16. Что такое формула в Excel?

    1. это предложение, которое начинается со знака = и содержит в себе набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций;

    2. это предложение, которое обязательно должно содержать функцию и константы;

    3. это предложение, которое начинается со знака = и обязательно содержит строку текста произвольной длины;

    4. функции и константы.

17. Что означает символ $ в записи имени ячейки B$2?

    1. в адресе не будет меняться только номер столбца;

    2. в адресе не будет изменяться только номер строки;

    3. имя ячейки останется неизменным;

    4. этой ячейке присвоится произвольное имя.

18. Что отображается в ячейке после записи формулы и нажатия клавиши Enter?

    1. запись самой формулы, затем знак равенства и результат вычисления;

    2. специальные символы, определяющие, что в данной ячейке не простые данные, а формула;

    3. результат вычисления формулы на основе имеющихся данных;

    4. просто числа.

19. Как нужно записать формулу суммирования диапазона ячеек от b2 до b8?

1. =Сумм(b2,b8);

2. =Сумм(b2:b8);

3. =Сумм(b2;b8);

4. =Сумм(b2+b8).

20. При построении диаграммы Excel она получилась пустой. Почему?

    1. выбран неверный тип диаграммы;

    2. данные в выделенной области слишком малы;

    3. не выделен блок ячеек с данными;

    4. диаграмма не помещается на экране, так как слишком большая.

Ключ к тесту 8:

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20

Система управления базами данных MS Access 2007

Система управления базами данных

База данных (БД) – это средство накопления и организации больших массивов информации об объектах некоторой предметной области.

Классификация баз данных:

1. По характеру хранимой информации:

• фактографические БД содержат данные, представляемые в краткой форме и строго фиксированных форматах;

• документальные БД включают совокупность неструктурированных текстовых документов (статьи, книги и т.д.) и графических объектов и снабжена тем или иным формализованным аппаратом поиска.

2. По способу хранения данных:

• централизованные – вся информация хранится на одном компьютере;

• распределённые – разные части базы данных хранятся на разных компьютерах; используются в локальных и глобальных компьютерных сетях.

3. По структуре организации данных:

• иерархическая БД основана на древовидной структуре хранения информации. В этом смысле иерархические базы данных очень напоминают файловую систему компьютера;

• сетевая БД образуется обобщением иерархической за счёт допущения объектов, имеющих более одного предка, т.е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан одновременно с любыми элементами следующего уровня;

• реляционная (табличная) – представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа.

Система управления базами данных (СУБД) – программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных.

База данных, созданная в СУБД Access, является реляционной базой данных. Основным объектом этой базы являются взаимосвязанные таблицы.

Запуск программы: Пуск  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2007.

Появится окно программы Access. Необходимо нажать кнопку Новая пустая база данных.

Справа откроется диалоговое окно, где необходимо напечатать имя файла например, Кадры и указать место сохранения, например, Мои документы. Далее нажать кнопку Создать. Access создаст файл БД и затем откроет пока ещё пустое окно, в котором можно создать объекты новой БД.

Access автоматически добавит расширение имени БД .accdb.

Таблицы и их структура

Таблица - это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

	Поле 1	Поле 2	Поле 3	…
Запись 1
Запись 2
Запись 3
…

Запись содержит информацию об отдельном объекте системы: одной книге в библиотеке, одном сотруднике предприятия и т.п.

Поле – это определённая характеристика (свойство, атрибут) объекта: название книги, автор книги, фамилия сотрудника, год рождения и т.п. Поля таблицы должны иметь несовпадающие имена.

В одной таблице не должно быть повторяющихся записей.

Для каждого поля задаётся имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Имя поля должно быть уникальным, содержать не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением (.); (!); ('); ([); (]).

Тип данных. Каждое поле таблицы имеет определённый тип. Тип – это множество значений, которые поле может принимать, и множество операций, которые можно выполнять этими значениями. MS Access предлагает следующие типы данных.

