Промежуточные итоги

В Excel предусмотрена возможность подведения итогов по группам записей.

Для подведения итогов необходимо активизировать любую ячейку списка и в строке меню выбрать:

Данные  Итоги

В появившемся диалоговом окне надо указать:

• поле, при каждом изменении значений в котором надо подводить итоги (предварительно список должен быть отсортирован по этому полю);

• операцию, используемую для подсчета итогов; для этого Excel предоставляет 11 функций (по умолчанию используется функция СУММ);

• поля, в которых надо подвести промежуточные итоги.

Для отмены промежуточных итогов в строке меню необходимо выбрать

Данные  Итоги  Убрать все

Сводные таблицы

В сводной таблице операции сортировки, фильтрации, получения промежуточных итогов выполняются одновременно.

Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и наложенные фильтры.

Создание сводных таблиц осуществляется с помощью Мастера сводных таблиц.

Для подведения итогов необходимо активизировать любую ячейку списка, в строке меню выбрать

Данные  Сводная таблица

и пройти три шага Мастера сводных таблиц.

1-й шаг:

Необходимо ответить на вопрос «от куда берутся данные?»

• в списке или базе данных Microsoft Excel;

• во внешнем источнике данных;

• в нескольких диапазонах консолидации.

Надо также указать вид создаваемого отчета:

• сводная таблица;

• сводная диаграмма (со сводной таблицей).

2-й шаг:

Необходимо указать диапазон, содержащий исходные данные.

Если ранее была выделена какая-то ячейка списка, то диапазон автоматически охватит весь список.

3-й шаг:

Надо указать куда поместить таблицу:

• на новый лист;

• в существующий лист.

После прохождения трех шагов Мастера на экране отобразится пустая заготовка сводной таблицы и панель инструментов сводной таблицы с элементами полей исходных данных:

Идея построения сводной таблицы проста.

С помощью мыши надо поместить элементы исходных данных в нужное место заготовки сводной таблицы.

При этом:

• Элементы, помещаемые в зону Страница, становятся фильтрами. Они отображаются в стиле Автофильтра.

• Элементы, помещаемые в зону Строка, становятся метками строк.

• Любой элемент, помещенный в зону Столбец, становится меткой столбца.

• Элементы, помещенные в зону Данные, становятся объектами подведения итогов.

После создания сводной таблицы можно изменять ее формат, переименовывать поля или элементы, добавлять новые строки или столбцы, делать другие преобразования с ее внешним видом

• Изменение структуры сводной таблицы надо перетащить нужное поле сводной таблицы в нужную область данных;

• Удаление сток, столбцов и страниц надо перетащить удаляемое поле за пределы сводной таблицы;

• Добавление новых строк, столбцов и страниц надо перетащить нужное поле исходной таблицы с панели инструментов Сводные таблицы в нужную область таблицы

• Группировка элементов сводной таблицы выделить нужные элементы сводной таблицы, вызвать контекстное меню, выбрать команду Группа и структура, а затем - Группировать, указать диапазон группировки.