4.6.Офисная техника и информационные потоки в современном офисе

Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключённый к локальной и глобальной сети.

На рисунке 8.4 показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету.

Рис. 8.4. Информационные потоки в современном офисе

Так, в последнее время всё чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами. Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы.

Значительная часть информации поступает в ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с web-страниц.

Всё больше офисных компьютеров оборудованы web-камерами – цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием web-камер дают возможность организовывать видеоконференции – обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.

Для участия в видеоконференциях также требуется микрофон. Микрофон необходим ещё и для того, чтобы послать голосовое сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные офисные программы, в том числе программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи.

Несмотря на активное развитие электронных средств коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в компьютер служат сканеры – устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Ещё один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения, факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещённых в одном.

В принципе компьютеры, оборудованные факс-модемом, позволяют принимать факсы непосредственно на ПК. Однако чаще в офисах стоят отдельные факсимильные аппараты. Поэтому иногда документы, полученные в бумажном виде с факсимильного аппарата, вводят в компьютер с помощью сканера. Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Всё чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.

На любом предприятии возникает необходимость не только вводить документы в компьютер, но и наоборот – получать бумажную копию электронных документов. Для вывода документов на печать служат принтеры. Чаще всего они бывают лазерные, струйные или матричные. Каждый из перечисленных видов имеет свои достоинства и недостатки.

Струйный принтер формирует изображение путём нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. Эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокая стоимость расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печати практически на любом носителе (компакт-дисках, плёнке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов.

В средних и больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. Отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания.

Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. Принцип печати у них близок к пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображение. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать несколько копий одновременно, однако они не позволяют получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно.

Для тиражирования документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространённым способом копирования. Электрографическое копирование – это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.

Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов.

Ксерокопирование даёт возможность получения копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой плёнке и т.д.

Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетённые комплекты документации.

Освоение работы со всеми перечисленными выше устройствами обычно не вызывает проблем. Более подробного описания требует процедура перевода бумажных документов в электронный вид.