10. Проверка порядка предоставления и оплаты основного отпуска

Цель аудита расчетов по оплате труда - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов по оплате труда, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Выполняя процедуру проверки расчетов оплаты отпусков, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Порядок предоставления ежегодного основного отпуска соответствует положениям нормативных актов?

Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, производится в соответствии с положениями нормативных актов?

Порядок исчисления среднего заработка для оплаты отпуска и начисление отпускных соответствуют положениям нормативных актов?

Бухгалтерский учет отпускных соответствует положениям нормативных актов?

Налогообложение отпускных соответствует положениям нормативных актов?

Формирование резерва на оплату отпусков соответствует положениям нормативных актов?

Порядок расчета и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника соответствует положении ям нормативных актов?

Порядок удержания сумм, равной части отпускных за неотработанные дни отпуска, соответствует положениям нормативных актов?

Порядок оформления и расчета операций, связанным с отзывом работника из отпуска, соответствует положениям нормативных актов?

Порядок расчета отпускных сезонным и временным работникам соответствует положениям нормативных актов?

Подробные комментарии и нормативные документы к вышеуказанным вопросам, описание методики аудита, а также классификатор типовых нарушений смотри в программе автоматизации аудита ЭкспрессАудит:ПРОФ.

Порядок проведения проверки правильности предоставления и оплаты основного отпуска включает ряд последовательных этапов:

Проверка порядка предоставления отпуска

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке предоставления основного отпуска.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск сотруднику предоставляют каждый год. Правда, здесь имеется в виду не календарный, а рабочий год - его отсчитывают с момента поступления человека в организацию.

Очередность предоставления основных и дополнительных отпусков определяют ежегодно. Для этого работодатель должен составить график отпусков (форма Т-7). График отпусков можно разработать, используя унифицированную форму (Т-7), которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Однако организация вправе составить график и в произвольной форме.

Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Если у организации есть выборный профсоюзный орган, то график принимается с учетом его мнения.

Согласно статье 115 Трудового кодекса РФ, продолжительность основного отпуска 28 календарных дней. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает более длинные основные отпуска. Например, несовершеннолетние сотрудники могут отдыхать 31 календарный день.

За полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней. Однако согласитесь, бывает, что работодатель просит сотрудника не уходить в отпуск в этом году, а отгулять его в следующем.

Учтите: это возможно лишь в исключительных случаях. Допустим, когда отсутствие специалиста приведет к сбоям в работе организации (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Проверка порядка исчисления среднего заработка

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке исчисления среднего заработка для оплаты основного отпуска.

Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 114 Трудового кодекса РФ).

Общие принципы расчета средней заработной платы, сохраняемой за время очередного оплачиваемого отпуска, изложены в ст. 139 ТК РФ и постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Начиная со 2 октября 2006 г. средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Справедливости ради отметим, что согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, например за последние 3 мес., как это было предусмотрено в старой редакции ТК РФ. Однако делать это можно только в том случае, если это не ухудшает положения работников. То есть необходимо будет каждый раз делать два расчета: по методике, предусмотренной в данной организации, и по общепринятой методике исходя из заработка за 12 календарных месяцев, и в том случае, если сумма отпускных, рассчитанная по "стандартной" методике, окажется выше, организация должна выплатить работнику именно эту, большую, сумму отпускных. Поэтому большинство организаций предпочитает придерживаться того порядка расчета отпускных, который установлен ТК РФ.

Проверка правильности налогообложения отпускных

Налог на прибыль

В пункте 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда. Эти расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации. Причем это относится к оплате как основных отпусков, так и дополнительных.

Единый социальный налог

Для организаций и индивидуальных предпринимателей выплаты, которые они начисляют в пользу своих работников, в том числе отпускные, - это объект обложения единым социальным налогом (п. 1 ст. 236 НК РФ).

В то же время в налогооблагаемую базу по социальному налогу не нужно включать те суммы отпускных, которые начислены за время дополнительных отпусков, превышающее нормы. Ведь, согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ, если какие-либо выплаты нельзя учесть при расчете налога на прибыль, то на них не начисляют ЕСН. А как мы уже отметили, сверхнормативные отпускные не уменьшают налогооблагаемый доход.

То же касается и взносов на обязательное пенсионное страхование (ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).

Налог на доходы физических лиц

Также организация обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц с отпускных (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержать начисленный налог надо из доходов сотрудника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечислить - не позднее дня фактического получения в банке денег на выплату отпускных либо их перечисления на счет работника (п. 6 ст. 226 НК РФ). Так как отпускные должны быть выплачены не позднее трех дней до начала отпуска, налог на доходы должен быть начислен и уплачен не позднее этой даты.

Проверка правильности начисления и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск

В соответствии со ст. 164 ТК РФ, компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Трудовым законодательством (ст. 165 ТК РФ) предусмотрены случаи предоставления компенсаций, в том числе при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, и другие установленные законодательством Российской Федерации и связанные с режимом работы и условиями труда.

Согласно ст. 126 ТК РФ часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается.

На основании ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Порядок расчета расходов на оплату очередного отпуска и выплату компенсации за неиспользованные отпуска, учитываемых в составе расходов на оплату труда, установлен трудовым законодательством Российской Федерации, а именно ст. 139 ТК РФ.