15. Правила разработки докум. Особенности электронного обмена данными (эод).

Основными носителями информации являются входные и выходные документы, т.е. док. в утвержденной форме, имеющие юридическую силу.

Первичные документы – док, содержащ исходные данные орг и предприятий

Выходные документы – содержат сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений.

Унифицированная система документации (УСД) – комплекс взаимосвязанных стандартных форм док и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники

В соответствии с правилами (ГОСТ), первичные документы должны:

1. содержать достоверные данные о состоянии объекта и минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией;

2. обслуживать все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать вып-ние не только ф-ции учета, но и ф-ции регулирования и оперативного управления;

3. быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком;

4. содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных;

5. реквизиты, вводимые с клавы в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линией.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наим., номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.).

Оформительская часть содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные выведены машиной — форма представления результатной информации. (удобной формой вывода – печать инфо в разнообразных докум, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия чел-ком)

Информационный поток – группа или совок. перемещаемых данных, относящ к какому-то конкр участку эк-ких расчетов, который делится:

1. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия (потоки прямой связи (нисходящие) и потоки обратной связи)

2. Внешние потоки (отчетность, рекл, выставки, соцопросы, справки, различ сведения.)

Движение документов — создание, согласование, подписание, исполнение и списание в архив – документооборот – основа деят предпр.

16. Внутримашинное информационное обеспечение ит.

Файлы внутримашинной базы делятся на:

1. переменные, в кот. отражаются факты финансово-хоз деятельности объекта управления,

2. условно-постоянные, в кот представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

Данные во внутримашинном ИО хранятся способами:

• непосредственно в виде файлов

• в базе данных.