Тип	Описание
Текстовый	Алфавитно-цифровые данные (до 255 символов)
Memo	Алфавитно-цифровые данные – предложения, абзацы, тексты (до 65000 символов)
Числовой	Различные числовые данные (имеет несколько форматов: целое. Длинное целое, с плавающей точкой)
Дата/Время	Дата и время в одном из предлагаемых Access форматов
Денежный	Тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой.
Счётчик	Уникальное число, которое в каждой новой записи Access автоматически увеличивается на 1
Логический	Логические значения (истина или ложь)
Объект OLE	OLE-объекты и иллюстрации
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки (текста или файла с текстом)
Мастер подстановок	Создаёт поле в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащими набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля

Свойства поля. Для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

• Размер поля - определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.

• Формат поля - определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.

• Число десятичных знаков - определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.

• Маска ввода - определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.

• Подпись - задает названия полей таблицы, кото­рые выводятся в различных режимах.

• Значение по умолчанию - указывает значение, авто­матически вводимое в поле при создании новой записи.

• Условие назначения - ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные.

• Сообщение об ошибке - это текст сообщения, ко­торое будет выводиться в случае нарушения условия на­значения.

• Обязательное поле - определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

• Индексированное поле - определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все опе­рации, связанные с сортировкой, группировкой или по­иском записей по значению.

Описание. Чтобы сделать таблицы понятными, для каждого поля таблицы можно ввести описание (комментарий). Наличие или отсутствие комментария никак не влияет на корректность спецификации таблицы.

Для каждой таблицы должен быть определён главный ключ – имя поля или нескольких полей, совокупность значений которых однозначно определяет запись. Значение главного ключа не должно повторяться в разных записях.

Пример: Библиотека (Инв_номер, Автор, Название, Год_изд, Издательство).

Чтобы установить главный ключ для выбранного поля, следует зафиксировать на нём в спецификации таблицы курсор мыши и на вкладке Конструктор нажать кнопку Ключевое поле .

Создание полей подстановки

Поле подстановки – это инструмент Access, который делает ввод данных более быстрым и точным. В поле подстановки отображается список значений, чтобы выбрать из них желаемое. Наиболее общий тип поля подстановки, называемый столбец подстановки, получает значения от существующей таблицы или запроса. Преимущество этого поля подстановок состоит в том, что таблицы фактически связаны, и когда список изменяется, его текущие значения становятся доступными полю подстановки.

Второй тип поля подстановок получает значения из списка, который вы напечатаете, когда создаёте такое поле. Этот тип называется набор значений и предпочтителен, когда список ограничен несколькими значениями.

Чтобы добавить новое поле подстановки в таблицу необходимо:

• в режиме Конструктора выбрать строку нового поля, задать имя поля и выбрать Мастер подстановок как тип этого поля;

• в диалоговом окне Создание подстановки выбрать одну из опций:

• объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса;

• будет введён фиксированный набор значений.

Создание таблиц

При создании таблицы необходимо открыть вкладку Создание группу Таблицы, где можно выбрать способ создания.

Кнопка Таблица позволяет создать новую пустую таблицу. Поля можно определить непосредственно в новой таблице либо открыв ее в режиме конструктора.

Кнопка Шаблоны таблиц позволяет создать новую таблицу на основе шаблона таблицы. В комплект поставки Access включены шаблоны для часто встречающихся тем, например контактов, вопросов и задач.

Кнопка Списки SharePoint позволяет создать новый список на узле SharePoint, а также связанной с этим списком таблицы в текущей базе данных.

Кнопка Конструктор таблиц позволяет создать новую пустую таблицу в режиме конструктора, где можно добавлять поля, изменять свойства полей и выполнять прочие задачи по конструированию таблицы.

Создание таблиц в БД Кадры.accdb

Создание таблицы Сотрудники:

В окне БД откройте вкладку Создание, группу Таблицы и нажмите кнопку Конструктор таблиц, чтобы приступить к проектированию новой таблицы.

В открывшемся диалоговом окне Таблица1 напечатайте имена полей и установите тип данных:

• Табельный номер – Числовой

• Фамилия – Текстовый

• Имя – Текстовый

• Отчество – Текстовый

• Дата рождения – Дата/время

• Адрес – Текстовый

• Домашний телефон - Текстовый

Определите ключевое поле - Табельный номер: Для этого выделите поле Табельный номер, на вкладке Конструктор, в группе Сервис щелкните кнопку Ключевое поле.

Закройте таблицу, присвоив имя Сотрудники.

