Тема 5. Узагальнення і реалізація результатів внутрішнього фінансового контролю

1. Засоби і прийоми узагальнення результатів внутрішнього фінансового контролю

2. Методика формування проміжної і підсумкової контрольної інформації з результатів внутрішнього фінансового контролю, прийняття рішень за результатами внутрішнього фінансового контролю

1. Засоби і прийоми узагальнення результатів внутрішнього фінансового контролю

До основних методичних прийомів узагальнення результатів внутрішнього фінансового контролю, відноситься

- документування попереднього, поточного та послідуючого контролю;

- аналітичне групування виявлених недоліків;

- слідство-юридичне обґрунтування;

- підсумкове групування.

В результаті використання названих прийомів формується вихідна контрольна інформація, а саме:

- відомості суцільної або вибіркової перевірки окремих об’єктів контролю;

- таблиці, машинограми і інші регістри в яких узагальнюються однорідні порушення;

- акти перевірок, акти обстеження, довідки службового розслідування, докладні (службові записки), супровідні листи.

Слідство-юридичне обґрунтування. Мета використання цього прийому – необхідність обґрунтування суми вчиненої шкоди, встановлення відповідальності посадових осіб.

Перелічені прийоми реалізуються в процесі діяльності кожної посадової особи, який можна умовно поділити на дві стадії:

Документування результатів попереднього, поточного та послідуючого контролю, слідство-юридичне обґрунтування (збір доказів). Стадія формування фактографічної інформації, як інформаційного забезпечення наступної стадії узагальнення результатів ВФК

1 Стадія

2 Стадія

Згрупування (систематизація) однорідних за ознаками відхилень (порушень, помилок).

2. Методика формування проміжної і підсумкової контрольної інформації з результатів внутрішнього фінансового контролю, прийняття рішень за результатами внутрішнього фінансового контролю

Результати внутрішнього контролю повинні оформлюватися відповідними організаційно-розпорядними документами: докладними (службовими) записками на ім’я керівництва відповідного відділу апарату управління підприємства і в підсумку на ім’я керівника самого підприємства.

Докладна (службова) записка інформує керівника підрозділу або всього підприємства, який визначає контрольні дії і несе відповідальність за організацію внутрішнього контролю на ділянці, яка йому підзвітна, про ситуацію яка склалася, потребує або не потребує прийняття заходів.

Докладна (службова) записка складається суб’єктом внутрішнього контролю на ім’я керівника, якому особа підзвітна.

За змістом докладні записки бувають ініціативні, інформаційні та звітні.

Ініціативні докладні записки складаються з метою формування ініціативи працівників управлінської ланки прийняти конкретні заходи по упередженню та виправленню встановлених відхилень. В записках викладається ситуація і формулюються заходи по її вирішенню.

Інформаційні і звітні. Записки відображають інформацію про хід і завершення робіт по внутрішньому фінансовому контролю. Текс докладної записки складається з двох частин: у першій обґрунтовується необхідність представлення записки, у другій – заходи, які пропонуються.

Результати внутрішнього контролю повинні бути доведені у підсумковій контрольній інформації до відома посадових осіб, дії яких контролюються і до начальників відповідних структурних підрозділів, і керівникові підприємства.

Хід обговорення результатів внутрішнього контролю повинно бути оформлено Протоколом.

Реквізити протоколу:

• найменування протоколу, дата, номер, гриф підприємства;

• заголовок;

• текст, підписи і секретар засідання.

Текст протоколу містить вступ та основну частину. В вступі після слів «Були присутні» вказують фамілії всіх присутніх на засідання членів колегіального органу та співробітників, а також осіб, яких було запрошено (додатково вказуються місто роботи, посада). Загальна частина складається із розділів, які відповідають питанням засідання.

За результатами внутрішнього контролю видається наказ або розпорядження.

Приказ складається з констатуючої частини та наказної. В констатуючій частини викладаються зміст результатів контролю, характер та причини відхилень, вказуються дії яких посадових осіб призвели до цих відхилень. Наказна частина містить рішення по результатам проведення внутрішнього контролю.

1) керівник підприємства накладає дисциплінарне стягнення;

2) формулюються конкретні рекомендації, які спрямовані на ліквідацію виявлених порушень і заходи, як їх запобігти у майбутньому.

Розпорядження по результатам внутрішнього фінансового контролю може складатися в випадках виявлення несуттєвих відхилень в діях посадових осіб.