проработанных сотрудником.

Так вот, если "излишки" составляют менее половины месяца, то их отбрасывают. А если больше, от округляют до полного месяца.

После того, как вы определили число тех дней отпуска, которые работник не отгулял, нужно рассчитать и саму компенсацию. О том, как это сделать, говорится в статье 139 Трудового кодекса РФ. Сначала надо сложить выплаты, которые были начислены сотруднику за последние12 месяцев. Это является расчетным периодом. Сюда следует включить все суммы, которые предусмотрены действующим на предприятии Положением об оплате труда. Надбавки, доплаты и премии, которые приходятся на расчетный период.

Если отпуск предоставляется в календарных днях, то полученную сумму делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4. В результате вы получите средний дневной заработок. А его умножают на число дней отпуска, которые нужно компенсировать.

Теперь рассмотрим какие налоги необходимо исчислить при выплате компенсации за неиспользованный отпуск. И начнем с налога на прибыль. В пункте 8 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что компенсации относятся к расходам на оплату труда. Эти расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации.

Заметьте: это относится к компенсациям как за основной отпуск, так и за дополнительный.

Но здесь следует обратить внимание на налогообложение компенсаций за отпуска, которые организация сама установила своим сотрудникам - сверх норм, предусмотренных законодательством РФ. Согласно пункту 24 статьи 270 Налогового кодекса РФ, оплату таких отпусков предприятие не может учесть при расчете налога на прибыль. По нашему мнению, это относится и к компенсации, выплачиваемой за неиспользованный сверхнормативный отпуск.

Начислять единый социальный налог на сумму компенсаций за неиспользованный отпуск не нужно. Это позволяет делать подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. Не облагается эта компенсация и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. Ведь как вы помните, данные взносы начисляются с той же суммы, что и ЕСН.

А вот налог на доходы физических лиц удержать придется, так как компенсации за неиспользованный отпуск включают в совокупный доход работника. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Удержания за неотработанные дни отпуска

Бывает, что отгуляв отпуск, сотрудники решили уволиться но при этом год, в счет которого был предоставлен отпуск, еще не закончился. В этом случае бухгалтер должен удержать ту часть выплаченных ранее отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска (ст. 137 Трудового кодекса РФ).

Однако в некоторых случаях указанные суммы удерживать не нужно. Все эти случаи также перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ. Например, если работник увольняется по причине ликвидации предприятия или по сокращению штата.

Выходное пособие

Как мы уже отметили, в некоторых случаях при увольнении сотрудника необходимо начислить выходное пособие. Например, когда причиной увольнения является ликвидация предприятия или сокращение штата (ст. 178 Трудового кодекса РФ). Также выходное пособие положено и тем сотрудникам, которые увольняются в связи с призывом в армию.

Однако администрация организации по собственной инициативе может выплачивать данное пособие и в других случаях, не предусмотренных в статье 178 кодекса. Для этого достаточно указать их в трудовом или коллективном договоре. Кроме того, здесь же следует привести и размеры выходных пособий.

Размеры пособий, прописанных в Трудовом кодексе РФ, зависят от причины увольнения. Так, сотрудник, уволенный в связи с ликвидацией организации или по сокращению штата, получает выходное пособие, равное его среднемесячному заработку. В таком же размере пособие выдают ему и в следующем месяце. То есть, среднемесячный заработок сохраняется за таким сотрудником в течение двух месяцев со дня увольнения. Ему могут выплатить средний заработок и за третий месяц. Но только в том случае если в течение первых двух недель после увольнения сотрудник обратился в службу занятости населения, и она его не трудоустроила.

Во всех остальных случаях выходное пособие выплачивают работникам в размере двухнедельного заработка (исходя из среднемесячной зарплаты).

Чтобы рассчитать среднемесячный заработок сотрудника для выплаты пособия, нужно сложить зарплату, начисленную за последние 12 месяцев. Как и при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, исчисляя размер пособия, в среднемесячный заработок необходимо включить все выплаты, которые предусмотрены Положением об оплате труда, действующем на предприятии. Затем полученную сумму следует разделить на фактически отработанное за этот период время. Такой порядок установлен статьей 139 Трудового кодекса РФ.

Из статьи 255 Налогового кодекса РФ следует, что на размер выходного пособия вы вправе уменьшить налогооблагаемый доход. Причем можно брать даже ту сумму пособия, которая выплачена сверх норм, установленных Трудовым кодексом РФ. Правда, только при условии, что эти расходы предусмотрены в коллективном или в трудовом договоре.

Что касается налога на доходы физических лиц, то его надо удерживать только с той части выходного пособия, которая превышает нормы. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог на выходное пособие, выплаченное в пределах норм, не начисляется. Так сказано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А могут ли быть освобождены от ЕСН сверхнормативные выплаты? Да, могут. Все зависит от того, включаются ли такие пособия в расчет налога на прибыль. Если включаются, то единый социальный налог на них не начисляется (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ). То же самое касается и страховых взносов в ПФР.