Vorstellen und Bekannt machen

Wer zuerst weiß, mit wem er es zu tun hat, ist im Vorteil. Dieses Privileg gehört dem Ranghöheren. Der Rangniedrigere wird somit dem Ranghöheren vorgestellt.

• Sind Sie zum Beispiel mit dem Kunden im Gespräch und Ihr Vorgesetzter kommt dazu, stellen Sie diesen dem Kunden vor (auch wenn es sich um eine Chefin handeln sollte). Auch Begleitpersonen des Kunden sind im Rang höher als diejenigen aus dem Umfeld des Auftragnehmers.

• Mitarbeiter werden dem Chef vorgestellt, die Sekretärin dem Kader, der CEO dem VR-Präsidenten, der Verwaltungsrat dem Aktionär etc.

• In Gesellschaft werden der Herr der Dame, Jüngere den Älteren vorgestellt, gewöhnlich Sterbliche den Magistraten und Würdenträgern.

• Bei Gleichrangigen spricht man nicht von "vorstellen", sondern die Anwesenden werden "miteinander bekannt gemacht". Das kann in jeder beliebigen Reihenfolge geschehen, natürlich immer unter Nennung der Namen.

Duzis machen

Viele meinen es sei gut, wenn man in alle in einem Teams per Du sind. Der größte Teambuilder der Schweiz hält allerdings nicht viel davon. Köbi Kuhn ist mit den meisten Spielern der Mannschaft per Sie, obwohl Nähe, Vertrauen und Loyalität untereinander sehr hoch sind. Er lässt sich auch von den Journalisten nicht Duzen, sondern legt Wert darauf, dass sie zu ihm Herr Kuhn sagen. Übrigens ist Köbi Kuhn ein Meister sowohl des Charmes wie des Respekts. Nach Trainings und Matches bedankt er sich bei den Spielern für Ihre Leistung.

Zurückhaltung beim Du ist im Business generell von Vorteil. Zuviel Kollegialität verwischt die Distanz und schwächt den gegenseitigen Respekt. Untergebene sind bei Lohn- oder Qualifikationsgesprächen in der schlechteren Position, wenn der Chef Du sagt. Auch Verhandlungen mit dem Kunden werden nicht leichter. Man spricht anders miteinander, wenn man per Sie ist.

• Der Höhergestellte bietet dem Rangniedrigeren das Du an. Es gelten die gleichen Prinzipe wie beim Handreichen. So ist es immer am Kunden mit dem Auftragnehmer / Auftragnehmerin Duzis zu machen.

• Die gesellschaftliche Regel, dass die Dame dem Herrn das Du anbietet, greift nicht im Business. Die Sekretärin bietet somit niemals dem Vorgesetzten das Du an, weil sie die Frau ist.

• Ein einmal gegebenes Du kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Small Talk

Small Talk ist ein Ritual und spielt sich automatisch ab, sobald sich zwei Personen (zufällig) treffen. Er ist ein wichtiges Indiz der Gewandtheit im Umgang mit Menschen, vor allem mit unbekannten, ja er ist Teil des Charmes. Small Talk dient als Annäherung und als Eisbrecher, oft benutzt man ihn als Einstieg in eine Verhandlung oder in ein ernsthafteres Gespräch.

• Die klassischen Small Talk-Situationen sind der Apéro¹, der Stehempfang, ein Imbiss mit Fingerfood etc., also alle Anlässe, an die man geht, um zu sehen und gesehen zu werden, wo man von einem zum anderen frei zirkulieren und möglichst viele Leute treffen will.

• Small Talk ist auch angesagt, wenn die Dauer des Beisammenseins ungewiss ist, also in typischen Zwischen- und Übergangsmomenten wie Kaffeepausen, im Foyer von Theater und Konzert, vor einem Meeting, auf dem Weg zu einer Besprechung, bei einem Zufallstreffen auf der Strasse usw..

• Small Talk dient auch zur Überbrückung von toten Punkten im Lift oder im Taxi, beim Anstehen in einer Schlange etc.

