12.3. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Инвентаризация с дебиторами и кредиторами заключается в сверке документов и записей в реестрах учета и проверке обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по этим счетам, реальность задолженности и виновных лиц, в случаях пропуска сроков исковой давности (пункт 11.1 с изменениями, внесенными согласно Приказу Государственного казначейства N 184 "Об утверждении Изменений в Инструкцию по инвентаризации основных средств, нематериальных активов , товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса" от 05.10.2005).

Всем дебиторам учреждения – кредиторы должны передать данные об их задолженности, предъявляемым инвентаризационной комиссии для подтверждения реальной задолженности. Дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получение документального подтверждения подтвердить задолженность или заявить свои возражения.

На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы. Если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные разногласия, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой из сторон в своем балансе в суммах, которые выходят из их бухгалтерских записей и признаны верными.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

1) правильность расчетов с банками, с финансовыми, налоговыми органами, государственными целевыми фондами, с вышестоящей организацией, другими учреждениями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы;

2) задолженность подотчетных лиц, а также правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и кражам, а также принятымх мерам о взыскании этой задолженности;

3) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредитор-ской и депонентской задолженности, включая суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой срок исковой давности истек.

4) реальность задолженности рабочим и служащим по заработной плате, по расчетам с рабочими и служащими по безналичным перерасчетам;

5) принятие мер по взысканию дебиторской задолженности в уста-вленном порядке.

С целью установления единых требований относительно порядка оформления и представления материалов на списание дебиторской и кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, разработан соответствующий Порядок. Этот Порядок определяет механизм предоставления необходимых документов для получения разрешения на списание кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, а также особенности оформления материалов на списание просроченной дебиторской задолженности.

Учебным заведениям и учреждениям, подчиненным Министерству образования и науки Украины, для списания кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, необходимо ежеквартально предоставлять такие материалы:

1) Письмо-обращение.

2) Акт инвентаризации кредиторской задолженности произвольной формы, в котором отмечается:

сумма кредиторской задолженности, которая является безнадежной для погашения;

название кредитора и его местонахождение;

дата возникновения задолженности;

причины, приведшие к просроченной задолженности;

перечень мероприятий, которые были приняты для ее ликвидации.

Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, отражаются на соответствующих субсчетах, подписывается и передается в бухгалтер-рию. Акт инвентаризационной комиссии утверждается руководителем учреждения. К акту следует приложить справку, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

3) Акт сверки взаиморасчетов (при списании кредиторской задолженности).

Министерство образования и науки рассматривает представ-ленные документы и издает приказ о списании с учета кредиторской задолженности по общему и специальным фондам Государственного бюджета Украины (кроме собственных поступлений).

Списание просроченной дебиторской задолженности предусматривает:

1) главный бухгалтер учреждения составляет докладную записку, в которой отмечается:

правильность и обоснование сумм дебиторской задолженности;

название дебитора и его местонахождение;

сроки возникновения;

своевременность принятия мер для взыскания дебиторской за-долженности;

лица, по вине которых пропущен срок исковой давностию;

2) дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя учреждения на изменения результата выполнения сметы доходов и расходов за прошлый год;

3) списание долга вследствие неплатежеспособности должника не является основанием для его отмены.

4) дебиторскую задолженность, списанную с баланса учреждения, необходимо учитывать на забалансовом счете 07 "Списанные активы и обязательства" в течение 5 лет с момента списания (для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя учреждения на изменения результата выполнения сметы доходов и расходов за прошлый год. Списание долга вследствие неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. Задолженность следует отражать вне баланса не менее пяти лет со времени списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Тщательно следует проверить и отразить в справке суммы дебиторской задолженности, списанные с баланса вследствие неплатежеспособности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество, как:

1) обоснованность списания этой задолженности;

2) правильность учета списанной задолженности по балансу;

3) осуществление надзора за возможностью ее удержания в случаях изменения имущественного положения должников.