2. Документальное оформление и учет расчетов

Расчеты – это система взаимоотношений с другими предприятиями и лицами, основанная на денежном возмещении стоимости товарно-материальных ценностей, работ, услуг.

Расчеты с физическими лицами вырабатываются в основном в денежной наличности, а с юридическими лицами – безналичными. Безналичные расчеты осуществляются через учреждения банков и регламентируются инструкцией НБУ от 29.03.2001г. № 135.

Формы безналичных расчетов за товары и услуги: аккредитивные, инкассовая, вексельная, расчеты чеками. Платежными инструментами при безналичных расчетов есть: платежные поручения, платежная требование-поручение, расчетный чек, аккредитив, векселя. Они используются как для расчетов с дебиторами, так и с кредиторами.

Расчеты платежными поручениями применяются при предоплате товаров, услуг за транспорт, воду, электроэнергию, телефон, почтово-телеграфные услуги, при расчетах с налоговыми органами, по страхованию, органами управления, разными кредиторами. Платежи, таким образом, могут осуществляться как по товарным так и нетоварным операциям.

Платежное поручение банк принимает к выполнению на протяжении десяти календарных дней с момента его выписки.

Расчеты чеками применяются при расчетах за товары, услуги. При этой форме расчетов получения ценностей, работ, услуг совпадает с их оплатой.

Аккредитив выставляется на имя конкретного поставщика в том учреждении банка, которое его обслуживает, по письменному заявлению плательщика (покупателя, заказчика). К получению аккредитива поставщиком отпуск товаров не осуществляется. При этой форме расчетов оплата поставщику гарантирована.

Расчеты платежными требованиями-поручениями – это новая форма расчетов. Требование выписывает поставщик после отпуска товаров и сдает его не в банк на инкассо, а пересылает непосредственно плательщику. Плательщик при согласии на оплату и, естественно при наличии денег на текущем счете, оформляет соответствующим образом поручения и сдает в банк для оплаты. Таким образом, в банк поступают документы, гарантированные к оплате. Банк плательщика принимает этот документ на протяжении 20 календарных дней с момента оформления его получателем средств.

Вексель – письменное денежное обязательство плательщика, оплатить определенную сумму в определенный срок. Вексель выступает как форма расчетов, как форма платежа и как форма кредита (за векселем может быть отсрочка или рассрочка платежа по периодам).

Методология учета расчетов регламентированная Положением (стандартом) бухгалтерского учета 10 «Дебиторская задолженность». Дебиторы – это должники предприятия. Ними могут быть как юридические, так и физические лица. Задолженность дебиторов предприятию на определенную дату называется дебиторской задолженностью.

Дебиторская задолженность возникает за счет:

• перечисленных авансовых сумм за товары, работы, услуги;

• отгруженных (отпущенных) товаров выполненных работ, сделанных услуг, по которым на определенную дату оплата не поступила;

• долга работников предприятия по разным операциям;

• начисленных предприятию доходам (дивидендам, процентам);

• другой задолженности.

Дебиторская задолженность бывает долгосрочной и текущей.

Долгосрочная дебиторская задолженность – это сумма задолженности, которая не возникает в процессе нормального операционного цикла и платежи по которой будут получены после двенадцати месяцев с даты баланса.

Текущая дебиторская задолженность – это сумма задолженности, которая возникает в процессе нормального операционного цикла и платежи по ней должны поступать на протяжении двенадцати месяцев с даты баланса.

Основным видом дебиторской задолженности является задолженность покупателей за товары, работы, услуги. Признается она активом одновременно с определением дохода от реализации и оценивается по первоначальной стоимости, но в итог баланса включается по чистой реализационной стоимости. Чистая реализационная стоимость дебиторской задолженности за товары, работы, услуги определяется путем исключения из первоначальной стоимости суммы начисленного резерва сомнительных долгов. По другим видам дебиторской задолженности резерв сомнительных долгов не начисляется.

Если текущая дебиторская задолженность признается безнадежной, то она списывается в следующем порядке:

задолженность покупателей – за счет резерва сомнительных долгов;

задолженность других дебиторов – на другие операционные затраты.

Безнадежной дебиторской задолженностью признается такая задолженность, относительно которой существует уверенность про ее невозвращение должником или по которой минул срок исковой давности. Поэтому предприятие обязано анализировать и контролировать состояние дебиторской задолженности, классифицировать ее по срокам непогашения.

В примечаниях к финансовой отчетности предприятие обязано представить следующую информацию:

• перечень дебиторов и суммы долгосрочной дебиторской задолженности;

• состав и суммы статьи «Другая дебиторская задолженность»;

• метод определения величины резерва сомнительных долгов;

• сумма текущей задолженности за продукцию, товары, работы, услуги в разрезе ее сроков непогашения.

Для учета расчетов с дебиторами по типичному Плану счетов предусмотренные следующие счета класса 3:

34 «Краткосрочные векселя полученные»

36 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

37 «Расчеты с разными дебиторами»

На счете 34 «Краткосрочные векселя полученные» ведется учет задолженности покупателей, заказчиков и других дебиторов за отпущенные ТМЦ, предоставленные услуги и другие операции, по которым получены векселя вместо денег.

Счет 34 является активным. По дебету отражается получение векселя, по кредиту – получение средств за векселем, а также продажа векселя третьему лицу.

Сальдо дебетовое, означает задолженность покупателей, заказчиков и других дебиторов, которая обеспечена векселями (строка 150 актива баланса). Счет используется у поставщика (продавца) ТМЦ, получателя денег, векселедержателя. Аналитический учет ведется по каждому полученному векселю.

Счет 34 имеет 2 субсчета:

341 «Краткосрочные векселя, полученные в национальной валюте»

342 «Краткосрочные векселя, полученные в иностранной валюте»

Векселя полученные в балансе отражаются по нарицательной стоимости (П(С)БУ 2 «Баланс»). Поэтому задолженность по векселю и доходы в виде процентов по договору учитываются в отдельности.

Начисление доходов по процентам осуществляется в момент погашения векселя. При этом в учете отражается:

Дебет 373 – Кредит 732

Момент получения векселя и момент его погашения может относиться к разным учетным периодам. Кроме того, доходы по процентам надо распределить по отчетным периодам. Поэтому на дату составления баланса начисление доходов по процентам за полученный вексель отражается в части за отчетный период.

Счет 36 «Расчеты с покупателями и заказчиками» за отгруженную продукцию, товары, выполненные работы и услуги (кроме задолженности по полученным векселям).

Счет 36 является активным. По дебету счета отражается продажная стоимость реализованной продукции, товаров, выполненных работ, услуг, по кредиту – сумма полученных платежей. Сальдо дебетовое, означает дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков, отражается во втором разделе актива (строка 160). В итог баланса включается чистая реализационная стоимость, которая определяется путем отражения с дебиторской задолженности покупателей резерва сомнительных долгов.

Счет 36 имеет 2 субсчета:

361 «Расчеты с отечественными покупателями»

362 «Расчеты с иностранными покупателями»

Аналитический учет расчетов с покупателями ведется по каждому покупателю и по каждый предъявленному нему счета.

На счете 362 «Расчеты с иностранными покупателями» аналитический учет ведется в гривнах и валюте, которая указана в договоре.

Счет 37 «Расчеты с разными дебиторами» предназначен для обработки информации о расчетах по текущей дебиторской задолженности с разными дебиторами.

Счет 37 является активным. По дебету отражается возникновение дебиторской задолженности, по кредиту – ее погашение или списание. Сальдо дебетовое, означает сумму дебиторской задолженности.

Следует иметь в виду, что по субсчету 372 сальдо может быть как дебетовой, так и кредитовым. В этом случае сальдо не обращается и отражается в балансе развернуто: дебетовое сальдо – в составе оборотных активов (II раздел актива), кредитовое сальдо – в составе обязательств предприятия (IV разделов пассива).

Счет имеет 7 субсчетов, на которых учитываются разные виды дебиторской задолженности:

371 «Расчеты по выданным авансам»

372 «Расчеты с подотчетными лицами»

373 «Расчеты по начисленным доходам»

374 «Расчеты по претензиям»

375 «Расчеты по возмещению причиненного убытка»

376 «Расчеты по ссудам членам кредитных союзов»

377 «Расчеты с другими дебиторами»

Аналитический учет ведется по каждому дебитору, по видам задолженности, срокам ее возникновения и погашение.

Субсчет 371 «Расчеты по выданным авансам» предназначен для учета авансов, предоставленных другим предприятиям. Предприятие может выдавать аванс со своего текущего счета поставщикам, подстрочникам, кредиторам в порядке предоплаты будущих снабжений. Пересчитывая аванс поставщику, предприятие получает право на налоговый кредит в сумме НДС поставщика. Налоговый кредит уменьшает задолженность перед бюджетом по налогам. Но делать проводку Дебет 641 Кредит 631 нельзя, так как выдан аванс, а самого снабжения ТМЦ еще не было. Поэтому при выдаче аванса поставщику надо сделать две проводки:

1. Дебет 371 – Кредит 311 – на общую сумму перечисленного аванса поставщику, включая НДС поставщика;

2. Дебет 641 – Кредит 644 – на сумму налогового кредита, так как предоставив аванс поставщику предприятие приобрело право уменьшить задолженность перед бюджетом по НДС поставщика.

