Анализ данных в сводных таблицах

Решаемые задачи:

• Сортировка данных сводной таблицы позволяет представить данные в более удобном виде;

• Разбивка сводной таблицы на страницы полезна при печати сводных таблиц;

• Управление общими и промежуточными итогами включает в себя скрытие общих и промежуточных итогов, вывод промежуточных итогов для нескольких полей;

• Использование различных итоговых функций позволяет вывести именно те данные, которые необходимы пользователю;

• Вставка в таблицу вычисляемых полей позволяет получить дополнительную информацию на основе представленных в таблице данных.

Сортировка данных сводной таблицы

Использование Стандартной панели инструментов:

1. Выделить поле, которое нужно отсортировать;

2. На Стандартной панели инструментов нажать кнопку Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию.

Использование меню:

1. В меню Данные выбрать команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

2. В сводной таблице выделить поле, которые надо отсортировать.

3. При сортировке поля, содержащего данные, установить переключатель Сортировать в положение значения. Если сортируется поле названий, выбрать положение подписи.

4. Установить порядок упорядочивания данных при помощи переключателей по возрастанию и по убыванию.

5. Нажать кнопку ОК

Общие и промежуточные итоги

При создании Сводной таблицы автоматически добавляются общие итоги для строк и столбцов. Кроме того, если строка или столбец содержит более одного поля, то выводятся также и промежуточные итоги.

Скрытие общих итогов:

1. Установить указатель мыши в область сводной таблицы и вызвать контекстное меню.

2. Выбрать команду Параметры таблицы.

В диалоговом окне Параметры сводной таблицы сбросить флажки Общая сумма по столбцам и Общая сумма по строкам Для вывода общих итогов по строкам или столбцам необходимо установить соответствующий флажок.

Скрытие промежуточных итогов:

1. Вызвать контекстное меню того поля, для которого надо скрыть промежуточные итоги.

2. Выбрать команду Параметры поля.

3. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы установить переключатель в положение нет.

Отображение промежуточных итогов для нескольких полей в строке или столбце:

1. Дважды щелкнуть по нужному полю

2. В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы установить переключатель другие.

3. Из списка выбрать нужную функцию (например, Sum)

Итоговые функции

При создании Сводной таблицы подводятся общие и промежуточные итоги при помощи суммирования. Однако, можно изменить итоговую функцию, используемую при подсчете всех итогов таблицы, как общих, так и промежуточных.

Для этого надо:

1. Поместить указатель мыши в поле данных и вызвать контекстное меню.

2. Выбрать команду Параметры поля.

3. В списке диалогового окна выбрать требуемую функцию.

Вставка вычисляемого поля

Иногда необходимо занести в сводную таблицу значения, вычисляемые на основе содержащихся в ней исходных данных. Эта задача решается при помощи вставки в таблицу вычисляемого поля.

Чтобы вставить в таблицу вычисляемое поле надо:

1. Поместить указатель мыши в поле данных и вызвать контекстное меню.

2. Выбрать команду Формулы  Вычисляемое поле

3. В диалоговом окне ввести имя вычисляемого поля и формулу, по которой будет производиться расчет. При вводе формулы рекомендуется пользоваться списком Поле. Для добавления выбранного поля в формулу надо нажать кнопку Добавить.