Создание таблицы Назначения:

Откройте вкладку Создание, группу Таблицы и нажмите кнопку Конструктор таблиц.

В верхней части появившегося окна задайте имена полей и тип данных, которые должна содержать таблица. В нижней части Свойства поля дайте детальное определение формата полей таблицы, задавая для каждого поля необходимые характеристики.

Поле Размер поля Индексированное поле	Табельный номер Длинное целое Да (Совпадения не допускаются)
Поле Размер поля Индексированное поле	Номер приказа Длинное целое Нет
Поле Формат поля Индексированное поле	Дата приказа Краткий формат даты Нет
Поле Размер поля Индексированное поле	Должность 15 Нет
Поле Формат поля Число десятичных знаков Индексированное поле	Оклад Денежный 2 Нет

Все остальные предлагаемые значения свойств полей примите без изменений. Определите ключевое поле Табельный номер.

Закройте таблицу, присвоив имя Назначения.

Создание поля подстановки в таблице Назначения

В поле Должность создайте поле подстановки, путем фиксированного набора значений. Для этого откройте таблицу Назначения в режиме конструктора в поле Должность выберите Тип данных  Мастер подстановок  в диалоговом окне Создание подстановки выберите Будет введён фиксированный набор значений

.

В следующем диалоговом окне Создание подстановки введите значения: Директор, Инженер, Главный бухгалтер, Бухгалтер, Кладовщик. После того как значения будут введены нажмите на кнопку Готово.

Закройте таблицу, сохранив внесенный изменения.

Связывание таблиц

Для того чтобы удобно было работать со всеми данными, хранящимися в реляционных таблицах, между ними должны быть установлены связи. Существуют следующие правила для установления связей между таблицами:

• таблицы должны содержать поля с одинаковыми записями;

• типы данных, длины полей, а главное - значения обязательно должны совпадать.

Связи между таблицами устанавливаются на Схеме данных.

Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.

Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая - подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:

• связь один-к-одному, при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы;

• связь один-ко-многим, при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.

Чтобы вызвать окно Схема данных, необходимо открыть вкладку Работа с базами данных, группу Показать или скрыть, нажать кнопку Схема данных. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

Также добавить таблицу в окно Схема данных можно, вызвав ПКМ контекстное меню и выбрать пункт Добавить таблицу или на вкладке Конструктор в группе Связи нажать кнопку Отобразить таблицу.

В окне Схема данных для установки связи между таблицами следует перетащить поле, по которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся окне Связи можно задать параметры для устанавливаемой связи:

• обеспечение целостности данных;

• каскадное обновление связанных полей;

• каскадное удаление связанных записей.

Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения.

Создание межтабличных связей в БД Кадры.accdb

1. Создание связи таблиц Сотрудники и Назначения.

   1. Откройте окно Схема данных. Для этого откройте вкладку Работа с базами данных, группу Показать или скрыть, нажмите кнопку Схема данных. Откроется окно Схема данных и дополнительное окно Добавление таблицы.

   2. Выберите таблицы, между которыми надо установить связи. Для этого выделите таблицы Сотрудники и Назначения и нажмите кнопку Добавить.

   3. Закройте окно Добавление таблицы.

   4. Установите связь между таблицами: один-к-одному. Для этого выде­лите в таблице Сотрудники ключевое поле Табельный номер и перетащите его на поле Табельный номер таблицы Назначения. При отпускании кнопки откроется окно Изменение связей.

5. Поставьте флажок Обеспечение целостности данных и флажок Каскадное удаление связанных записей.

6. Нажмите кнопку Создать и закройте окно Схема данных, сохранив изменения.

В вод данных в таблицы БД Кадры. accdb

1. Ввод данных в таблицу Назначения.

   1. Откройте таблицу Назначения. Введите данные.

   2. Закройте таблицу Назначения, сохранив изменения.

2. Ввод данных в таблицу Сотрудники.

   1. Откройте таблицу Сотрудники. Введите данные.

2. Закройте таблицу Сотрудники, сохранив изменения.

Запросы

Запрос – это объект БД, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора.

Для создания запросов при помощи Мастера имеют­ся следующие мастера:

• Мастер создания простого запроса;

• Мастер создания перекрестного запроса;

• Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей;

• Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.

При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.

При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк.

