Розподіл обов’язків між керівництвом Кіровоградської митниці Міндоходів

Начальник Кіровоградської митниці Міндоходів - Скальський Павло Петрович здійснює керівництво над:

1. Заступниками начальника митниці

2. Головним спеціалістом із захисту державної таємниці та спеціального документального зв’язку

3. Головним спеціалістом забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян

4. Сектором фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку

5. Сектором персоналу

6. Юридичним сектором.

Перший заступник начальника митниці керує:

1. Адміністративно-господарським відділом

2. Відділом митної вартості, класифікації товарів та заходів регулювання ЗЕД

Заступник начальника-начальник управління боротьби з контрабандою та митними правопорушеннями - Крамарчук Сергій Якович здійснює керівництво над:

1. Управлінням боротьби з контрабандою та митними правопорушеннями

В обов’язки заступника начальника - Поліщука Олександра Валентиновича входить керівництво над:

1. Відділом організації митного контролю

2. Сектором контролю за переміщенням товарів

3. Митним постом «Кіровоград-центральний»

4. Митним постом «Олександрія»

2.5. Кадровий потенціал митного органу: штатна чисельність, розстановка кадрів по підрозділах

Кадровий потенціал Кіровоградської митниці Міндоходів має такий вигляд:

1) Керівництво – 4 чол.:

- начальник – 1;

- перший заступник начальника – 1;

- заступник начальника – начальник управління боротьби з контрабандою та митними правопорушеннями – 1;

- заступник начальника – 1.

2) Головний спеціаліст із захисту державної таємниці та спеціального документального зв’язку – 1.

3) Адміністративно-господарський відділ – 6.

4) Сектор персоналу – 2.

5) Сектор фінансово-економічної роботи та бухгалтерського обліку – 4.

6) Юридичний сектор – 2.

7) Головний спеціаліст забезпечення доступу до публічної інформації та розгляду звернень громадян – 1.

8) Відділ організації митного контролю – 6.

9) Відділ митної вартості, класифікації товарів та заходів регулювання ЗЕД – 6.

10) Сектор контролю за переміщенням товарів – 2.

11) Управління боротьби з контрабандою та митними правопорушеннями – 10.

- Відділ провадження у справах про порушення митних правил та взаємодії з митними органами іноземних держав – 5.

- Віддвл оперативно-аналітичної роботи, боротьби з незаконним переміщенням наркотиків, зброї та кінологічного забезпечення – 5.

12) Митний пост «Кіровоград – центральний» – 18.

- Сектор митного оформлення «Побузьке» - 2

Митний пост «Олександрія» - 8

• Сектор митного оформлення «Світловодськ» - 3.

Станом на 25 січня 2013 року кількість штатних посад становила 98 місць, а фонд заробітної плати на місяць становив 122181 грн. З переходом Кіровоградської митниці у відомство Міндоходів, кількість штатних посад зменшилася до 70, а фонд заробітної плати – до 91147 грн.

2.6. Ознайомлення із загальними правилами документування управлінської інформації у митному органі (відділ організаційного та документального забезпечення); правила складання номенклатури справ та формування документів

Поняття “документ” (лат.documentum – повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства – документології.

Документаційне забезпечення управління складається із двох нерозривно пов‘язаних компонентів:

- документування – складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами ;

- організації роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації.

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління в митній службі – це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності митного органу, а також роботу загального відділу (відділу документаційного забезпечення), його структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти. Для підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками, так звані функціональні комплекси документів, або функціональні системи документації.

Більшість ділових документів оформлюються згідно зі зразком (формуляром-зразком), на базі якого розробляються зуніфіковані документи з урахуванням можливості їх машинної обробки та виготовлення бланків.

Кожний документ має певний склад реквізитів. Більшість реквізитів є обов’язковими для всіх документів, решта використовується при оформленні лише деяких з них.

Готуючи та оформлюючи організаційно-розпорядчі (управлінські) документи в митних органах, використовують такі реквізити: зображення Державного герба України, герба АР Крим, зображення емблеми організації або товарного знака, зображення нагород, код організації, код форми документа, назва організації вищого рівня, назва організації, назва структурного підрозділу організації, довідкові дані про організацію, назва виду документа, дата документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, місце складання або видання документа, гриф обмеження доступу до документа, адресат, гриф затвердження документа, резолюція, заголовок до тексту документа, відмітка про контроль, текст документа, відмітка про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копії, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконавця документа і направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, відмітка про надходження документа до організації, запис про державну реєстрацію.

Для складання службових документів у митниці повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкуються через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту – 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами. Початок абзаців – із 6-го символу.

Документ має поля: ліве – 25 мм, верхнє – не менш як 10 мм, праве й нижнє – не менш як 15 мм. Назва установи та посада адресата наводяться повністю. Ініціали адресата зазначаються після прізвища, пропуск між ініціалами не робиться. Розмір шрифту – 14, жирний. Реквізити документів, що складаються з кількох рядків, друкують з одним міжрядковий інтервал. У реквізитах „Заголовок до тексту”, „Додаток”, „Підстава” та „Прізвище виконавця й номер його телефону” розмір шрифту – Реквізити документа відокремлюються один від одного 3 міжрядковими інтервалами.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

У справах документи нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку олівцем, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом “Для службового користування ”, особові, судово-слідчі справи тощо.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Також складається підсумковий опис, який відображає кількість документів, що включені до опису. Графа « Примітки» відображає додаткові документи, що були включені пізніше, які відображаються також і у новому підсумковому записі внутрішнього опису.

Засвідчувальний напис складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Він ставиться на окремому аркуші, який міститься наприкінці справи.

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою. Перед передаванням справ до архіву митниці в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність. Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву митниці в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи.

Також важливим моментом є і правила складання номенклатури справ та формування документів у справи.

Номенклатура справ – це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.

Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов`язково містить гриф погодження з експертною комісією.

До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів – попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.