Создание отчета с помощью средства «Отчет».
Средство «Отчет» - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
В области переходов щелкните таблицу или запрос, на основе которых нужно создать отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет
.
Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей - таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета программа Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.
Создание отчета с помощью мастера отчетов.
В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.
Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово.
Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Можно также увеличить масштаб для просмотра деталей.
Примечание. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые нужно добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.
Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет».
Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Пустой отчет
.В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access - область Список полей.
В области Список полей щелкните знак «плюса» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.
По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.
Структура отчёта. Отчёт может состоять из следующих разделов.
Заголовок отчёта - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчёта, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
Верхний колонтитул - выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
Заголовок группы - печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
Область данных - предназначена для отображения записей источника данных отчёта.
Область примечания группы - отображения после обработки последней записи группы; обычно итоговые данные по записям, входящим в группу.
Нижний колонтитул - выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчёта, дату печати отчёта и т. д.
Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчёт.
Создание отчётов в БД Кадры.mdb
Создание отчета с помощью средства «Отчет» по таблице Назначения.
В области переходов выделите таблицу Назначения.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните кнопку Отчет .
Сохранить отчёт под именем Назначения.
Создание табличного отчёта с помощью Мастера отчетов по таблице Сотрудники.
В области переходов выделите таблицу Сотрудники.
На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов.
Из левого списка Доступные поля переместить в правый список Выбранные поля с помощью кнопки
два поля Фамилия
и Имя.В этом же диалоговом окне из списка Таблицы и запросы выбрать таблицу Назначения, из которой следует переместить поля Должность и Оклад. Затем нажать по кнопке Далее.
Данные в отчёте должны быть сгруппированы по полю Должность. В следующем диалоговом окне мастер отчётов предложит именно такое группирование. Для этого выделите поле Должность и нажмите по кнопке .
В следующем диалоговом окне задайте сортировку по полю Фамилия и нажмите по кнопке Итоги.
В диалоговом окне Итоги установите галочку в поле Sum и щёлкните на переключателе Показать данные и итоги. Нажмите по кнопке ОК Далее.
В следующем диалоговом окне выберите макет ступенчатый, стиль Модульная и нажмите по кнопке Готово.
Отчёт автоматически сохраняется под именем Назначения.
Тест 9