Для размещения поля в бланке запроса существует три способа:

• перетащить поле из таблицы в верхней части бланка в ячейку Поле;

• два раза щёлкнуть на соответствующем поле в таблице;

• выбрать поле из списка, расположенном в ячейке Поле.

Запросы могут быть созданы на основе одной или нескольких таблиц.

Типы запросов:

Запрос на выборку - осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

При построении условия отбора могут быть использованы:

• символы шаблона: * (звёздочка) - заменяет любую группу любых символов, ? (знак вопроса) - заменяет один любой символ, # (знак решётки) - заменяет одну любую цифру, “знаки” - все знаки внутри кавычек считаются текстовыми константами;

• арифметические операторы: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление);

• операторы сравнения: = (равен), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно).

• логические операторы: and (и), or (или), not (не).

Перекрёстный запрос - отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.

При конструировании перекрёстного запроса необходимо определить три компонента:

• заголовки строк - поле, каждое уникальное значение которого образует строку в результате запроса; таких полей может быть несколько;

• заголовки столбцов – поле, каждое уникальное значение которого образует столбец в результате запроса; такое поле может быть только одно;

• значение – поле, к которому применяется необходимая функция и полученное значение размещается на пересечении соответствующей пары строки и столбца; такое поле может быть только одно.

Запрос с параметром - позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

В ячейку строки Условие отбора вводится текст для подсказки, заключённый в квадратные скобки [ ]. Текст, который введён таким образом, становится подсказкой в диалоговом окне.

Также можно использовать запрос с параметром, чтобы найти записи, которые имеют диапазон значений. Для этого необходимо включить параметры в выражение Between … And в строке Условие отбора.

Запрос с вычисляемым полем - позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.

Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.

Д ля более быстрого и правильного построения выражения можно воспользоваться услугами построителя выражений (контекстное меню  Построить или ). При этом открывается окно Построитель выражений.

Окно построителя выражений состоит из трёх разделов.

Ниже приводится список наиболее популярных функций в Построителе выражений.

1. Функция Abs. Возвращает значение, тип которого совпадает с типом переданного аргумента, равное абсолютному значению указанного числа.

2. Функция Cos. Возвращает значение типа Double, содержащее косинус угла.

3. Функция Date. Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее текущую системную дату.

4. Функция DateAdd. Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее дату, к которой добавлен указанный временной интервал.

5. Функция DateDiff. Возвращает значение типа Variant (Long), указывающее число временных интервалов между двумя датами.

6. Функции Int и Fix. Возвращают значение типа, совпадающего с типом аргумента, которое содержит целую часть числа.

7. Функция Iif. Возвращает одно из двух значений в зависимости от истинности указанного выражения.

8. Функция Month. Возвращает значение типа Variant (Integer), содержащее целое число (от 0 до 12 включительно), которое представляет месяц в значении даты.

9. Функция Now. Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее текущую дату и время по системному календарю и часам компьютера.

10. Функция Sin. Возвращает значение типа Double, содержащее синус угла.

11. Функция Sqr. Возвращает значение типа Double, содержащее квадратный корень указанного числа.

12. Функция Tan. Возвращает значение типа Double, содержащее тангенс угла.

13. Функция Time. Возвращает значение типа Variant (Date), содержащее текущее время по системным часам компьютера.

14. Функция Year. Возвращает значение типа Variant (Integer), содержащее целое число, представляющее год.

Запросы с групповыми операциями - производит математические вычисления и выдаёт результат.

Для создания такого типа запроса необходимо указать в режиме конструктора групповую операцию, нажав на вкладке Конструктор, в группе Показать или скрыть кнопку .

Групповые операции:

• Sum (сумма значений поля)

• Avg (среднее от значений поля)

• Min (наименьшее значение поля)

• Max (наибольшее значение поля)

• Count (число значений поля без учета пустых значений)

• StDev (среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля)

• Var (дисперсия значений поля)

• First (возвращает значение поля из первой записи)

• Last (возвращает значение поля из последней записи)

В следующей таблице перечислены операции, выполняемые элементами. 

