41) Система информационного обеспечения управления

Информационное обеспечение управления заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Это позволяет:

• автоматизировать административно-управленческий труд на основе использования информационных технологий;

• повысить оперативность и обоснованность принимаемых решений;

• облегчить доступ к информации различным категориям пользователей,

• более надежно хранить информацию.

Информация, используемая в процессе управления, может быть классифицирована по разным признакам:

1. По содержанию	1) экономическая	Содержит сведения о хозяйственной деятельности
	2) организационная	Отражает данные, необходимые для организации управления предприятием (например, правила внутреннего распорядка)
	3) социальная	Включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива организации
	4) научно-техническая	Включает данные, необходимые для осуществления технического руководства: схемы, чертежи, технические характеристики оборудования, планировки производственных цехов и складских площадей и т.п.
2. По источникам	1) входящая	Охватывает сведения, поступающие в организацию: инструкции и приказы вышестоящих звеньев; законодательные акты; документы, сопровождающие грузы
	2) исходящая	Это информация, поступающая от организации: реклама, заявки на поставку товаров, материалов, оборудования
	3) внутренняя	Образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления: журналы регистрации, карточки учета материалов и др.
3. По степени переработки	1) первичная	Используется в том виде, в котором была получена: статистическая, оперативно-отчетная, бухгалтерская, правовая, по кадрам и др.
	2) производная	Это информация, полученная путем переработки первичной информации
4. По времени хранения	1) хранящаяся определенный срок
	2) хранящаяся постоянно
5. По степени использования	1) информация однократного использования
	2) информация многократного использования
6. По роли	1) отчетная
	2) плановая
	3) контрольная
7. По форме передачи	1) аудио
	2) визуальная
	3) цифровая
	4) текстовая
	5) кодированная

Накопленная производственная, экономичес­кая, кадровая и нормативно-справочная информации является ос­новой для создания баз и банков данных. Постоянно меняющиеся условия рынка требуют немед­ленной реакции администрации, и если информация об этих изме­нениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными. Поэтому от уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

К информации в управлении предъявляются следующие требования:

• минимизация расходов на сбор, формирование, обработку и передачу информации;

• своевременность поступления к потребителям – замедление в поступлении информации снижает ее ценность;

• ценность (полезность) и достоверность. Не только неправильная, ошибочная информация (дезинформация), но и излишняя, чрезмерно подробная информация отрицательно сказывается на процессах управления, усложняя структуры и увеличивая трудовые затраты управленческого персонала;

• актуальность,

• краткость,

• четкость,

• однозначность формулировок,

• правильный отбор первичных сведений и др.

Информация существенно искажает­ся при ее движении по уровням организационной структуры, и чем больше существует иерархических уровней в структуре орга­низации, тем значительнее искажения информации. Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:

— два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки — событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перс­пективы);

— эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию, как и давно ожидае­мое, более выгодное или не соответствующее заранее сложивше­муся мнению сообщение;

— желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство («барьер престижа»).

Эффективное управление невозможно без достоверной, объективной информа­ции, и фактической властью располагает лишь тот, кто хорошо информирован.