Лекція 4 тема: основні поняття План

1. Терміни, які зустрічаються

2. Табличні бази даних (Списки)

3. Фільтрація списку

4. Сортування списку

5. Формули проміжних обчислень в списках

6. Застосування діалогового вікна Специальная вставка

7. Кращий метод одночасного введення формул у виділений діапазон комірок

8. Об'єкти Visual Basic for Application (VBA)

9. Застосування Visual Basic for Application (VBA) для створення моделей

1. Терміни, які зустрічаються

Формула: "возвращает"

В наступному тексті книги досить часто зустрічається термін - формула ВОЗВРАЩАЕТ значення. Для розуміння цього терміну розглянете наступний приклад. На рис. 1. наведений приклад – в комірки стовпця А вводиться будь-яке числове значення, а формула в стовпці В (показана в рядку формул на рис. 1.), основана на функції ЕСЛИ повертає наступний результат:

• при введеному в стовпець А значенні рівному одиниці, на екрані монітора - результат обчислення - текст: Единица;

• при введенні будь-якого іншого значення, результат обчислення формули: Значение неизвестно.

Термін "возвратит" - це результат, отриманий при обчисленні формули, при заданих яких-небудь специфічних, введених для неї умов, які беруть участь в процесі обчислення.

Рис. 1. Приклад формули для пояснення терміну "возвратит"

2. Табличні бази даних (Списки)

Бази даних як спосіб зберігання і обробки різної інформації відіграють в даний час величезну роль. У базах даних зберігають відомості про клієнтів, замовлення, різні довідники телефонів і адрес і т. д. Але мало хто здогадується, що більшість різних таблиць відносяться до табличних баз даних або в Excel введено поняття список, як аналог бази даних в електронних таблицях.

Список - це група рядків таблиці, що містить зв'язані дані. Відмітною особливістю списку є те, що кожен його стовпець містить однотипні дані.

Якщо провести аналогію між списком і табличною базою даних, то стовпці списку є полями бази даних, а його рядки - записами. Вважається, що перший рядок списку є його заголовком і містить назви стовпців списку. Заголовок повинен мати на листі електронних таблиць горизонтальну орієнтацію. Заголовки можуть застосовуватися в Excel для пошуку і організації даних. Шрифт, розмір шрифту, вирівнювання і інші параметри форматування, присвоєні заголовкам стовпців списку, як правило, повинні відрізнятися від параметрів, призначених для рядків даних.

Для відділення заголовка від розташованих нижче даних застосовувати порожні рядки не слід. Не слід також допускати порожні рядки і всередині самої бази даних.

У цій книзі бази даних розглядаються практично в кожному розділі. Для того, щоб кожного разу не повертатися до цієї теми, розглянемо деякі правила організації цих даних.

Показану на рис. 2. просту таблицю з числовими значеннями можна також віднести до списку або табличної бази даних.

Рис. 3.2. Таблиця з числовими значеннями, яку також можна віднести до простої табличної бази даних

3. Фільтрація списку

Вибрати необхідні дані із списку можна за допомогою фільтрації, тобто шляхом ховання всіх рядків списку, окрім тих які задовольняють заданим критеріям. Щоб скористатися функцією фільтрації встановіть табличний курсор в будь-яке місце списку і виконаєте команду Данные/Фильтр/Автофильтр, після чого в правому нижньому кутку кожної комірки заголовка з'явиться квадратик із стрілкою списку, що розкривається.

Якщо список створений правильно, то, наприклад, при виконанні фільтрації списку в стовпці D за значенням 2, список матиме вигляд, показаний на рис. 3. Номери рядків 4 і 8, вибраних при фільтрації, будуть синього кольору.

Рис. 3. Вигляд таблиці при виконанні фільтрації за значенням 2 в стовпці D

В списку вибрано два рядки, що задовольняють критерію фільтрації. Причому при виконанні операції фільтрації при натисненню на кнопку автофільтру список, що розкрився, виглядає, як показано на рис. 4.

Рис. 4. Список, що розкрився, при виконанні операції фільтрації

Поруште правила формування списку - видаліть дані з рядка 5. При виконанні операції фільтрації список, що відкрився, міститиме дані лише області списку до першого порожнього рядка, і буде виконана фільтрація лише цієї області (рис. 5). В даному випадку порушені правила організації даних списку і один список розбитий на два:

• верхній (В3:D4) організований згідно правил і має заголовок;

• нижній (В6:D11) - неправильно організований і не має заголовка.

Рис. 5. Фільтрація списку з порушеними правилами його організації