Запитання для самоконтролю:

1. Яке значення мають документи? Як вони реалізуються в управлінській діяльності?

2. З якими поняттями нерозривно пов’язане поняття документа? Доведіть.

3. Які основні нормативно-методичні документи визначають і встановлюють єдиний порядок оформлення документів?

4. Які основні способи засвідчення документа?

5. Назвіть основні та допоміжні реквізити документів.

6. На конкретних прикладах поясніть, у чому полягає рівень стандартування та регламентування документа?

7. У чому полягає юридична сила документа?

8. Які основні нормативні документи регулюють документаційне забезпечення управління в Україні на сучасному етапі?

1.2.2 Організаційно-розпорядчі документи. Специфіка їх укладання та оформлення

Обґрунтування теми: Підготовка та оформлення організаційно-розпорядчих документів є нагальною потребою в сучасному діловодстві і вимагають певної культури роботи над ними.

Мета заняття: Виробити в студентів практичні навики укладання організаційно-розпорядчих документів; підвищувати рівень культури в роботі з документами; популяризувати українську ділову мову.

Питання для обговорення:

1. Документування організаційно-розпорядчої діяльності. Поняття про нормативний документ.

2. Характеристика основних організаційних документів: положення, статути.

3. Розпорядчі документи, їх специфіка, реквізити: накази, розпорядження, постанови.

Організаційно-розпорядчі документи виконують провідну роль в управлінській діяльності суспільства. Укладання документів цієї групи є досить складним процесом, у якому виділяють такі етапи: вивчення питання, підготовка проекту документа, його погодження та засвідчення. Документи цієї групи поділяють на організаційні та розпорядчі.

Організаційні документи закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства у своїй діяльності поряд із актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

Найпоширенішими серед організаційних документів є положення та статути. Положення – це правовий акт, який визначає основні правила організації та діяльності державних органів, установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.

Положення поділяють на типові та індивідуальні. Типові положення розробляються для системи установ і підприємств, затверджуються вищим органом управління. Індивідуальні – розробляються на основі типового положення, затверджуються керівником підприємства (організації, закладу).

Реквізити положення:

1. герб;

2. назва відомства, організації;

3. гриф затвердження;

4. назва виду документа;

5. місце видання;

6. дата;

7. індекс;

8. заголовок до тексту;

9. текст;

10) підпис;

11) відмітка про погодження.

Формуляр-зразок положення:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

_______________________

_______________________

(підпис і його розшифрування)

ПОЛОЖЕННЯ

про структурний підрозділ

01.09.13

Структура тексту

1. Загальні положення.

2. Завдання.

3. Функції.

4. Права та обов’язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини.

7. Майно і кошти.

8. Контроль та перевірка діяльності.

9. Реорганізація та ліквідація.

Керівник структурного

підрозділу Підпис і його розшифрування

Статут – це правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, партій, їхні відносини з іншими організаціями, права та обов’язки в певній сфері державного управління або в господарській діяльності.

Статути поділяють на типові та індивідуальні. Типові статути розробляються для певних систем установ, підприємств, закладів тощо. Затверджують ці документи вищі органи державної влади та управління, з’їзди партій, громадських організацій. Індивідуальні статути розробляються для певної організації шляхом конкретизації типових статутів. Їх затверджують вищі установи, яким підпорядковуються підприємства, організації. Після затвердження статути обов’язково реєструють в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити статуту:

1. гриф затвердження;

2. назва виду документа;

3. заголовок;

4. текст;

5. відмітки про погодження та реєстрацію;

6. дата.

Формуляр-зразок статуту:

ПОГОДЖЕНО СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО __________________ __________________ «___» _________ 2013 р. __» _________ 2013 р. СТАТУТ ___________________ (назва підприємства, установи, організації) Структура тексту Загальні положення. Мета і завдання діяльності. Функції. Кошти і майно. Управління. Створення та використання пайового фонду. Права й обов’язки членів. Звітність і контроль. Виробничо-господарська діяльність. Реорганізація та ліквідація.

Найпоширенішими видами розпорядчих документів є наказ, розпорядження, постанова. Наказ – це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Згідно з класифікацією документів за призначенням розрізняють накази щодо особового складу (про призначення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, заохочення і стягнення) та накази з питань основної діяльності (створення, реорганізація структурних підрозділів, затвердження планів, статутів, положень тощо).

Обов’язковими реквізитами наказу є:

1) назва підприємства (організації, установи), що видає документ;

2) назва виду документа;

3. дата підписання наказу;

4. номер наказу;

5. місце видання;

6) заголовок до тексту;

7) текст наказу.

Текст наказу складається з двох частин – констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині викладають факти й події, які стали передумовою видання наказу, зазначають основні реквізити розпорядчого документа вищої інстанції, який був підставою для створення наказу. Словом наказую, яке друкують великими літерами в окремому рядку, розпочинають другу частину наказу – розпорядчу. Ця частина складається з кількох пунктів, у яких зазначають заходи для виконання поставлених у наказі завдань; термін виконання і відповідальних за виконання; форми та методи роботи; зазначають особу, якій доручається контроль за виконанням наказу.

Зразок наказу щодо особового складу:

Міністерство охорони здоров’я України

Івано-Франківський національний медичний університет

НАКАЗ

22.01.13 № 5 м. Івано-Франківськ

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Гаврилюк І. М. на посаду старшого викладача кафедри дитячої стоматології з 26.01.13 з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Гаврилюк І. М.

Ректор Л.О. Федорчук

Розпорядження – це організаційно-розпорядчий документ, що укладається одноосібно керівником з метою вирішення оперативних питань. Він є обов’язковим для виконання громадянами та організаціями, котрим адресований. Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, голови районних адміністрацій, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, закладу в межах наданих законом прав.

Розпорядження поділяються на дві групи: загальні та часткові.

Реквізити:

1) герб України;

2) назва органу управління, що видає документ;

3) назва виду документа;

4) заголовок;

5) дата або дата й номер;

3. місце видання;

4. текст розпорядження;

5. підпис відповідальної особи.

Зразок розпорядження:

Івано-Франківський національний медичний університет

Деканат медичного факультету