Счета 371 и 644 будут закрытые при снабжении ТМЦ поставщиком:

Дебет 644 – Кредит 631 – на сумму НДС, который причитается поставщику;

Дебет 631 – Кредит 371 – на общую сумму к оплате, которую требует поставщик, но в границах выданного нему аванса.

Сальдо субсчета 371 всегда дебетовое, означает сумму дебиторской задолженности поставщика или другого кредитора, каким выдан аванс, но снабжение ТМЦ, работ, услуг от них не было до конца месяца. Сальдо отражается во II разделе актива по одноименной статье (строка 180).

Субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о состоянии расчетов с лицами, каким выданы с кассы деньги в подотчет строго на определенные цели (командировка, на текущие потребности, закупку ТМЦ и т.п).

Выдача денег в подотчет осуществляется по распоряжению руководителя предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача проводится при условии полного отчета по прежде выданным авансам.

Об использовании подотчетных сумм лица обязаны отчитаться перед бухгалтерией. Для этой цели составляется авансовый отчет, к которому прибавляются все документы, которые подтверждают факт получения денег и их затраты. Сроки отчетности подотчетных лиц установлены следующие:

по командировкам – на протяжении трех рабочих дней по возвращении с командировки;

на закупку сельскохозяйственных продуктов – на протяжении 10 дней со дня выдачи аванса;

на все другие производственные и хозяйственные потребности – на следующий день после выдачи денег в подотчет.

Неиспользованные подотчетные суммы подлежат обязательному возвращению в кассу не позднее установленных сроков отчетности. Возвращение денежной наличности и предъявление авансового отчета в бухгалтерию должно осуществляться одновременно.

Порядок оформления командировок регламентируется Инструкцией о служебных командировках в границах Украины и за границей, которая утверждает Министерство финансов Украины. Нормы возмещения затрат по командировкам утверждает Кабинет министров Украины. Продолжительность командировки устанавливает руководитель предприятия, но не более 30 дней – в границах Украины и 60 дней – за рубежом. Откомандированным лицам возмещаются затраты на проезд, проживание, суточные и другие затраты в соответствии с приложенными документами.

Счет 373 «Расчеты по начисленным доходам» предназначен для обобщения информации про начисленные предприятию дивиденды, проценты, которые подлежат получению. Субсчет активный, по дебету отражается увеличение дебиторской задолженности, по кредиту – ее погашения. Сальдо дебетовое, отражается по строке 190 II раздела актива.

Субсчет 374 «Расчеты по претензиям» предназначен для обобщения информации с учета расчетов по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим предприятиям, а также по предъявленным им и признанным штрафам, пеням, неустойкам. По дебету отражается возрастание дебиторской задолженности в претензиях, по кредиту – ее уменьшения, списание. Сальдо дебетовое, самостоятельной строки в балансе не имеет, отражается вместе с другими видами дебиторской задолженности по статье «Другая текущая дебиторская задолженность». По этой же статье отражается сальдо по субсчетам 372 и 375.

Расчет претензии осуществляет бухгалтер вместе с юристом. Претензия должна быть обоснованной, со ссылкой на нормативные и первичные документы и ее необходимо своевременно предъявить. В сумму претензии необходимо включить и сумму НДС на отсутствующие ТМЦ, которые поставщику была уплачена или начислена.

Субсчет 375 «Расчеты по возмещению причиненного убытка» предназначен для обобщения информации о сумме недостатков и потерь от порчи ценностей, недостатков и разворовывания средства, если виновный выявленный. На этом субсчете учитывается состояние расчетов с лицами по этим недостаткам. По дебету отражается увеличение дебиторской задолженности лица на сумму причиненного предприятию убытка, по кредиту – ее уменьшения, погашение, списание. Сальдо дебетовое, означает задолженность виновных лиц по недостаткам, разворовыванием. Сумма отсутствующих ТМЦ и потерь от их порчи относится в начисления виновным лицам по ценам продажи, то есть с начислением всех таможенных, собрания, налогов, наценок, коэффициентов.

Учетными регистрами по счетам расчетов могут быть журналы-ордера, специализированные сведения расчетов, рекомендованные для малых предприятий, машинограммы. Особенностью этих регистров является их линейно-позиционный принцип построения. Это означает, что записи по дебету и кредиту отражаются на одной строке (позиции) в разрезе каждого дебитора и расчетного документа. Каждый случай возникновения дебиторской задолженности записывается на одной строке. По этой же строке отражается погашение этой задолженности средствами, активами и т.п. Сальдо конечное означает наличие дебиторской задолженности на определенную дату. Такое построение учетных регистров разрешает обеспечить взаимосвязь синтетического и аналитического учета расчетов и обобщать состояние расчетов по каждому должнику предприятия.