• Wie der Begriff es ausdrückt ist Small Talk ein leichtes, meist kurzes und vor allem oberflächliches Geplänkel, das sich leicht unterbrechen lässt, ohne dass dies unhöflich wäre. Deshalb lautet die Devise plaudern und nicht dozieren, nicht philosophieren, nicht in die Tiefe gehen. Auf keinen Fall lang und breit (über sich) erzählen und interessant sein

wollen. Das Beste ist, wenn Sie das Gegenüber mit Fragen zum Reden bringen.

• Für Small Talk eignen sich neutrale Themen wie Wetter, Anreise, Unterkunft, Lukullisches, Lokales, Aktuelles. Obwohl es banale Inhalte sind, sollte man aber keine Plattitüden von sich geben wie "heute regnet es".

• Tabu sind Politik, Religion, Skandale, Geld, Sex.

Neuzeitregeln für Businessladies

Im Geschäftsalltag wird bei den Umgangsformen kein Unterschied gemacht zwischen Mann und Frau. Beide benehmen sich und behandeln einander gleich. Es gelten einzig die Regeln von Hierarchie und Anciennität.

• Schenken Sie einer Mitarbeiterin/Kollegin keine Blumen, wenn Sie in der gleichen Situation einem Mitarbeiter/Kollegen auch keine überreichen würden. Auch bei Beförderungen, Feiern etc. sollten die

¹ Kunstwort für Aperitif.

Damen niemals einen Strauss oder Schokolade erhalten, während die Herren Wein oder ein Buch in Empfang nehmen dürfen.

• Lassen Sie der Frau im Beruf nicht automatisch den Vortritt, es sei denn sie sei die Vorgesetzte oder die Kundin. Im Gegenzug unterlässt die Frau die typisch weiblichen Dienste wie Protokollschreiben, Kaffeekochen oder Getränke servieren, außer sie ist die Sekretärin und es gehört zu ihren Aufgaben.

• Eine Businesslady verzichtet auf alle Waffen einer Frau. Jede Erotik, auch in Form aufregender Kleidung, ist ein Fauxpas.

• Lädt die Geschäftsfrau einen Kunden ins Restaurant ein, benimmt sie sich wie ein männlicher Gastgeber, das heißt sie geht voraus ins Lokal, wartet bis der Kunde sitzt, empfiehlt Speisen, wählt den Wein, bestellt, bezahlt und geht wieder als erste hinaus.

• Auch beim Kundenmeeting benimmt sich die Auftragnehmerin nicht wie eine Frau. Sie geht voraus, steht für Begrüßungen auf, lässt Kunde/Kundin (jünger oder älter) den Vortritt, wartet bis er/sie sitzt etc.

• Wichtig: An Apéros und Stehempfänge geht die Businesslady ohne Handtasche, denn mit derartigem Gepäck behindert sie bloß Ihre Bewegungsfreiheit und wirkt unprofessionell. Visitenkarten, Geld und Lippenstift steckt sie in die Taschen ihres Kostüms. Mehr braucht sie in diesem Moment ja nicht.

• Ebenso bei Auftritten auf Podien, als Referentin oder Rednerin vor Publikum tritt die Berufsfrau ausnahmslos ohne Handtasche / Aktentasche auf.

Meetings mit Kunden

Es gilt zu unterscheiden, an welchem Ort die Kunden-Besprechung stattfindet.

• Wenn Sie den Kunden in seiner Firma besuchen, sind Sie zwar sein Gast, aber dennoch der Rangniedrigere, auch wenn Sie ein hoher CEO und der Kunde bloß ein kleiner Geschäftspartner ist.

• Wenn Sie am Empfang auf ihn warten müssen, setzen Sie sich nicht hin, sondern erwarten den Kunden im Stehen.

• Der Kunde reicht Ihnen als erster die Hand, er geht voraus und als erster durch die Tür. Im Sitzungszimmer warten Sie, bis sich der Kunde gesetzt hat.

• Es ist von Vorteil, wenn Sie am Domizil des Kunden auf offerierte Getränke dankend verzichten.

• Wenn Sie den Kunden bei sich in Ihrem Unternehmen empfangen, sind Sie der Gastgeber, was einiges ändert. Hier geben Sie ihm zuerst die Hand, gehen durch die Gänge voraus, halten ihm jedoch die Türe auf und lassen ihm beim Rein- und Raustreten den Vortritt.