Элемент	Выполняемая операция
Группировка	Определяет группы, для которых выполняются вычисления. Например, чтобы показать суммарные продажи по типам товаров, выберите элемент Группировка для поля «Тип».
Выражение	Создает вычисляемое поле с помощью статистической функции, включенной в выражение. Обычно вычисляемое поле создается, если требуется включить в выражение несколько функций.
Условие	Определяет условия отбора для поля, которое не участвует в группировке. Если для поля выбирается этот параметр, автоматически снимается флажок Вывод на экран, и поле не выводится на экран при выполнении запроса.

Запрос на добавление - позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.

Запрос на обновление - изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.

Запрос на удаление - удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

При создании запроса необходимо на вкладке Создание в группе Другие нажать кнопку Конструктор запросов .

Создание запросов в БД Кадры.accdb

Запросы на выборку

1. О тобразите список всех сотрудников, фамилия которых начинается на букву С.

   1. Откройте бланк запроса: на вкладке Создание в группе Другие нажмите кнопку Конструктор запросов. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Выделите таблицу Сотрудники и нажмите кнопку Добавить. Диалоговое окно Добавление таблицы закройте.

   2. Разместите в бланке запроса поля: Фамилия, Имя, Отчество.

   3. В поле Фамилия в строке Условие отбора укажите С* (символ * свидетельствует о наличии произвольных символов за буквой С).

   4. З апустите запрос на исполнение: на вкладке Конструктор, в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

   5. Сохраните запрос.

2. Отобразить список сотрудников с должностью Инженер.

   1. Откройте бланк запроса. Добавьте таблицы Сотрудники и Назначения.

   2. Разместите в бланке запроса поля: Фамилия, Имя и Должность.

   3. В поле Должность в строке Условие отбора напечатайте Инженер.

   4. З апустите запрос на исполнение.

   5. Сохраните запрос.

3. Найти всех работников, родившихся до 1976 года и оклад которых составляет больше 10 000 руб., но меньше 15 000 руб.

   1. В бланк запроса добавьте таблицы Назначения и Сотрудники.

   2. В поле Дата рождения и Оклад заполните условие отбора (см. рисунок).

   3. Сохраните запрос.

Итоговые запросы

4. Н айти общее количество работников на предприятии.

   1. Разместите в бланке таблицу Сотрудники.

   2. Разместите в бланке поле Табельный номер.

   3. На вкладке Конструктор, в группе Показать или скрыть нажмите кнопку .

   4. В строке Групповые операции для поля Табельный номер выберите из списка функцию Count.

   5. Сохраните запрос под именем Количество.

5. Найти средний оклад бухгалтеров.

   1. Разместите в бланке таблицу Назначения.

   2. Р азместите в бланке поле, участвующее в запросе – Оклад, Должность.

   3. Щелкните на кнопке .

   4. В строке Групповая операция в поле Оклад укажите итоговую функцию для вычис­ления среднего значения (Avg), в поле Должность выбрать из списка Условие.

   5. В строке Условие отбора в поле Должность напечатать Бухгалтер.

   6. Сохраните запрос.

Запрос с параметром

6. Отобразить список сотрудников, у которых сумма оклада составляет 10 000 руб.

   1. В бланк запроса добавьте таблицы Назначения и Сотрудники.

   2. Разместите в бланке поля, участвующее в запросе: Фамилия, Имя и Оклад.

   3. В поле Оклад заполните условие отбора (см. рисунок).

4. После запуска запроса на исполнение откроется диалоговое окно, в котором предлагается ввести параметр 10 000.

5. Сохраните запрос.

Вычисления в запросах

7. Всем сотрудникам выплачивается премия в размере 15% от оклада.

   1. В бланк запроса добавьте таблицы Назначения и Сотрудники.

   2. Разместите в бланке поля, участвующие в запросе: Фамилия, Имя, Должность и Оклад.

   3. Щелкните в первом пустом столбце в сроке Поле и введите выражение [Оклад]*0,15, нажмите Enter.

   4. Переместите курсор в этой же ячейке и замените Выражение1 на Премия, сохраняя двоеточие.

5. Сохраните запрос.

З апрос на обновление

8. Оклад сотрудников с должностью инженер был увеличен на 10%.

   1. В бланк запроса добавьте таблицу Назначения.

   2. На вкладке Конструктор, в группе Тип запроса нажмите кнопку Обновление.

   3. На бланк запроса добавьте поле: Оклад и Должность.

   4. В строке Обновление поля Оклад введите следующее выражение: [Оклад]*1,1.

