Общие принципы ввода данных

Последовательность действий ввода данных в ячейку:

• Выделить нужную ячейку;

• Для ввода в строке формул установить в ее области указатель и нажать кнопку мыши;

• Чтобы вводить данные непосредственно в ячейку, надо просто начать набирать данные.

• Чтобы отменить ввод необходимо нажать клавишу <Esc>;

• Чтобы завершить ввод надо нажать клавишу <Enter>

При вводе данных в ячейку устанавливается способ их представления, т.е. формат.

Например, у чисел формат определяет такие параметры, как количество знаков после запятой, наличие и вид разделителя между тысячными разрядами, обозначение отрицательных чисел и т.д.

Excel автоматически распознает тип данных и устанавливает формат по умолчанию для искомого типа. Однако может возникнуть необходимость сменить формат данных.

Чтобы изменить формат данных в ячейке необходимо:

1. Выполнить команду меню Формат  Ячейка. Появится диалоговое окно Формат ячейки.

2. Выбрать вкладку Число

3. В списке Числовые форматы выделить нужный формат и при необходимости установить нужные параметры. Нажать кнопку ОК.

Ввод текстовых данных

Ввод текст производится обычным способом – надо выделить ячейку, набрать текст и нажать <Enter>.

Чтобы ввести текст, состоящий из нескольких строк, в конце каждой строки надо нажимать комбинацию клавиш <Alt> + <Enter>. Использование клавиши <Enter> завершает ввод в ячейку.

Если необходимо ввести как текст другие типы данных перед ними надо ввести апостроф ( ‘ ). Например: ‘123 ’12.02.03 ‘=A2+C4

Ввод числовых данных

Числа вводятся также, как и текст.

В Excel существуют следующие форматы представления чисел: целые числа (123), десятичные дроби (123, 5), простые дроби (15) и числа в степенной форме (123 Е+6).

Простые дроби вводятся в общепринятом виде:

[целая часть] <пробел> [числитель] / [знаменатель]

Чтобы дроби не воспринимались как даты, всегда должна вводиться целая часть, даже если дробь правильная, например: « 0 1/2 ».

При записи числа в степенной форме используются символы «Е» и «е». При этом указывается мантисса, за ней ставится символ «Е» (или «е»), затем указывается порядок, например: 123Е+6  123 х 10⁶

Ввод даты и времени

Водить дату и время можно в любом из допустимых форматов.

В строке формул дата всегда показывается в формате типа 25.01.2003

Наиболее употребительные форматы дат: 10.01.03 10/01/03 10-янв-03 янв-03 Январь 10, 2003 10.01.03 12:25

Если не указан год, то подставляется текущий.

Вместо пропущенного числа подставляется первое число месяца.

Наиболее употребительные форматы времени: 7:12 7:12 РМ 7:12:35 10. 01. 7:12 РМ

Если время вводится в 12-часовом виде, то после цифр указывается часть суток: АМ или А  до полудня, РМ или Р  после полудня.

Дополнительные средства ввода

Для упрощения и повышения эффективности процесса ввода в Excel предусмотрено несколько дополнительных способов ввода данных.

Автозамена – средство автоматической замены одних сочетаний символов на другие.

Чтобы добавить элемент авто замены надо в меню Сервис воспользоваться командой Автозамена.

Автоматическое завершение ввода – это средство помогает при вводе в столбец повторяющихся данных.

Если какой-то текст уже вводился в текст ранее, то достаточно набрать только несколько его первых букв, а остальная часть будет добавлена автоматически.

Если между ячейкой, в которую происходит ввод, и остальными данными есть хотя бы одна пустая ячейка, автозавершения не произойдет, т.е. ячейки должны быть смежными.

Выбор данных из списка – средство ввода повторяющихся значений.

Для каждого столбца Excel формирует список введенных в ранее данных.

Чтобы воспользоваться при вводе выбором данных из списка надо: вызвать контекстное меню для ячейки, в которую требуется ввести данные, и воспользоваться командой Выбрать из списка

или:

выделить нужную ячейку и нажать комбинацию клавиш <Alt>+< ↓ >.

Как и при выполнении автозавершения, Excel формирует список из значений, находящихся в смежных с текущей ячейках.