2.3. Документування управлінської інформації та її збереження у митному органі

Порядок ведення та збереження документації здійснюється згідно Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади.

Документуванням управлінської інформації займається відділ організаційного та документального забезпечення. В своїй діяльності цей відділ керується наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 № 747 “Про затвердження Інструкції з діловодства в митній службі України”, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, Переліком документів, що утворюються в установах Держмитслужби України із зазначенням строків зберігання, затверджений Головою Державної митної служби України 23.11.2005 та Головою Державного комітету архівів України 14.12.2005.

Оформлення справи передбачає нумерацію аркушів у справі, складання ( у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

У справах документи нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому кутку олівцем, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо. У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1-а, 12-б тощо).

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом “Для службового користування”, особові, судово-слідчі справи тощо. Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Також складається підсумковий опис, який відображає кількість документів, що включені до опису. Графа «Примітки» відображає додаткові документи, що були включені пізніше, які відображаються також і у новому підсумковому записі внутрішнього опису.

Засвідчувальний напис складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Він ставиться на окремому аркуші, який міститься наприкінці справи.

Обкладинки справ постійного, тривалого (понад 10 років) , тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою. Перед передаванням справ до архіву митниці в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність.

Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву митниці в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи.

Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ. У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна). Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Кожен митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.

Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв`язку документів, включених до конкретних справ. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс.

Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов`язково містить гриф погодження з експертною комісією.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.

Структурний принцип використовується при чітко встановленій структурі митного органу. Підзаголовками в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити діловодну службу. Наприклад: загальний відділ, організаційно-інспекторський відділ, відділ митної статистики тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами здійснення митної справи, використовується у випадку розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами та окремими виконавцями. Складені за таким принципом розділи й підрозділи номенклатури справ митного органу відображають управлінські функції та напрями роботи й розміщуються за ступенем важливості. Наприклад: організація митного контролю, нетарифне регулювання зовнішньоекономічної діяльності, планування, фінансування, прогнозування тощо.

До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів - попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.