Заповнення полів із заздалегідь визначеного списку значень

Для зручності введення даних до полів таблиці використовують списку значень. Такі списки можуть бути фіксованими (наприклад для поля Стать: жіноча, чоловіча) або формуватися на основі існуючих таблиць (наприклад товари, постачальники). Заповнення полів, для яких сформовані списки введення, виконується шляхом обирання значень з рядків списку у режимі таблиці.

Для прискореного введення у поля таблиці даних, що є елементами фіксованого списку, у конструкторі таблиці для відповідного поля у рядку Тип данных необхідно вибрати рядок Мастер подстановок. У вікні майстра:

крок 1 – вибрати  Будет введен фиксированный набор значений та натиснути Далее;

крок 2 – у Столбец 1 ввести потрібний список значень, натиснути Далее;

крок 3 – задати заголовок для списку та натиснути Готово.

Для формування списку введення, що є елементами полів іншої таблиці, у конструкторі таблиці для відповідного поля у рядку Тип данных необхідно вибрати рядок Мастер подстановок. У діалозі майстра:

крок 1 – вибрати  Объект “столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса та натиснути Далее;

крок 2 – у списку Таблицы обрати таблицю та поля з неї, на основі яких буде сформований список, натиснути Далее;

крок 3 – задати відображення ключового поля, натиснути Далее;

крок 4 – підпис для списку та натиснути Готово.

Мастер подстановок автоматично встановлює зв’язки між відповідними таблицями, але для них не встановлено властивостей підтримки цілісності даних. Тому у вікні Схема даних для встановленого зв’язку із контекстного меню необхідно обрати команду Изменить, у вікні Изменение связей помітити галочкою Обеспечение целостности даних, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей та натиснути кнопку Создать.

Якщо зв’язки між таблицями встановлено, то спочатку даними заповнюються основні таблиці, а тільки потім – підпорядковані. Заповнення підпорядкованих таблиць відбувається із врахуванням цілісності даних: поля підпорядкованої таблиці можуть містити тільки такі значення, що є у ключовому поля основної таблиці.

Якщо до моменту введення даних ще не встановлено властивість цілісності зв’язків між таблицями, то коректність введення залежить від користувача.

Створення форм

Форма – діалоговий графічний інтерфейс користувача для роботи з базою даних. Є два основні способи візуального відображення даних з БД: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми. У програмі Ассеss спочатку створюють таблиці для збереження даних, а пізніше відображають їх за допомогою форм.

Форми є основою розробки діалогових додатків користувача для роботи з базою даних. Працюючи з формою, користувач може додавати і знищувати записи в таблицях, змінювати значення в полях, одержувати розрахункові дані. У формі можуть здійснюватися контроль уведення даних, встановлюватися обмеження на доступ до даних, виводитися необхідні повідомлення, можлива обробка подій, що наступають у процесі роботи з формою.

Є такі способи створення форм:

• автоматично за допомогою команди Автоформа;

• за допомогою Мастера форм;

• вручну за допомогою Конструктора форм;

• комбінованим способом.

У режимі Конструктора створення форми повністю лежить на користувачеві. Причому створення починається з порожньої форми.

Типовий макет форми може бути отриманий за допомогою Мастера форм та Автоформы. Отриману у такий спосіб форму далі можна доробити засобами Конструктора форм. Такий спосіб називається комбінованим.