• Bieten Sie ihm am Besprechungstisch den besten Platz an. Das ist der mit Blick zur Türe und mit dem Licht im Rücken.

• Offerieren Sie ihm etwas zu Trinken und nehmen Sie auch etwas, falls er etwas bestellt.

• Sollten Sie in einem Raum sitzen und der Kunde tritt nachträglich herein, stehen Sie sofort auf. Ebenso, wenn er ohne Sie den Raum verlässt.

• Beim Treppensteigen geht der Ranghöhere voraus, beim Runtergehen hinterher.

• Beim Gehen und Stehen ist der Platz des Ranghöheren rechts vom Rangniedrigeren, denn das ist der Ehrenplatz. Diese Regel stammt wieder aus alter Zeit. Das Schwert wurde links getragen und mit der rechten Hand zur Abwehr von Gefahr gezogen, deshalb gilt die rechte Seite einer Person als die geschützte, und die gebührt dem Höhergestellten.

• Sind Sie bei gemeinsamen Autofahrten mit dem Kunden der Lenker, so begleiten Sie ihn zur Beifahrerseite, öffnen die Türe, warten bis er eingestiegen ist und schließen diese von außen für ihn. Bei der Ankunft steigen Sie als erster aus, gehen ums Auto herum, öffnen die Beifahrertür und helfen dem Kunden beim Aussteigen (genauso wie Sie es in Gesellschaft bei einem Ranghöheren oder privat bei Ihrer Begleiterin tun würden!).

Mit dem Kunden ins Restaurant

Der Business-Lunch ist ein hervorragendes Instrument der Kundenpflege und eignet sich ideal, wenn eine Verhandlung unterstützt oder ein Abschluss beschleunigt oder besiegelt werden soll. Dabei ist folgendes zu beachten:

• Wer den Vorschlag zu einem gemeinsamen Essen macht, ist der Gastgeber. Er bestimmt das Lokal, führt die Regie und bezahlt.

• Der Einladende (приглашающий) geht voraus ins Restaurant und als erster hinaus. Diese Regel geht auf die Zeit zurück, als man in öffentlichen Etablissements noch auf alles gefasst sein musste - Schlägerei, Schiesserei, unsittliches Treiben. Der zuerst Eintretende peilt die Lage zum Schutz des Nachfolgenden. (Darum betritt privat der Herr vor der Dame die Gaststätte und geht auch als erster hinaus und stellt sich für sie den möglichen Gefahren im Freien).

• Als Einladender sind Sie dem Kunden an der Garderobe behilflich, sofern kein Kellner assistiert, und am Tisch offerieren Sie ihm den besten Platz (Übersicht, nicht im Gegenlicht) und setzen sich erst, wenn er sich gesetzt hat.

• Mit Vorschlägen aus der Karte lassen Sie durchblicken, in welchem (finanziellen) Rahmen sich das Mahl bewegt, ob z.B. eine Vorspeise drin liegt. Erkundigen Sie sich nach den Vorlieben des Kunden hinsichtlich Wein und Mineral.

• Wenn Sie wissen, was der Kunde gewählt hat, nennen Sie dem Kellner die Speisen, diejenigen des Kunden zuerst; dieser würde einen Fauxpas begehen, wenn er selber bestellt.

• Geben Sie zügig das Zeichen zum Trinken. Nicht alle Nationalitäten prosten einander zu, sondern greifen zum Glas, sobald etwas drin ist - außer es wird etwas gefeiert. So ist es bei Engländern, Italienern, Franzosen.

• Als Einladender sind Sie für die Unterhaltung am Tisch verantwortlich. Auch hier gilt es den Kunden zum Reden bringen statt ihm mit interessanten Ausführungen imponieren zu wollen. Stellen Sie ihm Fragen, zu denen er etwas zu sagen hat.

• Die Konsumation begleichen Sie auf die eleganteste Art, wenn Sie dies nicht umständlich am Tisch, sondern beim Kellner am Tresen erledigen. Noch besser: Sie lassen sich die Rechnung ins Büro schicken.

• Der Eingeladene muss sich anderntags mit handschriftlicher (Geschäfts)Karte per Post für das Essen bedanken. Ein Anruf genügt nicht. Ein Dank per E-Mail ist nicht stilvoll.