   5. В строке Условие отбора поля Должность введите Инженер.

   6. Запустите запрос на исполнение. При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне.

   7. Сохраните запрос.

   8. Откройте таблицу Назначения и поверьте правильность расчётов. Если всё сделано правильно, то поле Оклад и сотрудника с должностью Инженер будет заполнено значением 14 300,00р.

Формы

Форма – это объект БД, предназначенный для ввода и наглядного отображения информации.

Режимы работы с формами:

Режим Формы	Осуществляется добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.
Режим Макета	В этом режиме очень удобно задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы.
Режим Конструктора	Осуществляется разработка, изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления.

Выбрать режим работы можно с помощью кнопки Режим в группе Режимы на вкладке Конструктор.

Access позволяет создавать формы различными способами на вкладке Создание в группе Формы.

• Создание формы с помощью инструмента «Форма».

• Создание разделенной формы при помощи инструмента «Разделенная форма»

• Создание формы, в которой отображается несколько записей при помощи инструмента «Несколько элементов»

• Создание формы при помощи мастера форм.

• Создание формы при помощи инструмента «Пустая форма»

Структура формы. Любая форма может включать следующие разделы:

Форма может содержать все разделы или некоторые из них.

Как и любой объект БД, форма имеет свойства. Значения этих свойств для всей формы, её разделов или элементов управления задаются в окнах свойств соответствующих объектов. Для отображения на экране окна свойств нужно нажать кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм.

Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:

• Макет – с помощью этих свойств задаётся макет формы;

• Данные – с помощью этих свойств задаётся источник данных;

• События – содержит перечень свойств, связанных с объектом;

• Другие – перечень всех свойств.

Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

Создание форм в БД Кадры.accdb

1. Создание формы с помощью мастера форм.

   1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм .

   2. Откроется диалоговое окно Создание форм. Выбрать все поля из столбца Доступные поля в столбец Выбранные поля. Далее следуйте инструкциям на страницах мастера форм. Выберите Вид формы – В один столбец, Стиль – Бумажная.

3. Введите имя формы Назначения, нажмите кнопку Готово.

1. Создание формы при помощи инструмента «Пустая форма».

   1. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Пустая форма .

   2. Access открывает пустую форму в режиме макета и отображает область Список полей.

3. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.

4. Чтобы добавить поле к форме, дважды щелкните его или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.

5. Пользуясь инструментами группы Элементы управления на вкладке Формат нажать кнопку Заголовок. Напечатайте Сотрудники. Воспользовавшись кнопками группы Шрифт вкладки Формат изменить тип шрифта - Tahoma, размер – 18 пт, начертание - полужирный курсив.

6. На форму поместить рисунок. Для этого откройте форму в режиме конструктора (вкладка Конструктор группа Режимы кнопка Режим  Конструктор.

7. В группе Элементы управления на вкладке Конструктор нажать кнопку Рисунок. На сетке макета формы щелкните там, где должен находиться верхний левый угол элемента управления. Чтобы создать элемент управления стандартного размера, щелкните один раз. Чтобы создать элемент управления другого размера, щелкните сетку и выберите нужный размер, перетаскивая указатель мыши.

8. Откроется диалоговое окно Выбор рисунка. Выделить графический файл, нажать кнопку ОК.

9. При необходимости можно изменить свойства добавленного рисунка.

   1. Выделить рисунок  вызвать контекстное меню (щёлкнуть ПКМ по рисунку)  выбрать Свойства  Окно свойств  вкладка Макет  Установка размеров – Вписать в рамку  закрыть окно.

1. Изменение внешнего вида формы.

   1. Открыть форму в режиме конструктора.

   2. Открыть вкладку Упорядочить группу Автоформат  кнопка Автоформат.

2. На форме устранить разделительные линии, полосы прокрутки, область выделения.

   1. В ызовите свойства формы: щёлкните ПКМ по маркеру на пересечении горизонтальной и вертикальной линейки (кнопка 1) и установите на вкладке Макет:

Полосы прокрутки – отсутствуют;

Область выделения – нет;

Разделительные линии – нет.

2. Сохранив все изменения форма должна выглядеть так.

Отчёты

Отчёт - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчёты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить её в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчёта может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчёте могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Способы создания отчётов: