Значение ошибок в формулах

Значение ошибки	Причина
# Дел/0!	Задано деление на 0
# Знач!	Указан неправильный аргумент или неправильный оператор
# Имя?	Указано недопустимое имя
# Н/Д	Значение не указано
# Пусто!	Задана область пересечения двух диапазонов, которые не пересекаются
#Ссылка!	Указана некорректная ссылка
# Число!	Ошибка при использовании или получении числа

Автозаполнение и автозавершение

А втозаполнение – средство для ускорения ввода данных, позволяющее быстро ввести ряд данных в ячейки или скопировать одинаковые данные в любое число ячеек. Ряд данных – последовательность взаимосвязанной информации (дни недели, порядковые номера, месяцы, элементы арифметической последовательности).

Пример: Введите в первую ячейку текст Квартал 1, затем поместите указатель мыши в правом нижнем углу рамки так, чтобы он принял форму маленького черного крестика, нажмите ЛКМ и протащите указатель мыши вправо (вниз) на несколько ячеек.

Порядок автозаполнения:

1. Ввести начальное значение.

2. Выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

3. Поместить указатель мыши в правый нижний угол так, чтобы он принял форму маленького черного крестика.

4. Нажать ЛКМ и протащить указатель мыши (маркер заполнения) вниз (вправо) на несколько ячеек.

Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

М етод Автозавершения состоит в том, если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами.

• для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу Enter;

• для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно;

• для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу Backspace.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и переместите границу влево или вправо, удерживая при этом ЛКМ. Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки и переместите границу вверх или вниз.

Если вы хотите явно задать ширину столбца или высоту строки, выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду: вкладка Главная  группа Ячейки  кнопка Формат  Размер ячейки.

Вставка и удаление элементов таблицы

Вставка строк: выделить строку, перед которой должна быть вставлена пустая строка  ПКМ  Вставить.

Вставка столбцов: выделить столбец  ПКМ Вставить.

Удаление строк и столбцов: выделить строку или столбец  ПКМ  Удалить.

Основные операции с ячейками: вырезание, копирование, перемещение

Вырезание (копирование) ячеек:

1. Выделить диапазон ячеек;

2. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выбрать команду Вырезать (Копировать);

3. Активизировать ячейку, в которой должен находиться левый верхний угол таблицы;

4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выбрать команду Вставить;

Перемещение ячеек:

1. Выделите диапазон ячеек;

2. Наведите указатель мыши на границу выделенного диапазона - указатель мыши должен принять вид креста из стрелок ;

3. Нажмите, удерживайте ЛКМ и перетащите диапазон в нужное место, ориентируясь на серую обводку.

Форматирование чисел

Формат – это способ отображения содержимого ячейки. При оформлении таблиц важно, как Excel воспримет введенную в ячейку информацию: как текст, как дату, как число.

Применение числовых форматов:

Категория	Результат отображения числа	Пример
Общий	Применяется для отображения как текстовых, так и числовых данных Текст выравнивается по левому краю, число - по правому.	123
Числовой	Используется для отображения чисел с разделителями групп разрядов, с выровненными рядами и специальным выделением для отрицательных чисел.	-45 789
Денежный	Используется для отображения чисел с выровненными рядами, символами валют и специальным выделением для отрицательных чисел.	34 458,00р. $12 600,00
Финансовый	Используется для отображения чисел с выровненными разрядами и символами валют.	34 458,45 р. 34 458,4 р.
Дата	Используется для отображения чисел даты, времени суток или времени суток и даты одновременно.	16.04.07 16 апр 07
Время	Используется для отображения времени суток.	22:45
Процентный	Используется для отображения чисел в процентах от 1.	45,6%
Дробный	Используется для отображения чисел в виде простых дробей.	3/4
Экспоненциальный	Используется для отображения чисел в научной нотации Е+.	1,33E+11
Текстовый	Отображают данные и обрабатывают их как текст.	987654
Дополнительный	Отображают числа в виде почтовых индексов, телефонов или табельных номеров.	113156

Для изменения формата необходимо:

1. Выделить ячейки;

2. На вкладке Главная, в группе Число можно выбрать часто используемые форматы (кнопка 1), увеличить или уменьшить количество дробных знаков после запятой (кнопка 2) или нажать кнопку 3. Откроется диалоговое окно Формат ячеек, вкладка Число.

Выравнивание и размещение данных

В программе Excel есть тип выравнивания с объединением: Объединить и поместить в центре. Чтобы использовать для заголовка выравнивание с объединением, выделите ячейку, содержащую заголовок, и ячейки той же самой строки для всех столбцов таблицы. Затем щёлкните на кнопке Объединить и поместить в центре (кнопка 2).

Можно установить различные виды выравнивания (кнопка 4).

Для расположения текста в несколько строк внутри одной ячейки необходимо нажать кнопку Перенос текста (кнопка 1).

Некоторые типы выравнивания недоступны в группе Выравнивание. Их можно установить на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек, нажав кнопку 3.

Шрифт, начертание, заливка

Для изменения шрифта, начертания и заливки необходимо выделить диапазон ячеек, открыть вкладку Главная, группу Шрифт. Для просмотра остальных команд необходимо раскрыть группу, нажав на кнопку 1.

Границы

На вкладке Главная в группе Шрифт открыть выпадающий список кнопки Границы (кнопка 1) и выбрать границы, которые требуется прорисовать. Кроме того, перед выбором границ можно выбрать Вид линии и Цвет линии в этом же списке команд.

Удаление заливки и границ

Если содержимое ячейки можно удалить, нажав клавишу Delete, то границы и заливка удаляются только отменой этих команд.

Для удаления заливки необходимо выделить диапазон ячеек, в группе Шрифт развернуть свиток Цвет заливки, выбрать команду Нет заливки.

Для удаления границ таблицы необходимо выделить диапазон ячеек, в группе Шрифт развернуть выпадающий свиток Границы, выбрать команду Нет границы.

Для удаления содержимого и форматов ячейки можно воспользоваться кнопкой Очистить на вкладке Главная в группе Редактирование.

Копирование формата

Оформление одной ячейки можно перенести на другие. Для этого установите табличный курсор в ячейку, которая должна служить образцом оформления. Далее нажмите на кнопку Формат по образцу на вкладке Главная в группе Буфер обмена. Указатель мыши примет вид малярной кисти. Теперь выделите блок ячеек или щёлкните мышью по какой-либо отдельной ячейке, и форматирование будет скопировано на эти ячейки.

Создание нумерации

Введите в ячейку D1 число, с которого требуется начать нумерацию, например, число «1». В ячейку D2 введите число, которым требуется продолжить нумерацию, например, «2». Выделите эти две ячейки и протяните за точку автозаполнения до ячейки D10. Таким образом создается нумерованный список.

Вычисления в Excel

Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул. Формулой называется выражение, в соответствии с которым вычисляется значение ячейки.

Формула всегда начинается со знака равенства «=», затем располагают вычисляемые элементы (операнды), между которыми стоят знаки выполняемых операций (операторы).

Выделенная ячейка называется активной. Ячейка называется зависимой, если она содержит формулу с ссылкой на данные активной ячейки. Ссылка – это указание адреса ячейки. Различают относительные и абсолютные ссылки. Относительные ссылки автоматически изменяются при копировании формулы в другие ячейки. Абсолютная ссылка сохраняет адрес определенной ячейки независимо от местоположения ячейки с формулой.

В качестве знаков математических операций используют стандартные компьютерные символы операций:

Оператор	Функция	Пример
Арифметические операторы
+	Сложение	=A2+B2+C2
-	Вычитание	=C2-B2
*	Умножение	=A2*0,35
/	Деление	=B3/A2
%	Процент	=20%
^	Возведение в степень	=6^4

Когда в формуле несколько операций, необходимо учитывать порядок выполнения действия. Действие в скобках выполняется в первую очередь, затем возведение в степень, далее умножение и деление, и в последнюю очередь сложение и вычитание.

Пример. Определить общую стоимость товаров.

С одержимое ячейки С7 вычисляется как сумма трёх расположенных над ней ячеек: С4, С5 и С6. Чтобы в ячейку С7 вставить формулу, выполните следующие действия:

1. Щёлкните ЛКМ по ячейке С7. Введите с клавиатуры знак «=».

2. Введите первый операнд формулы. Он представляет собой ссылку на ячейку С4. Для ввода операнда надо щёлкнуть мышью по соответствующей ячейке, в данном случае С4.

3. С клавиатуры введите символ операции «+» и введите второй операнд – ссылку на ячейку С5.

4. Ещё раз оператор «+» и последний операнд С6. В ячейке С7 появилась формула =C4+C5+C6.

5. Завершите ввод формулы, нажав Enter.

Копирование формулы

П усть в некоторую ячейку формула уже введена. А в соседние ячейки надо ввести аналогичные формулы. Чтобы не делать этого вручную для каждой ячейки, эту формулу можно скопировать. Для этого необходимо выделить ячейку (вокруг появится жирная рамка), затем подвести указатель мыши в правый нижний угол выделенной ячейки (указатель примет форму тонкого чёрного крестика), нажать ЛКМ и её удерживая распространить формулу.

Ссылки на другие листы и связывание рабочих книг

В процессе задания формулы могут понадобиться данные из другого рабочего листа, а также и из другой рабочей книги.

Ссылка на другой лист задаётся так:

1. Выберите ячейку и начинайте вводить формулу.

2. В момент непосредственного задания ссылки перейдите на лист, на который она направлена.

3. Выполните щелчок мыши на той ячейке, от которой зависит значение, вычисляемое по формуле.

4. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter.

При вводе ссылки на ячейку другого рабочего листа имя листа отделяется от имени ячейки восклицательным знаком Лист2!В5. При переименовании или перемещении влияющего рабочего листа его имя, являющееся составной частью ссылки в формуле, автоматически обновляется. Если влияющий лист удалить, то ссылка заменяется значением ошибки: =#ССЫЛКА!D11.

Ссылка на лист из другой рабочей книги выполняется следующим образом:

1. Откройте обе рабочие книги и начните ввод формулы в первой книге.

2. В момент непосредственного задания ссылки откройте на экране вторую книгу, выберите нужную ячейку на нужном рабочем листе и завершите ввод формулы нажатием Enter.

Если же вводится ссылка на другую рабочую книгу, то указывается имя файла рабочей книги, которое заключается в квадратные скобки, например =[Книга2]Лист2!$E$4. Изменения в исходной книге автоматически влекут за собой обновление связей.

Применение функций

В строенное выражение, выполняющее операции вычисления и преобразования называют функцией. Каждая функция имеет своё название. За названием функции следуют круглые скобки, в которых содержатся её аргументы. Аргументами называются величины, которые используются для вычисления значений функций. Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными.

Чтобы выполнить расчёт, используя стандартную функцию, выполните следующие действия:

1. В ыделите ячейку, в которую надо вставить функцию, и выберите вкладку Главная, группу Редактирование, нажмите на свиток кнопки Сумма, выберите из предлагаемого списка Другие функции.

2. Если вы не знаете к какой категории относится ваша функция, то в раскрывающемся списке Категория выберите строку Полный алфавитный перечень и просмотрите список всех функций в алфавитном порядке. Выделите нужную строку в списке Выберите функцию и нажмите кнопку ОК или клавишу Enter.

3. На экране отобразится диалоговое окно Аргументы функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, в нижней части – справочная информация: имя выбранной функции, все её аргументы, назначение функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы.

Чтобы окно не закрывало диапазон ячеек с данными, его можно переместить за заголовок, удерживая нажатой ЛКМ или щёлкнуть значок, расположенный у правой границы поля . Высота диалогового окна уменьшится. Выбрав ячейки, щёлкните значок , позволяющий вернуть диалоговому окну первоначальный размер.

Функция имеет имя и аргументы, заключенные в круглые скобки. Аргументы отделяются друг от друга символом ; В качестве аргументов можно использовать другие функции (если они работают с тем же типом данных), константы, адреса ячеек и диапазоны ячеек.

Функция и аргументы	Возвращаемое значение
ABS(число)	Модуль (абсолютная величина) числа
КОРЕНЬ(число)	Значение квадратного корня
ОКРУГЛ(число; количество цифр)	Округляет число до указанного количества десятичных разрядов
СТЕПЕНЬ(число; степень)	Результат возведения в степень
СУММ(число1; число2;...)	Суммирует аргументы
МАКС(число1; число2; ...)	Максимальное значение из списка аргументов
МИН(число1; число2; ...)	Минимальное значение из списка аргументов
СРЗНАЧ(число1; число2; ...)	Среднее (арифметическое) своих аргументов
СЧЁТ(значение1; значение2; ...)	Подсчитывает количество чисел в списке аргументов
СЧЁТЕСЛИ(диапазон; условие)	Подсчитывает число аргументов в диапазоне, отвечающих условию

Автосумма – пример простейшей функции

Допустим требуется подсчитать сумму чисел, записанных в одну колонку. Если таких чисел несколько, то можно ввести формулу. А если их десятки или сотни? Для решения этой задачи существует несколько способов.

Способ 1. Введите несколько чисел в колонку. Требуется найти их сумму. Для этого выполните следующие действия:

1. Выделите ячейку на одну позицию ниже, чем последнее число в списке.

2. О ткройте вкладку Главная, группу Редактирование, нажмите на кнопку Сумма. Вокруг списка чисел побежал пунктир, а в самой ячейке появилась надпись СУММ(<диапазон>). Обратите внимание, что <диапазон> - это те самые ячейки, сумму которых вы хотите подсчитать. Если вас не устраивает этот диапазон, отредактируйте его, выделив ЛКМ нужный диапазон.

3. Если всё правильно, нажмите клавишу Enter.

Способ 2.

1. Установите курсор в ячейку С7.

2. Нажмите кнопку на строке формул. В поле Категория выберите Полный алфавитный перечень.

3. Из списка Полный алфавитный перечень выберите функцию СУММ.

4. В верхнюю часть диалогового окна Аргументы функции введите необходимый диапазон ЛКМ.

5. Нажмите Enter.

Примеры использования некоторых функций

Функция МАКС и МИН

Предположим, на рабочем листе представлены объёмы продаж торговых агентов за последний квартал прошлого года. Вам требуется узнать лучший и худший результат.

1. Сделайте активной ячейку F2, в которую будет записан результат.

2. Выберите вкладку Главная, группу Редактирование, нажмите на свиток кнопки Сумма, выберите из предлагаемого списка Максимум.

3. На следующем шаге проверьте, правильно ли выделен диапазон ячеек. При необходимости можно выделить мышью нужные ячейки.

4. Нажмите кнопку ОК, и в ячейке F2 появится значение 32.

5. Далее из ячейки F2 можно скопировать формулу, используя маркер автозаполнения.

Аналогичным образом определяется минимальное значение: на последнем шаге следует выбрать функцию Минимум.

Функция СРЗНАЧ

Функция СРЗНАЧ вычисляет среднее арифметическое содержимого ячеек указанного диапазона.

И спользуя последний пример, необходимо узнать средний объём продаж каждого торгового агента.

1. Сделайте активной ячейку Н2, в которую будет записан результат.

2. Выберите вкладку Главная, группу Редактирование, нажмите на свиток кнопки Сумма, выберите из предлагаемого списка Среднее.

3. На следующем шаге проверьте, правильно ли выделен диапазон ячеек. При необходимости можно выделить мышью нужные ячейки.

4. Выделив нужные данные, нажмите кнопку ОК, и в ячейке Н2 появится значение 28,33.

5. Далее из ячейки Н2 можно скопировать формулу, используя маркер автозаполнения.

Функция ЕСЛИ

Общий вид условной функции следующий: ЕСЛИ(Условие;Выражение1; Выражение 2).

Условие – это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Выражение1 и Выражение2 могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит Выражение1, в противном случае – Выражение2.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, <= (меньше или равно), >= (больше иди равно), =, <> (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ).

Существуют особенности записи логических операций в таб­личных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечис­ляются логические операнды.

Пример.

Разработать таблицу, содержащую следующие сведения об абитуриентах: фамилия, оценки за экзамены по математике, русскому и иностранному языкам, сумма баллов за три экзамена и информацию о зачислении: если сумма баллов больше или равна проходному баллу и оценка за экзамен по математике - 4 или 5, то аби­туриент зачислен в учебное заведение, в противном случае - нет.

Решение. Исходной информацией являются фамилии, оценки за экзамены и проходной балл. Сумма баллов и информация о зачислении вычисляются с помощью формул.

Первоначально следует подготовить таблицу в следующем виде:

В ячейке С1 будет храниться значение проходного балла - 13. Формула в ячейке ЕЗ вычисляет сумму баллов за три экзамена: ВЗ+СЗ+D3. Формула в ячейке F3 задается с помощью условной функции:

ЕСЛИ(И(ЕЗ>=$С$1;ВЗ>3);”ДА”;”НЕТ”)

Условие, записанное с помощью логической операции И, можно расшифровать так: сумма баллов (ЕЗ) >= проходному баллу (С1) И оценка за экзамен по математике (ВЗ) > 3. Если условие выполняется, то в клетке F3 будет отображаться текст - ДА, в противном случае - НЕТ.

Для проходного балла в формуле используется абсолютный адрес $С$1, так как проходной балл является одинаковым и неизменным для всех абитуриентов. После заполнения 3-ей строки формулами, можно произвести копирование соответствующих формул в нижние строки. Формулы в столбцах Е и F после копирования будут выглядеть так:

После ввода исходных данных получим таблицу в режиме отражения значений:

Решение задач с применением логических функций

Задача 1.

Т орговый склад производит уценку хранящейся продукции. Если продукция хранится на складе дольше 10 дней, то она уценивается в 2 раза. Получить ведомость уценки товара, которая должна включать следующую информацию: наименование товара, срок хранения, цена товара до уценки, цена товара после уценки.

Задача 2.

Т аблица содержит следующие данные об учениках школы: фамилия, возраст и рост ученика. Сколько учеников могут заниматься в баскетбольной секции, если туда принимают детей с ростом не менее 160 см? Возраст не должен превышать 13 лет.

Задача 3.

Т елефонная компания взимает плату за услуги телефонной связи по следующему тарифу: 370 мин в месяц оплачиваются как абонентская плата, которая составляет 390 руб. за каждую минуту сверх нормы необходимо платить по 2 рубля. Составить ведомость услуг телефонной связи жильцов за один месяц.